Инструкция: как организовать работу по гибкому графику

Документальное оформление

Факт перевода сотрудника на другой рабочий режим нуждается в документальном оформлении. Чтобы внести указанные коррективы в трудовой договор, необходимы следующие бумаги:

• заявление от гражданина, собирающегося осуществлять свои рабочие функции в режиме гибкого времени;
• приказ руководства о внесении изменений в трудовой договор.

В заявлении работник должен указать следующие сведения:

1. на какой период времени ему требуется такой режим;
2. в каком именно режиме он желает работать;
3. причина, по которой ему необходим такой график.

Заявление отправляется на согласование руководства, и после положительного рассмотрения предоставляется в отдел кадров, где будет составлен индивидуальный график для сотрудника.

Образец заявления на гибкий график работы (кликабельно):

В приказе отражается следующее:

• информация о работнике;
• период времени, в течение которого будет действителен гибкий график;
• основное и переменное время работы;
• перерывы в работе;
• период для расчёта.

Так выглядит приказ:

Внимание! Возможна ситуация, когда на гибкий график необходимо перевести несколько сотрудников, тогда они составляют коллективное заявление с общей причиной перевода и подкрепляют его личными подписями. При грамотном подходе к организационной стороне вопроса и фиксации рабочего времени гибкий график может стать удобным для обеих сторон (и сотрудника, и руководителя)

Однако такой режим приемлем не для всех граждан, а также не для всех предприятий

Поэтому при введении гибкого графика важно учитывать специфику организации. При грамотном подходе к организационной стороне вопроса и фиксации рабочего времени гибкий график может стать удобным для обеих сторон (и сотрудника, и руководителя)

Однако такой режим приемлем не для всех граждан, а также не для всех предприятий. Поэтому при введении гибкого графика важно учитывать специфику организации

При грамотном подходе к организационной стороне вопроса и фиксации рабочего времени гибкий график может стать удобным для обеих сторон (и сотрудника, и руководителя). Однако такой режим приемлем не для всех граждан, а также не для всех предприятий

Поэтому при введении гибкого графика важно учитывать специфику организации

Посмотрите видео о гибком графике:

Гибкий график и его особенности

Расскажем подробнее, как понять «гибкий график», в чем состоят его особенности. Это система, при которой работодатель имеет возможность установить сотруднику рабочий день индивидуального характера.

Работа по графику «г» — что это? Это исполнение государственных или общественных обязанностей, идентичное для оформления как по форме Т-12, так и по форме 0504421. Приравнено ли это к возможности приходить на рабочее место тогда, когда удобно работнику? Это не такой вариант, конечно. В данном случае наниматель определяет человеку объем задачи и срок ее исполнения. Такова применяемая на многих зарубежных предприятиях (к примеру, в Sony) работа; есть ли гибкий график на предприятиях нашей страны: конечно, да, но такой формат пока что новинка для самых продвинутых корпораций.

Такой режим труда представляет собой форму работы, в соответствии с которой отдельные сотрудники или коллективы в целом могут начинать и заканчивать рабочий день, а также определять его длительность в рамках достигнутого соглашения с работодателем. Однако при этом нужно отрабатывать суммарное установленное нормативное число часов труда в полном объеме в согласованном периоде учета.

Такой режим устанавливается:

• правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 100 ТК РФ);
• трудовым договором с конкретным сотрудником (если для него определен такой режим, который отличен от общепринятого в организации).

Плюсы и минусы гибкого графика

Плюсы:

• Высвобождение дополнительного времени для заботы о семье, отдыха или хобби.
• Возможность более оптимально организовать работу.
• Когда работодатель предоставляет такую возможность, это увеличивает привлекательность труда. В частности, это помогает эффективнее привлекать к работе профессионалов.
• Правильно выбранный временной режим деятельности позволяет избегнуть напряжения и неэффективности в работе.
• Увеличенные возможности планировать свой рабочий день позволяют сотруднику легче совмещать основную работу с подработками.
• При наличии дополнительной свободы воспитывается чувство ответственности сотрудника, умение более эффективно использовать свои резервы.

Минусы:

• Во время рабочего дня необходимо взаимодействовать с другими подразделениями и службами предприятия. При использовании гибкого графика время их работы может не совпадать.
• Иногда свобода требует наличия достаточной самодисциплины и организованности. Не все люди эффективны в ситуациях, когда они должны сами контролировать свою деятельность.
• Возможности начальника по контролю работы подчинённых снижаются. В некоторых случаях из-за этого могут возникнуть проблемы.
• Иногда возникает необходимость для начальника присутствовать на работе всё то время, пока работает хотя бы один сотрудник.

С помощью гибкого графика в большинстве случаев стороны находят компромисс помогающий увеличить эффективность трудовой деятельности.

Определение гибкого графика по ТК РФ

Гибкий график — это способ организации рабочего времени, при котором присутствует возможность со стороны сотрудника самостоятельно регулировать начало, конец и длину своей смены. Ошибочно считать, что при скользящем графике работник может бесконтрольно распределять своё трудовое время: все его действия обязательно должны быть согласованы с начальством. Данный вид распределения трудового времени регламентирует статья 102 Трудового кодекса России.

Отличие гибкого графика от сменного очевидно. При сменном графике начало, конец смены и продолжительность самого выхода на работу строго регламентированы — например, 2/2 по 12 часов за смену.

Введение такого режима работы возможно при обоюдном согласии начальства и подчинённых. Однако законодательно определены некоторые категории граждан, которым обязаны предоставить гибкий график. Ниже представлены эти категории.

• Ликвидаторы аварийных ситуаций на средствах связи;
• Люди, которые работают в компаниях, занимающихся теле- и радиосвязью.
• Операторы на телефоне или телекоммуникациях.

Плюсы и минусы

Начнём с плюсов для подчинённых. Они очевидны:

• Позволяет совмещать трудовую деятельность с уходом за детьми, дополнительным видом деятельности, некоторыми хобби и так далее.
• Подчинённый получает возможность подстроить график под свой ритм жизни. Например, он может идти трудиться после обеда и тем самым успевать высыпаться.

Есть плюсы и для работодателя, например:

В некоторых компаниях может поддерживаться в разное время разная рабочая загрузка. Соответственно, это позволяет работодателю оплачивать только те часы, во время которых сотрудник действительно работал. Простой пример — курьер, у которого в один может быть пять поездок, а в другой — одна.

А какие же существуют минусы при этом режиме работы?

Для работника это следующие минусы:

• При таком режиме работы есть некоторая нестабильность в плане оплаты отработанного времени. Например, в одном месяце сотрудник отработает 100 часов, а в другом — всего лишь 70. То есть, его доход напрямую зависит от его рабочей загрузки.
• По требованию или просьбе работодателя работник может выйти на работу и в неудобное для него время, например, поздно вечером или в выходной день. Стоит готовиться и к таким моментам.

Для работодателя минусов существует значительно меньше. Скорее, наоборот, он выигрывает в плане большей целесообразности и рациональности использования рабочего времени и оплаты. Но есть и недостатки, один из которых заключается в том, что будет сложно заставить выйти на работу сотрудника в другое, не слишком удобное для него, время. Здесь необходимо найти чёткий компромисс между интересами сотрудников и работодателей.

Юридические аспекты введения гибкого рабочего графика

В трудовую книжку даннные о работе по гибкому графику не вносятся

Во всех случаях трудовые отношения регулируются законодательством, и юридические нормы позволяют решать споры между работодателями и работниками. Понятие гибкого рабочего времени прописано в статье 102 ТК РФ, в ней указано, что по договору работодатель сможет согласовывать с сотрудником время начала и окончания рабочего дня, а также его продолжительность.

В трудовые книжки при приеме на работу запись о гибком рабочем графике не вносится, и такие сотрудники имеют равные права с теми, кто работает по фиксированной схеме. Несмотря на внешнюю лояльность схемы гибкого рабочего графика, есть несколько важных положений, которые работодатель не имеет право нарушать:

1. Суммарное время, проведенное на рабочем месте даже по скользящему графику не должно превышать 10 часов. Если же суммарный рабочий день длится дольше, работодатель обязан оплачивать переработку по более высокому тарифу.
2. Если работникам предстоит перевод на гибкий график, согласно статье 74 ТК РФ их необходимо проинформировать об этом не позднее, чем за 2 месяца.
3. Поскольку норма рабочего времени будет приблизительно той же, что и при обычном режиме труда, сотрудникам должен быть обеспечен установленный соцпакет: это касается не только оплаты отпуска, но и больничных, а также выплата премии в соответствии с правилами, принятыми в компании.
4. Если сотрудник должен работать вне организации, например, его направляют в командировку или иную служебную поездку, это время работы также должно учитываться и оплачиваться в полной мере.
5. Скользящий график очень часто устанавливается женщинам, имеющим детей. Работодатель и сотрудница могут прийти к соглашению об установлении свободного графика на определенный срок, но он может быть и бессрочным.

Таким образом, даже при скользящем графике работы работодателя никто не освобождает от ответственности за сотрудников, и он должен соблюдать все положения трудового кодекса.

Гибкий рабочий график – это возможность по-новому выстроить отношения между работником и работодателем. Кому-то она позволяет организовать более продуктивный процесс труда и добиться лучших результатов, а для кого-то такая мера является преждевременной. Во многом результативность свободного графика зависит от сплоченности коллектива, чувства ответственности за свою работу и стремления добиваться хорошего результата.

Мнение юриста-эксперта:

Режим гибкого рабочего времени накладывает дополнительную ответственность как на работника, так и на работодателя. Это связано с тем, что со стороны предприятия требуется доверие к своему персоналу, а с другой стороны – высокий уровень самодисциплины. Применение гибкого графика для всего коллектива не всегда приводит к положительному результату. Особенно это заметно в крупных компаниях.

К такому режиму, дальновидные руководители подходят сугубо индивидуально. Для этого есть две причины. Первая, не всегда его можно реализовать, не нарушив закон. Вторая, есть такие профессии, для которых это невозможно. Наглядный пример, работники, которые работают по строгому расписанию (продавцы, водители, педагоги и т.п.).

Еще могут возникнуть трудности для работников, работа которых сопряжена с вредными условиями труда. Для них могут предусмотрены дополнительные перерывы, соблюдение которых необходимо контролировать. Работодатель обязан создать нормальные условия труда, оборудовать рабочее место. Существует большое количество санитарных норм и правил, которые следует соблюдать. К ним относится и работа за компьютером. Именно такой категории работников чаще устанавливают гибкий график. Еще для них работодатель иногда разрешает частично работать на дому. Как контролировать соблюдение безопасных условий труда?

Возникает много вопросов, которые необходимо урегулировать при заключении трудового договора. В нем предусмотреть ответственность работника за соблюдение режима труда и отдыха. Иначе работодателю может придется в суде отвечать за то, что не обеспечил нормальные условия своим работникам. Об этом забывать нельзя.

Как это понять – гибкий график работы

Проанализировав статью в ТК о гибком графике работы, можно понять, что это компромисс между работодателем и сотрудником касательно режима рабочего дня.

Одна из сторон не имеет права самостоятельно утверждать такой график работы. Рабочий день распределяется следующим образом:

Переменное время	Сотрудник приступает к работе не в строго отведенное время, а в ранее оговоренное и согласованное, касается это и окончания рабочего дня
Обязательное время	То, в которое все работники находятся на рабочих местах
Перерыв на обед	По усмотрению сотрудника
Учетный период	Время (день, неделя или месяц), в течение которого сотрудник должен отработать свою норму

То есть, трудовой день не имеет фиксированного начала и окончания. Норма времени – середина рабочего дня.

В течение этого периода работодатель производит учет отработанных часов конкретным сотрудником или предприятием в целом.

Такие условия предоставляются в следующих случаях:

У работника имеется основное рабочее место	И он хочет иметь дополнительный заработок, работая ограниченное время
Человек учится	И желает дополнительно зарабатывать
У сотрудника семейные обстоятельства	Позволяют работать лишь в определенное время
Условия работы такие	Что человек должен находиться на работе в установленное время

Чтобы ввести гибкий рабочий график, необходимо придерживаться таких правил:

Сотрудников необходимо оповестить об этом за 1 месяц	А также ознакомить их с правилами и особенностями работы по гибкому графику
Максимальную продолжительность работы	Нельзя устанавливать более 9 ч на каждый день
В сумме часы работы за учетный период	И норма часов за этот же промежуток должны совпадать
Если работа выполняется за пределами организации	Гибкий график не устанавливается

Составление трудового договора (образец)

Для оформления трудового договора в графе «Условия и характер работы» необходимо указать «Гибкое рабочее время».

Главное условие соглашения – полная договоренность работодателя и сотрудника по каждому пункту.

В соглашении обязательно указать:

• предмет;
• испытание (при наличии);
• обязанности и права каждой стороны;
• как будет производиться оплата труда;
• ответственность;
• особые условия;
• заключение.

Заключение договора осуществляется по такой схеме:

1. Подача заявления о приеме на работу.
2. Ознакомление с нормативными актами и договором.
3. Подписание соглашения.
4. Издание приказа о приеме на работу.
5. Оформление трудовой книжки.
6. Оформление личной карточки сотрудника.
7. Запись в табель рабочего времени.

К договору следует приложить – приказ об установлении гибкого графика и соглашение о новом режиме работы (если до этого сотрудник работал на основном режиме).

В чем преимущества

Гибкий график имеет преимущества как для работодателя, так и для сотрудника. Человек имеет возможность самостоятельно распланировать свой рабочий день.

Видео: программа учета рабочего времени «Большой брат», гибкий график в офисе

Трудовую деятельность можно сочетать с личными делами, не привлекая в это работодателя. Это отличная возможность избежать стрессов – из-за проблем с транспортом, общения с коллегами.

Можно совмещать с учебой. Для работодателей преимущества заключаются в следующем:

• экономия финансов на аренде помещения, оплате счетов и прочих расходов;
• возможность привлечь квалифицированных работников, которые находятся в другом городе;
• оплачивается результат работы, а не время;
• снижение текучести кадров.

Со скользящими выходными

Скользящий график работы также подразумевает наличие выходных. Но они будут не стандартные и не фиксированные – любые 2 дня в неделю.

Варианты для студентов

Первый вариант подразумевает работу, которая поможет развиваться, например, рекламный агент, менеджер, страховой агент и прочее.

Второй вариант не предусматривает никакого развития, но позволяет твердо заработать. Это – работа курьером с гибким графиком, грузчик, уборщик и прочее.

Постыдного в этом нет ничего, особенно для тех, кто хочет самостоятельно зарабатывать, не имея опыта. Работа позволит расслабиться и отвлечься от учебного процесса.

Это отличная возможность не только заработать денег, но и приобрести навыки, применить знания на практике.

Такой вариант заработать привлекает студентов – совмещение учебы и работы, время на отдых, деньги в кармане.

Таким образом, гибкий график работы – такой график, при котором продолжительность рабочего времени не фиксированная – сотрудник может приступать к выполнению обязанностей в одно время, а заканчивать работу в другое.

Однако, за учетный период он должен выполнить положенную норму. Такой график работы должен фиксироваться в документах – трудовом договоре.

Понятие

Статья 102 Трудового Кодекса даёт определение гибкому графику. Он определяется как обоюдное соглашение сторон о начале, окончании и продолжительности рабочего дня.

Кодекс дает максимальную свободу в формулировке, работодатель и сотрудник могут по желанию варьировать рабочие часы. Главным условием является обоюдная договоренность.

В HR-практике выделяют три вида гибкого графика:

1. Скользящий график работы. В трудовом договоре у сотрудника, работающего по такому графику, рабочее время является стандартным. Он работает столько же, сколько и его сослуживцы. Отличие здесь — плавающие часы работы. Пример: человек может приходить раньше обычного времени начала работы на два часа, но и уходить на два часа раньше.
2. Свободный. Особенно удачным решением будет для музыкантов, художников, журналистов. Некоторые виды деятельности чрезвычайно сложно регулировать и измерять стандартными способами.
3. Посменный. Понятие «сменный график» — это вид организации рабочего времени знаком каждому. Пример, ночные смены в больницах.

Внимание! Положения о ненормированном рабочем дне регулирует другая статья Кодекса — 101 ТК РФ

Подходящие должности

Хотя в прошлом пункте вскользь были упомянуты должности, для которых гибкий график работы в целом подходит, для лучшего понимания ниже приведён расширенный список примеров и их развернутое описание. Трудовой договор со скользящим графиком работы , распространен на все регулярные должности, в т.ч. офисные.

Маркетологи, секретари, менеджеры.

Главным вопросом будет целесообразность введения такого графика.

Если работнику и работодателю это подходит, то практически для любой должности можно организовать скользящий график. Особенно полезным он будет для сотрудников, имеющих другие важные дела, помимо работы.

А именно: учёба, подработка в другом месте.

Смены: принципиально нет ничего нового. Смены были введены еще на заре капитализма, когда владельцы фабрик хотели, чтобы производство работало круглые сутки и постоянно выпускало продукцию, но их желание упиралось в физиологические особенности человека.

Поэтому и была придумана такая система. Она широко применяется на заводах, в экстренных службах (больницах, службах спасения), а также в частном секторе (круглосуточные магазины).

Свободный график: с одной стороны мы имеем очень плохо регулируемую стандартными способами деятельность — творческую. С другой — потребность в заключении формальных отношений между работником и компанией.

Трудовой договор со свободным графиком работы – оптимальный выход из этой непростой ситуации. Дизайнеры, художники, музыканты, писатели, тренеры, им очень подходит такой вид рабочих отношений.

Варианты

Несмотря на большую степень свободы при гибком графике, требуется контроль и учёт рабочего времени.

Выделяют три основных типа:

1. Поденный — устанавливается конкретное количество рабочих часов, они должны быть отработаны в течение одного дня.
2. Еженедельный — если нет возможности обеспечить контроль времени в рамках одного дня, то устанавливается норма часов для одной недели.
3. Ежемесячный — ему отдаётся предпочтение, если невозможно контролировать рабочее время предыдущими двумя способами.

Учётный период в некоторых случаях может быть увеличен, например, до «квартальной» отчётности.

Ответственная сторона за организацию рабочего времени, основных принципов и способов учёта — работодатель.

Учётом рабочего времени занимается кадровый отдел.

Для заполнения используется стандартная форма «Т-13», это стандартный табель рабочего времени.

Когда не подходит?

В некоторых случаях гибкий график будет неудачным решением. К таким относятся: предприятия, на которых действуют особые условия безопасности, если на предприятии слабая трудовая дисциплина.

Помимо этого, зачастую в сфере гос. службы введение гибкого графика не представляется возможным, в силу бюрократической “неповоротливости”. Частные фирмы в этом плане имеют больше возможностей.

Составные элементы контракта

Составными элементами являются:

• фиксированное время — время, когда сотрудник обязательно присутствует на предприятии;
• переменное время — промежуток времени, когда работник имеет право сам определять начало и конец рабочего дня;
• перерыв на еду — статья 108 Трудового Кодекса закрепляет право работника на перерыв, питание и отдых. Минимум — полчаса перерыва.

Элементы можно дополнять уточнениями, подпунктами.

«Голова» и «хвост» гибкого графика

Как оформить гибкий график работы в трудовом договоре? Подобно змее, скользящий график состоит из фиксированной части («головы») и гибкой (подвижного «хвоста»). Рассмотрим элементы гибкого графика, принадлежащие к этим частям.

1. Фиксированное время – те часы, которые работник обязан проводить на своем рабочем месте. Их можно установить совместно с работодателем, либо же он вправе назначить их декларативно для каждого подразделения.
2. Переменное время – те часы, которые работник может «передвигать» по своему усмотрению: то время, когда он начинает работу, и час ее прекращения.
3. Перерыв на обед и отдых – не включается в рабочее время, но, может быть частью фиксированного времени (то есть устанавливаться работодателем) либо гибкого (использоваться работником, когда он сочтет нужным).
4. Тип учетного периода – то есть его длительность. В зависимости от того, какой способ учета выбран работодателем, работник на ГРВ должен отработать установленное законом количество часов в течение:
   • рабочего дня;
5. недели (без учета выходных);
6. месяца (без учета выходных и праздничных дней);
7. декады;
8. квартала.

ВАЖНО! Возможны и другие способы учета времени работы при скользящем графике. Главных требований к ним два: во-первых, работодатель должен признавать их целесообразность и эффективность, а во-вторых, учет рабочих часов строго обязателен, и контроль над ним возложен на работодателя. Вопрос: Как оплачивать труд работников с гибким графиком работы?Посмотреть ответ

Вопрос: Как оплачивать труд работников с гибким графиком работы?Посмотреть ответ

Распространенные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Может ли сотрудник отказаться от перехода с одного режима работы на другой?

Ответ: Обычно переход от одного режима работы на другой происходит по соглашению сторон, при этом работодатель должен за два месяца уведомить своих работников о переходе на новый режим работы. Если по каким-то причинам работник не готов переходить на новый режим работы он должен уведомить об этом своего руководителя, который должен в правовом порядке разрешить данную ситуацию от предложения перейти на другую должность до сохранения старого режима.

Вопрос №2. Может ли гибкий режим использоваться в индивидуальном порядке для конкретного работника по его просьбе?

Ответ: Конечно, может. Такой режим будет оформляться отдельным приказом за подписью генерального директора организации. Очень часто такой режим предлагают женщинам, у которых есть дети, в качестве социальной поддержки.

Права и обязанности сотрудника

Права и обязанности вообще всех работающих, вне зависимости от графика, установлены статьёй 21 Трудового кодекса. В соответствии с этой нормой работающие по гибкому графику имеют право:

• заключить, прекратить или поменять трудовой договор;
• работать на том месте, что предоставлено им по трудовому договору;
• на соответствие их рабочего места санитарным и другим требованиям;
• на получение зарплаты, соответствующей выполняемому функционалу и имеющейся квалификации. При этом ЗП должна выплачиваться полностью и в срок;
• на отпуска и выходные;
• на профессиональную переподготовку, подготовку и дополнительное образование, если это требуется по профилю работы;
• на вступление в профсоюз для защиты своих прав;
• заключать коллективные договоры;
• любыми легальными способами защищать свои права;
• решать трудовые споры законными способами;
• получать компенсацию понесённого ущерба и вреда;
• на обязательное соцстрахование (в законодательно установленных случаях).

Последнее должно быть установлено федеральным законодательством.

При этом работающий гражданин имеет и обязанности, неразрывно связанные с его правами:

• он должен выполнять те рабочие функции, что прописаны в трудовом договоре;
• подчиняться требованиям трудовой дисциплины;
• выполнять свою норму выработки времени и установленный объём работ;
• выполнять требования по охране труда и безопасности;
• не допускать порчи имущества организации и работодателя в пределах своей компетенции;
• сообщать руководителю обо всех возникших или возможных форс-мажорных ситуациях.

У работника с гибким графиком, как видно из приведённого перечня прав и обязанностей, они такие же, как и у всех остальных. Отличие лишь в том, что работающий в гибком режиме имеет право на нефиксированные начало, окончание и длительность трудодня.

Ненормированный рабочий день также часто используется работодателями. Подробнее об этом читайте в этой статье.