Сроки исполнения документов

Формы документа

На закладке Формы для документа можно создать свои формы документа, списка или выбора:

• Форма документа — используется для просмотра и редактирования реквизитов документа.
• Форма списка — для просмотра списка всех документов. Из данной формы можно открыть форму документа.
• Форма выбора — для выбора документа в реквизитах других объектов.

Чтобы указать форму как основную ее нужно выбрать в специальных полях в верхней части закладки:

В этом случае при открытии формы документа будет использоваться созданная в конфигураторе форма. А для формы списка и формы выбора будут использоваться сгенерированные платформой формы.

КОГДА НАЧИНАЕТСЯ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?

Прежде чем приступать к рассмотрению вопроса о сроках и о том, когда они заканчиваются, надо определить, а с какого момента, собственно, срок начинает течь? Как правило, существует два вида сроков: «исполнить до какого-либо числа» и «исполнить в течение какого-либо количества дней с определенного момента». Днем, с которого начинает исчисляться срок исполнения, является либо законодательно установленный момент (с наступления определенной даты, с наступления определенного события) либо факт уведомления, поступления документа к исполнителю. Как определить этот момент?

Начало срока исполнения бумажного документа

Общепринятым способом фиксации поступления документов в организацию является учет входящей корреспонденции. Как правило, эта функция возложена на канцелярию, секретаря, помощника руководителя – должность ответственного зависит от системы делопроизводства организации. Однако сторона, которая отправляет в нашу организацию документ для исполнения, заинтересована в соблюдении нами срока исполнения, поэтому она также зафиксирует, когда именно передала нам документ. В связи с этим помните: в случае возникновения споров или конфликтов решающей будет не запись о поступлении документа в вашей книге учета входящей корреспонденции, а имеющаяся у отправителя отметка о получении адресатом документа. Это может быть:

• дата, проставленная на втором экземпляре уведомления или заявления;
• отметка на почтовом уведомлении о вручении;
• информация, которую фиксирует курьерская служба.

Начало срока исполнения электронного документа

В случае обмена документами в электронной форме многое зависит от информационных систем, с помощью которых происходит обмен корреспонденцией (рис. 1). Большая часть государственных органов уже перешла на специальные системы электронного документооборота (далее – СЭД), сертифицированные надлежащим образом и позволяющие точно определять время поступления корреспонденции. Подобные системы есть у таможенных, налоговых органов, у кредитных организаций. В отношениях между организациями, в случае, если документ направляется с использованием СЭД, суды также принимают сведения из этих систем в качестве доказательства своевременной отправки документов.

Если стороны не имеют надежную, принятую и согласованную договоренность по обмену электронными документами, следует направлять документы в бумажном виде, а если необходимо – отправлять их дубликаты в электронном виде.

Если документы направили по электронной почте с использованием почтового сервиса (в тех случаях, когда это допустимо) главное – это возможность зафиксировать, что именно нужный документ был отправлен, и отправлен в определенное время. В случае, если дойдет до суда, такую услугу может оказать нотариус, имеющий право произвести действия по обеспечению доказательств путем осмотра электронной почты заинтересованного лица.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Нужно писать только так:

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать

Нумерованные списки

Это упорядоченные перечисления, представленные в конкретной последовательности. В качестве буллитов используются числа, реже — буквы (обычно встречаются в тестах).

Часто нумерованные перечисления используются в пошаговых инструкциях и руководствах, в рецептах. Без них не обойтись в топах и рейтингах. Но есть ситуации, когда подходят только маркированные списки.

Пример того, как делать не стоит:

Для связи с нами вы можете:

Позвонить по телефону.
Написать в мессенджере или в сообщения группы в соцсети.
Прийти в офис компании лично.

Пример правильного использования нумерованного перечисления:

Если в пунктах есть 2 и более предложения, то первое рекомендуется выделять жирным или курсивом. Тогда вторые и последующие предложения будут поясняющими. Так читателю легче воспринимать материал. В то же время слишком длинные пункты тоже использовать нельзя — в большинстве случаев двух предложений более чем достаточно.

В указанном выше примере последовательность действий имеет значение, поэтому используется нумерованный перечень.

Минимальное количество пунктов — два.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года действует ГОСТ  Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), который внес некоторые изменения в составление приказа. Какие реквизиты обязательны в таком документе, а какие – факультативны? Как следует их оформлять?

Реквизиты

Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации (01), или эмблема (02), или товарный знак (знак обслуживания) (03). По ГОСТ 7.0.97-2016 герб (п. 5.1) эмблема (п. 5.2), товарный знак (п. 5.3) всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа).

Наименование организации – автора документа (05). В приказе под полным наименованием компании в скобках указывается ее сокращенное наименование. И то и другое должно соответствовать учредительным документам. Если у компании есть вышестоящая организация – она указывается над полным наименованием.

Наименование вида документа (09). Слово «приказ» по-прежнему указывается прописными буквами: ПРИКАЗ.

Дата документа (10). Датой приказа является дата его подписания (а не регистрации!). Поскольку этот документ регистрируется в день подписания, то и даты совпадают

Обратите внимание, что дату можно указать в одном из двух форматов, последовательность данных одна и та же (день месяца, месяц, год):
арабскими цифрами: 01.02.2019;
словесно-цифровым способом: 1 февраля 2019 г. (причем 0 перед единицей не ставится!).

• Регистрационный номер документа (11). Номер состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексами (буквенными/цифровыми/буквенно-цифровыми кодами).
• Место составления (издания) документа (13). Место составления приводится в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Его не ставят, если в наименовании компании присутствует указание на место ее нахождения (Московский педагогический государственный университет). Размещается под номером и датой приказа (ниже на одну строку).
• Заголовок к тексту (17). Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». При оформлении заголовок:
  не выделяется кавычками, не подчеркивается, печатается без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал;
  начинается с прописной буквы (точка в конце не ставится!);
  размещается слева под реквизитами бланка приказа. Но! В указах, постановлениях и других распорядительных документах, издаваемых органами власти, может оформляться над текстом посередине и центрироваться относительно самой длинной строки;
  его длина не должна превышать 150 знаков;
  может отсутствовать, если текст состоит из 4-5 строк (согласно  п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).
• Текст документа (18). Оформлению текста организационно-распорядительных документов посвящен п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

• Подпись (22). Этот реквизит включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписавшего документ, допускается центрировать относительно самой длинной строки.

Дополнительно в бланке могут быть использованы такие реквизиты, как:

• Гриф согласования (20).

• Отметка об исполнителе (25).

• Отметка о контроле (29).

• Отметка о направлении документа в дело (30).

Обратите вниманиеОтметка об ознакомлении не считается реквизитом. Однако она может быть добавлена в шаблон приказа

Общие требования к оформлению приказов

• Размеры полей:
  левое – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет размер левого поля – 30 мм!);
  правое – 10 мм;
  верхнее – 20 мм;
  нижнее – 20 мм.
• Предпочтительные размеры шрифтов: № 12, 13, 14. Использование шрифтов меньшего размера допускается при оформлении таблиц.
• Отступ абзаца – 1,25 см.
• Заголовки разделов/подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
• Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
• Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные их части отделяются дополнительным интервалом.
• Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. При этом самая длинная строка реквизита при угловом расположении реквизитов может быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
• Интервал между буквами в словах – обычный.
• Интервал между словами – один пробел.
• Допускается выделение полужирным шрифтом реквизитов «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагментов текста.

Проведение документов

Запись документа — это процесс переноса значений реквизитов в таблицы базы данных.

Запись бывает трех видов:

• Запись
• Проведение
• Отмена проведения

Проведение документа — это запись документа в режиме проведения. Как правило при проведении документа формируются движения по регистрам. Также при проведении будет вызываться обработчик ОбработкаПроведения из модуля объекта. У документа есть реквизит Проведен, который равен Истина, если документ проведен и Ложь, если не проведен.

Движения документа — это набор записей регистра (накопления, бухгалтерии, расчета, сведений), который подчинен регистратору (документу).

Состав движений документа настраивается на закладке Движения. Там же можно разрешить или запретить проведение документа. Если проведение запрещено, то у документа не будет кнопки «Провести», при записи не будет вызываться обработка проведения в модуле объекта:

Для примера сформируем движения по регистру ОстаткиТоваров. Регистр имеет следующую структуру:

Тип изменения «Товар» — СправочникСсылка.Товары. Тип ресурса «Количество» — число, 15, 3. Аналогичные реквизиты есть у табличной части документа.

В модуле объекта документа нужно добавить процедуру ОбработкаПроведения и заполнить ее следующим образом:

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения)
//устанавливаем признак записи регистра ОстаткиТоваров
Движения.ОстаткиТоваров.Записывать = Истина;

//перебираем табличную часть
Для Каждого СтрТабл Из СписокТоваров Цикл
//для добавления новой записи в регистр
//используем коллекцию Движения
НоваяЗапись = Движения.ОстаткиТоваров.Добавить();
НоваяЗапись.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;
НоваяЗапись.Период = Дата;
НоваяЗапись.Товар = СтрТабл.Товар;
НоваяЗапись.Количество = СтрТабл.Количество;
КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Через коллекцию Движения можно обратиться к регистру. Сначала у него устанавливается признак Записывать = Истина, чтобы после выхода из обработки проведения движения были записаны в регистр. Затем в цикле перебирается табличная часть и для каждой строки добавляется новая запись в регистр ОстаткиТоваров.

В свойствах документа есть свойство Запись движений при проведении. Чтобы открыть свойства нужно в дереве метаданных в контекстном меню документа выбрать пункт «Свойства».

Если данное свойство равно Записывать выбранные, то после обработки проведения будут записаны только те наборы записей, у которых был установлен признак Записывать = Истина. Если Записывать модифицированные, то признак Записывать = Истина можно не устанавливать вручную. Любые измененные в обработке проведения наборы записей будут записаны. Платформа автоматически установит им признак Записывать = Истина при их изменении.

После записи документа свойство Записывать будет возвращено в исходное состояние, причем даже если запись документа не была завершена.

Если в обработке проведения установить параметр Отказ = Истина, то проведение не будет выполнено, движения не будут записаны в регистр и при проведении будет выдано исключение: «Не удалось провести «Приход товара 000000002 от 20.03.2021 20:00:25″!».

Реквизиты документа

Документы являются основным объектом метаданных в конфигурациях на 1С. Документ используется для отражения хозяйственных операций предприятия. Например, приход товара на склад, продажа товара, поступление денег в кассу и т.п. Можно сказать, что документ в 1С — это аналог бумажного документа, который используется на предприятии, однако могут быть и специфические виды документов, не имеющие бумажных аналогов.

В конфигурации документы расположены в узле Документы:

При создании нового документа открывается окно со свойствами документа, которые сгруппированы по закладкам:

Для каждого объекта метаданных Документ в базе данных будет создана своя таблица. В данной таблице будут колонки для хранения даты, номера, пометки удаления, признака проведения и некоторых других служебных реквизитов. Если на закладке Данные добавить реквизиты, то для каждого реквизита в таблице будет создана своя колонка:

Таблица базы данных:

В одной строке (записи) таблицы хранятся сведения об одном документе. Если в пользовательском режиме создать несколько документов, то таблица будет выглядеть следующим образом:

Особенности перечней в продающих текстах

Многоуровневые или длинные, подробные нумерованные перечисления для продающих текстов подходят редко. Обычно используются маркированные перечисления.

Пункты в таких перечнях должны:

• быть краткими и емкими;
• иметь одинаковую длину (до 3–4 слов);
• описывать выгоду для клиента.

Желательно выстроить все элементы в порядке убывания важности. Однако самый сильный и убедительный аргумент должен стоять в конце списка

Не рекомендуется перечислять технические характеристики товара, которые малопонятны среднему пользователю.

Также есть примеры успешного использования и подробных, развернутых пунктов. Такой подход уместен при описании «болей» клиента.

На лендингах эффектно выглядят буллиты со специальными графическими значками или картинками. Они позволяют пользователям быстро найти актуальную для себя информацию.

Красиво выглядят интерактивно оформленные перечисления. Например, когда при нажатии на элемент появляются преимущества, описание, пояснение, которые скрываются при нажатии на другой элемент

Это привлекает внимание читателей и визуально разгружает страницу

Главное — упорядоченность элементов: если блоки перечислений «разбросаны» по экрану в случайном порядке, то многие пользователи даже не будут с ними знакомиться.

Маркированные списки

Это неупорядоченные перечисления: в них используются буллиты в виде точек, квадратиков, иконок, изображений. Они нужны, когда последовательность элементов не имеет значения.

В маркированных списках должны присутствовать пункты, связанные друг с другом по смыслу и имеющие примерно одинаковую важность. Рекомендуется, чтобы все пункты были примерно равны по объему, в противном случае перечень будет казаться перегруженным

Вот пример того, как делать не стоит:

Хорошая структура статьи содержит:

подзаголовки;
абзацы;
выделения жирным и курсивом: они позволяют обозначить в статье важные мысли и привлечь внимание читателя.

Пояснение в конце перечня стоит вынести в отдельное предложение.

Минимальное количество элементов в маркированном списке — три. Если перечень слишком короткий, лучше трансформировать его в небольшое предложение.

Как правильно оформлять списки

Есть 4 правила:

1. Если каждый пункт — отдельное предложение, то он начинается с заглавной буквы, а в его конце должна стоять точка.
2. Если каждый пункт — продолжение незавершенного предложения, то необходимо начинать его со строчной буквы, а в его конце должна стоять точка с запятой (или запятая, если пункты состоят из 1–2 слов).
3. Если в начале пункта использована цифра/строчная буква со скобкой, то текст начинается со строчной буквы.
4. Если в начале пункта использована цифра/прописная буква с точкой, то текст начинается с прописной буквы.

Пункты должны быть согласованными. Например:

Пакет документов для поступления в вуз состоит:

из аттестата о среднем образовании;
вкладыша к аттестату;
паспорта абитуриента.

Внимание! Повтора слов в начале словосочетаний или предложений стоит избегать. В примере выше предлог «из» встречается только в первом пункте — повторно его использовать уже нет необходимости

Уровни списка

Перечисления могут быть одноуровневыми или многоуровневыми (с вложениями). Количество уровней вложений — до 3. Пункты первого уровня могут начинаться с «1.», второго — с «1.1», третьего — с «•».

Многоуровневые перечни хороши для серьезных длинных гайдов, подробных инструкций. В обычных статьях злоупотреблять ими не стоит, так как они перегружают тексты. Лучше разбить один крупный перечень на несколько маленьких.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПО ГК РФ, КОАП РФ, НК РФ

Согласно ст. 190 ГК РФ по общему правилу установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Согласно с. 191 ГК РФ, течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичным образом определены сроки и в КоАП РФ: они исчисляются часами, сутками, днями, месяцами, годами. Согласно части первой ст. 4.8 КоАП РФ течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичный подход используется и при исчислении сроков, установленных законодательством о налогах и сборах. Пункт 1 ст. 6.1 НК РФ гласит, что сроки, установленные законодательством о налогах и сборах, определяются календарной датой, указанием на событие, которое должно неизбежно наступить, или на действие, которое должно быть совершено, либо периодом времени, который исчисляется годами, кварталами, месяцами или днями.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день установленного срока. Если окончание срока, исчисляемого днями, приходится на нерабочий день, то согласно ст. 193 ГК РФ последним днем срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Например, если окончание срока приходится на 29.02.2020, то последним днем исполнения будет 02.03.2020.

Если в документе срок исполнения зафиксирован как «десять дней после получения уведомления», а исполнитель получил уведомление 1 апреля, срок исполнения начинает течь со 2 апреля, а последним днем исполнения будет 11 апреля. В какой момент 11 апреля окончится срок исполнения? Согласно части второй ст. 4.8 КоАП РФ срок, исчисляемый сутками, истекает в 24 часа последних суток (аналогичное положение размещено в ст. 194 ГК РФ). То есть исполнитель обязан отреагировать на уведомление до полуночи 11 апреля. Заметьте, что 00 часов – это начало отсчета суток, а 24 часа – это полночь, когда сутки истекают.

Стоит учесть, что в случае поступления к исполнению документов, которые подпадают в сферу налоговых правоотношений, следует обращать внимание, в каких днях исчисляется срок исполнения: в рабочих или календарных. Так, в п

6 ст. 6.1 НК РФ установлено, что срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем. ГК РФ не содержит подобного толкования.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца, а если этот месяц не имеет соответствующего числа, срок истекает в последние сутки этого месяца. Например, если документ, поступивший 31.03.2020, должен быть исполнен в течение месяца, то срок его исполнения наступает 30.04.2020.

Срок, исчисляемый кварталом, согласно п. 4 ст. 6.1 НК РФ считается равным трем календарным месяцам, отсчет кварталов ведется с начала календарного года.

Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года. Например, если указано, что какое-либо действие должно быть совершено в течение года с момента вынесения предписания, то по предписанию, вынесенному 10.02.2019, последним днем срока будет 10.02.2020.

В п. 3 ст. 6.1 НК РФ разъяснено, что годом (за исключением календарного года) признается любой период времени, состоящий из 12 месяцев, следующих подряд. То есть в случае, когда срок исполнения равен году, а его течение началось с 01.04.2019, он окончится 31.03.2020.

См., например, Определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.06.2012 № ВАС-7317/12 по делу № А76-13438/2011, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2019 № 09АП-45228/2019 по делу № А40-94418/2019 и т.д.

См. ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Судом Российской Федерации 11.02.1993 № 4462-1; в ред. от 27.12.2019).

Реквизиты бухгалтерских регистров

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.