Унифицированная форма № ко-2 — расходный кассовый ордер

Образец заполнения РКО на выдачу зарплаты по ведомости

Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО.

После заполнения ордер проверяется кассиром на правильность заполнения и затем гасится штампом с надписью «Оплачено» (при его отсутствии допустимо использовать штамп с наименованием организации) и даты. Погашенный бланк хранится в кассе, а в журнале № КО-4 делается запись о выданных средствах.

Расходный кассовый ордер также используется при выдаче заработной платы наличными из кассы.

1. Если зарплата выдается без оформления платежной ведомости, то расходный ордер составляется по каждому отдельно.
2. При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости). На последней странице платежной ведомости бухгалтер ставит дату и номер РКО.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован кассиром в кассовой книге.

РКО: в Excel

Вы также можете РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

• в банк для зачисления на расчетный счет,
• под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
• для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
• на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
• Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

• Поступление выручки (за какое число)
• Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
• Внесение вклада в уставной капитал наличными;
• Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
• От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
• От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

1. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
2. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
3. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
4. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
5. В графе «Дебет» кодируется:

• структурное подразделение (если нет — прочерк);
• корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;

в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);

1. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
2. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
3. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
4. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
5. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем

Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

• приходные;
• расходные;
• регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

• приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
• расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
• кассовая книга — № КО4 (КК);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру

Для правильного оформления расходника используется форма КО-2. Этот документ используется во многих ситуациях:

• при переводе средств на банковский счет. Его номер обязательно указывается в расходнике;
• когда сотрудник берет подотчетную сумму. Здесь указывается не только сумма, но и срок, по истечению которого получатель должен за нее отчитаться;
• при получении мат.помощи, на командировку, в других целях;
• когда деньги получает работник, который будет использовать их в интересах компании, например, приобретать товар, оплачивать услуги и др.

После оформления РКО документ подписывается директором фирмы и кассиром. К расходнику могут прилагаться дополнительные документы, например, заявление на выдачу средств. Стоит отметить, если заявление подписано руководителем организации, его подпись на расходнике не является обязательной.

(Видео: “Как сделать платежное поручение в 1С 8.3 для оплаты поставщику”)

Заполняя форму, необходимо позаботиться о том, чтобы здесь не было допущено ошибок. Также недопустимы и исправления. Если это и произошло, бланк считается недействительным и подлежит уничтожению. Оформляя РКО, обязательно нужно указать определенные данные:

• название компании;
• код налогоплательщика, который присвоен организации;
• дата оформления расходника;
• порядковый номер;
• сумма, выдаваемая кассиром;
• ФИО лица, получающего деньги;
• получатель повторно должен прописать сумму своей рукой;
• подпись получателя;
• данные документов, с помощью которых кассир убедился, что дает деньги тому человеку;
• подписи кассира предприятия или других уполномоченных лиц.

Бумажный носитель − это не единственный вариант оформления расходника. Для этого разрешается использовать и более современные средства для быстрой обработки данных и заполнения бланков. Если в этих целях был использован персональный компьютер, после оформления ордер распечатывается на принтере. Оформляется данный документ именно в тот день, когда были выданы наличные средства.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Возможность исправления данных

На сегодня основными нарушениями в процессе формирования расчетного кассового ордера принято считать:

• предоставление финансовых средств из кассы без наличия всех необходимых подписей в рассматриваемой документации (предусмотрен штраф в размере 3000 рублей за каждый обнаруженный факт);
• отсутствие нотариально заверенной доверенности либо же непосредственно сама копия является не заверенной (штраф предусматривается в размере не больше 3000 рублей, причем выписывается должностному лицу).

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что допускать какие-либо ошибки недопустимо, поскольку это влечет за собой административную ответственность.

Как заполнить РКО? Подробности – в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2019 году

Рассмотрим подробно образец заполнения РКО. В верхней части бланка нужно записать полное название компании, а также ее код по справочнику ОКПО.

Если расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету:

• операции — корреспондирующие счета по дебету и кредиту;
• код структурного подразделения (если он есть);
• счет аналитического учета.

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Далее нужно указать сумму, на которую оформляется ордер, в цифровом выражении.

Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.

В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т. д.

После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

Далее получатель должен полностью без любых сокращений написать прописью сумму денег, которую ему выдают. После этого он проставляет свою подпись.

В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель — обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

1. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
2. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
3. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
4. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
5. В графе «Дебет» кодируется:

• структурное подразделение (если нет — прочерк);
• корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;

в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);

1. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
2. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
3. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
4. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
5. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.

Ведение в электронной форме

Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:

• отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
• возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
• возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
• при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;

  Заполнение в 1С: Предприятие

• возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
• при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.

  Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.

После того, как заполняется электронная форма документа, его распечатывают на бумажный носитель и уполномоченные сотрудники ставят подпись. При наличии печати организации проставляют также и ее.

Основные требования Банка РФ

Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.

Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

ВАЖНО!
Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер представляет собой первичку, создаваемую для целей учета. На его основании осуществляется прием наличных в кассовый аппарат предприятия. Выписывается он при наличии факта выполнения операции (основание – часть 3 статьи 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.11). То есть, формировать документ нужно при поступлении денег. Создается он в момент направления наличных в кассу.

Приходный ордер актуален для этих случаев:

• Оприходование выручки.
• Возврат неиспользованных средств, ранее выданных под отчет.
• Получение средств с р/с компании.
• Возврат средств, которые ранее выдавались дебиторам.
• Деньги заносятся в уставной капитал.

Документ составляется по форме №КО-1, установленной Постановлением №88 от 18.08.1998 года. Он подразделяется на 2 части:

• Сам ордер.
• Квитанция к нему.

Квитанция предоставляется сотруднику, который сдал деньги в кассу. Ее нужно заверить печатью компании. Ордер, в свою очередь, остается в кассе. Документ обычно составляется главбухом, бухгалтером, руководителем. Он может составляться при помощи ПК. Но, если текст формируется в электронной форме, его необходимо распечатать. В ордер запрещается вносить исправления.

К СВЕДЕНИЮ! Перед внесением ордера в кассу необходимо зарегистрировать его в специальном журнале, составляемом по форме №КО-3.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения бумаги составляет 5 лет

Наказание за отсутствие приходно-кассового ордера

Кассовый ордер относится к первичной документации. То есть, оформляется он в обязательном порядке. Если бумага отсутствует или же она заполнена ненадлежащим образом, на компанию накладывается штраф на основании статьи 120 НК. Размер его составляет 10 000 рублей.

Предоставление денежных средств под отчет

Предоставление финансовых средств под отчет из кассы с оформление рассматриваемого документа осуществляется на основании общепринятых правил, а именно:

• предоставлять денежные средства под отчет наемным сотрудникам (либо же иным лицам) можно исключительно в тех ситуациях, когда имеется полный отчет относительно ранее взятых из кассы финансов;
• в обязательном порядке необходимо иметь в наличии составленное соответствующее заявление относительно предоставления финансовых средств на различные неотъемлемые нужды, где размер должен быть отображен исключительно цифрами и прописью.

Более того, сформированное заявление в обязательном порядке прикладывается к рассматриваемому ордеру.