Обязанности администратора салона красоты

Ключевые навыки администратора

Навыки, которые приобрел соискатель на прежних местах работы, нужно отобразить кратко и четко. В разделе нужно отметить те знания, которыми претендент реально владеет. Приписывать ложные навыки нельзя, так как обман рано или поздно будет обнаружен.

Здесь можно отметить:

Умение работать за компьютером.
Знание таких программ, как: 1С, Word, Excel и т.д.
Навыки управления персоналом.
Знание английского языка

Особенно это важно, если салон посещают зарубежные гости.

Кстати, некоторые соискатели путают профессиональные навики и личные качества претендента, и при наличии такой ошибки, шансы на получение нужной ваканчии снижаются к минимуму.

Личные качества

В этом разделе нужно отметить характерные черты соискателя, его личные качества, которые должны быть присущи менеджеру и привлекут внимание потенциального работодателя. Здесь можно отметить:

Лидерские качества соискателя.
Его ответственное отношение к обязанностям.
Особое внимание может привлечь разговорная речь, которая должна быть грамотной, так как администратор общается со всеми гостями, первым встречая их.

Дополнительная информация

Данный раздел предназначен для отображения информации, упущенной в предыдущих разделах, имеющей, по мнению соискателя, важное значение для потенциального работодателя. Сюда можно отнести:

Сюда можно отнести:

1. Владение английским языком.
2. Готовность немедленно приступить к работе.
3. Семейное положение и т.д.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты

1. Основные положения

1. Администратор салона красоты принимается на свою должность и освобождается от неё приказом директора фирмы, которой принадлежит салон.
2. Администратор салона красоты подчиняется управляющему сетью салонов.
3. Администратор салона красоты должен удовлетворять следующим требованиям для занятия этой должности:
   • среднее образование, дополненное соответствующими курсами профподготовки, или средне-специальное профильное образование;
   • опыт работы на аналогичных позициях от 1 года.
4. В период отсутствия администратора салона красоты закреплённые за ним обязанности переходят к другому сотруднику, временно назначенному управляющему сетью салонов.
5. Администратору салона красоты необходимо разбираться в следующих вопросах:
   • действующие законы и нормы, регулирующие индустрию предоставления косметических услуг;
   • формы взаимодействия с посетителями учреждения;
   • приемы урегулирования возможных конфликтных ситуаций;
   • нормативы обслуживания клиентов салона;
   • нормы составления документов, применяемых в работе салона;
   • параметры санитарии и гигиены, обязательные к поддержанию в салоне;
   • основные приемы изучения спроса и услуг конкурентов на рынке салонов красоты;
   • правила учета косметических препаратов и иных ценностей, находящихся в салоне;
   • основные параметры сортов и марок применяемых в салоне инструментов, оборудования, косметических препаратов;
   • принципы взаимодействия с торговыми агентами, представителями поставщиков, сотрудниками проверяющих организаций;
   • личный состав служащих салона;
   • нормативы пожарной безопасности и трудовой дисциплины;
   • правила взаимодействия со служащими салона;
   • правила работы с офисными программами и компьютером.
6. Администратор салона красоты руководствуется:
   • законами и нормами РФ;
   • внутренней документацией фирмы, владеющей салоном;
   • содержимым этой инструкции.

2. Функции

На администратора салона красоты возлагаются следующие функции:

1. Обеспечение для клиентов комфортной атмосферы и дружелюбного обслуживания.
2. Обеспечения оптимальной загрузки сотрудников салона.
3. Участие в подборе необходимого персонала, а также в выработке мер по поощрению и наказанию работников салона.
4. Мониторинг ситуации с заказами клиентами услуг и их исполнением.
5. Оперативное разрешение возникающих в работе учреждения вопросов.
6. Консультирование посетителей по интересующим их вопросам в пределах имеющейся компетенции.
7. Информирование посетителей по скидкам, акциям, дополнительным услугам.
8. Обеспечение ведения необходимого документооборота.
9. Ведение необходимой базы по клиентам.
10. Учета загрузки служащих и выполнения ими соответствующих KPI.
11. Участие в разработке маркетинговых и рекламных мероприятий.
12. Мониторинг состояния салона и находящегося в нем оборудования на предмет соответствия требуемым параметрам.
13. Отслеживание состояния прилегающей территории.
14. Взаимодействие с посетителями по вопросам их удовлетворения качеством обслуживания, ценами, а также по ситуации с конкурирующими организациями.
15. Участие в проведении положенных инвентаризационных мероприятий.
16. Обеспечение надлежащего состояния салона с точки зрения пожарной безопасности и соблюдения санитарно-гигиенических нормативов.
17. Отслеживание ситуации с текущими запасами и планируемыми закупками препаратов, инструментов, приспособлений.

3. Ответственность

Администратор салона красоты может нести ответственность в следующих ситуациях:

1. За ущерб, который был получен салоном из-за некомпетентных действий, — в соответствии с разделами профильного законодательства.
2. За нарушения законов, нормативов, правил — в соответствии с параметрами, заданными в уголовном, трудовом и административном праве.
3. За невыполнение обязанностей, закреплённых в трудовом договоре и данной инструкции, — в соответствии с положениями трудового законодательства и правилами фирмы.

4. Права

Администратор салона красоты владеет следующими правами:

1. Осуществлять координацию деятельности мастеров салона и других служащих.
2. Взаимодействовать со специалистами по косметологии, менеджерами фирмы и другими сотрудниками по вопросам улучшения качества деятельности салона.
3. Участвовать во встречах персонала, где проводится обсуждение текущей деятельности салона.
4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
5. Представлять салон в ходе общения с посетителями и другими лицами, в пределах своей ответственности.
6. Требовать от сотрудников принятия оперативных мер по устранению выявленных недостатков.
7. Требовать от менеджеров фирмы создания соответствующих условий для работы.

Как проверить кандидата на место управляющего салоном красоты

В этом вам поможет должностная инструкция управляющего салоном красоты. Ориентируясь на нее, задавайте нужные вопросы и старайтесь определить, в какой степени кандидат соответствует вашим требованиям к управляющему (четкие однозначные ответы говорят об осведомленности человека).

Чтобы лучше разобраться в компетентности кандидата, во время собеседования предложите ему такие вопросы и задачки:

Предложите кандидату сходу набросать план работы салона красоты на первые три месяца

Опытный работник никогда не сделает этого. Он ответит, что для составления плана (даже в черновом варианте) нужно провести анализ настоящего состояния салона

Вам необходимо заострить свое внимание на показателях, которые выбирает для анализа кандидат. Его должно заинтересовать: как салон красоты достиг подобного состояния? Как достигнуть намеченных целей? Что будет для этого делать будущий управляющий?

Если дело не касается личной безопасности клиента, то управляющий салоном красоты должен дождаться его ухода. Разговор с мастером не должен превратиться в поток критики и выход негативной информации

Управляющему необходимо не только обратить внимание мастера на недостатки в работе, сделать замечания и дать рекомендации, но и отметить достоинства работы. В итоге беседы к мастеру должно прийти понимание своих недоработок и того, что и как ему делать в дальнейшем.

Причем план дальнейших действий специалист может разработать самостоятельно, а управляющий подключается только в случае необходимости. После обсуждения сложившейся ситуации ее надо закрепить на практике. На этом этапе работы управляющий наблюдает за тем, как внедряется новая модель работы и, в случае положительных изменений, хвалит и поддерживает человека.

Задайте несколько «коммерческих вопросов»

Имеются в виду вопросы, которые позволят предугадать, способен ли такой управляющий салоном красоты продуктивно возглавлять ваш бизнес. В качестве контрольного вопроса можно использовать такую задачку: «В салоне проводится акция, предлагающая скидку в 30% по определенной программе, но уровень продаж не увеличивается. Ваши действия?». Эта ситуация не уникальна, так как с ней приходится сталкиваться всем управляющим, поэтому обсудите ее и поинтересуйтесь, что предложит предпринять ваш кандидат.

Обязательно выясните мотивацию вашего кандидата

Постарайтесь разобраться: на самом ли деле хочет кандидат быть управляющим и готов к большой ответственности или ему просто хочется поработать в beauty-сфере. Согласитесь, желание трудиться в индустрии красоты еще не гарантия того, что человек способен управлять бизнесом (пусть и небольшим).

Управляющий салоном красоты: 4 типа

Довольно часто должность управляющего занимает человек, не совсем ей соответствующий. Случается, что люди, которые (в силу своих обязанностей) должны отвечать за эффективную работу предприятия индустрии красоты, решают совершенно иные задачи. Предлагаем ознакомиться с типологией управляющих. Возможно, какая-то модель директора покажется вам знакомой.

Собственник-директор. Название говорит само за себя: человек, являясь хозяином салона, сам выполняет обязанности управляющего. Вполне жизнеспособная модель управления в случае, если владелец действительно осуществляет функции директора салона. Узнали себя? Значит, информация, предоставленная в статье, имеет к вам прямое отношение и будет вам полезна

Примите ее во внимание.

Подруга, жена, знакомая собственника бизнеса. Этот человек должен обладать вышеперечисленными профессиональными качествами, определенными знаниями, умениями и навыками, чтобы его работа не была бесполезной. В противном случае, его соответствие этой должности весьма сомнительно.

Старший администратор. Совмещение обязанностей старшего администратора и управляющего весьма проблематично, т.к. сферы их деятельности (полномочия, степень ответственности, функциональные обязанности) очень отличаются друг от друга.

Обязанности старшего администратора нацелены на организацию трудового процесса и очень обширны, например:

• Контроль сотрудников салона;

• Решение организационных и хозяйственных задач;

• Обучение персонала;

• Оформление витрины или работа с сайтом (страничкой) салона и др.

Иначе говоря, если старший администратор ответственно выполняет свои обязанности, то вряд ли у него будет возможность и время сосредоточиться на решении задач стратегического значения (анализ и планирование работы, финансовых показателей). В отличии от администратора, управляющий салоном красоты нацелен на получение результата от деятельности предприятия.

Контролер. Человек, занимающий эту должность, сосредоточен на хозяйственной и административной деятельности: общается с органами контроля, занимается подбором сотрудников, выдает зарплату. Такую картину можно наблюдать в случае, если салон красоты является частью бизнеса владельца, а обязанности управляющего – очередная нагрузка человеку, занимающемуся делопроизводством (документооборотом) в компаниях владельца.

Читайте материал по теме: 
Администратор в салон красоты: обязанности, портрет, зарплата, обучение

Личностные качества

Чтобы занять должность администратора, человеку нужно иметь ряд личностных и профессиональных качеств характера. В ином случае, даже при наличии необходимых знаний и умений, он не сможет в полной мере выполнять поставленные перед ним задачи.

В администраторах ценятся такие качества:

• Стрессоустойчивость
• Внимательность
• Аккуратность
• Оптимистический настрой
• Коммуникабельность
• Ответственность
• Пунктуальность
• Вежливость
• Быстрая обучаемость

Преимуществом не только для администраторов, но и других профессий станет отсутствие вредных привычек. Наниматели отдают предпочтение энергичным и инициативным личностям.

Должностная инструкция управляющего

Многие владельцы считают, что бьюти-компании не требуют серьезного управления. Что хорошего помещения, аппаратуры и профессионалов-мастеров достаточно для стабильной работы.

В действительности бизнес на красоте требует управления – тщательной и нудной ежедневной работы для достижения определенных целей. Иначе на прибыль лучше заранее не рассчитывать.

Руководитель салона несет полную ответственность за результаты его работы, отвечает за правильную и эффективную организацию процессинга.

Однако все ли сотрудники, занимающие должность директора салона красоты, соответствуют этому определению? На практике нередко людей с совершенно разными функциями называют менеджерами или директорами. Посмотрите на типы директоров ниже и подумайте, принадлежит ли им ваша модель:

Владелец-директор

Человек, который владеет компанией, а также действует в качестве директора. Эта модель имеет право на существование и может быть успешной, если весь спектр режиссерской работы фактически выполнен.

Подруга, жена, знакомая собственника бизнеса

Без необходимых знаний, личных и профессиональных качеств этот человек бесполезен на своем рабочем месте. В этом случае директор что-то делает, но эта деятельность не имеет ничего общего с эффективным управлением салоном.

Администратор или старший администратор

Сотрудник не может полностью совмещать роли старшего администратора (или просто администратора) и директора салона. Эти две позиции содержат разные обязанности, разные полномочия, разные обязанности.

Что делает старший администратор? В дополнение к стандартным задачам администратора старший администратор берет на себя обязанности:

• мониторинга,
• отчетности,
• решения организационных и бизнес-задач,
• отвечает за обучение (проведение учебных мероприятий).

Директор, в свою очередь, сосредоточен на достижении измеримых целей компании, то есть на конкретном результате, для которого у него есть ресурсы (финансовые и человеческие) и способность эффективно ими управлять.

Убедитесь сами, что вряд ли человек сможет совмещать такие разные функциональные обязанности независимо от размеров салона.

Контролер

Это человек, привыкший решать только экономические и административные задачи, взаимодействовать с контролирующими органами, подбирать кадры, выдавать зарплату.

Эта ситуация типична, когда салон красоты является одним из предприятий владельца, а обязанности директора переданы сотруднику, работавшему с документацией на каком-либо из предприятий владельца.

Как видите, директор не всегда руководит бизнесом. Теперь пришло время решить, какой человек вам нужен на этой должности и какую ответственность вы должны на него возложить.

Должностная инструкция администратора

 Начнем с целей:

• Администратор фитнес-клуба должен создать условия для качественной работы клуба посредством исполнения общих административных задач, а именно:
• Обеспечить клиентскую поддержку в фитнес-клубе, по электронной почте и телефону.
• Составлять сопровождающую документацию.
• Вести отчетность и предоставлять ее в установленном порядке.
• Координировать работу кадрового состава клуба.
• Наблюдать за чистотой и порядком.

Данная должность предусматривает результативную и самостоятельную методику в работе с посетителями и сотрудниками клуба для обеспечения максимально высокого уровня качества обслуживания.

А теперь задачи:

• Управление персоналом, а также коммуникация с ним.
• Разрешение всех вопросов, которые будут возникать на рабочем месте, причем на самостоятельной основе. Но если же спорный вопрос вышел за рамки компетенции, то администратору необходимо проконсультироваться с Управляющим.
• Контроль процесса планирования рабочего графика персонала.
• Обслуживание клиентов, а также проведение презентации фитнес-клуба новым и потенциальным посетителям, причем сделано это должно быть на высочайшем уровне.
• Продажа фитнес услуг.
• Прием входящих звонков, а также осуществление исходящих звонков потенциальным клиентам и уже действующим.
• Систематическая ревизия ассортиментной линейки сопутствующего товара, а также составление заказов. Контроль уровня продукционного запаса в баре.
• Ведение отчетности в утвержденной форме.
• Ассистирование в продвижении фитнес-клуба.
• Ассистирование в проведении презентаций (подготовка всех необходимых материалов), а также в проектах по просьбе Управляющего.
• Качественное обслуживание и консультирование клиентов.

Помимо этого, администратор:

• Относит Управляющему фитнес-клуба документы об изменении режима работы в праздники, чтобы максимизировать показатели результативности и продуктивности.
• Делает заявки Управляющему касательно утверждения расходов, которые превышают установленную сумму.
• Предоставляет Управляющему фитнес-клуба плановую отчетность, которая необходима для обеспечения результативной административной работы.

Это перечень ключевых задач администратора, который поможет ему обеспечить эффективную работу фитнес-клуба.

Слишком быстрая или слишком медленная речь администратора

На первый взгляд может показаться, что я придираюсь, но, как показывает практика, этот фактор очень влияет на восприятие информации клиентом от администратора. Как говорится, всем мил не будешь, но это не значит, что качество речи администратора является существенным оправданием потери лояльности клиента.

Представьте себе панически настроенного человека, который судорожно перебирает бумажки, пытается очень быстро вам что-то рассказать, будто вы слушаете рекламную информацию по радио. Вы стараетесь уловить что-то из его речи, но вам сложно вспомнить, о чем он говорил. Появляется только сильное желание поскорее уйти и оставить такого человека в его суетном состоянии. Таким видят клиенты гиперактивного администратора, который старается быстрее оттарабанить по бумажке и боится сказать лишнее слово не по сценарию. Он не дает клиенту вставить свое слово, кроме банальных «да», «нет», «меня зовут…» и «сколько стоит».

А теперь давайте пофантазируем и рассмотрим другую ситуацию, где перед вами стоит неинициативный и медленный человек. Он долго и с усилием подбирает слова. Сам говорит односложно и не вдается в подробности. Все его ответы «закрыты», он никуда не спешит, и каждое действие дается ему с трудом. Пока вы ждете нужную информацию от него, вам уже скучно, хочется уснуть. Вы уже жалеете, что не «загуглили» сами, а обратились к этому человеку. Так клиенты/пациенты видят слишком медленного администратора, который не проявляет к ним никакого внимания. А если и делает это, то без большого желания. Его речь, мимика, жесты – всё указывает на усталость и потребность поскорее закончить рабочий день. А как всем известно, время – деньги. Время сегодня самый дорогой ресурс и один из самых важных факторов выбора компании для оказания услуг. В случае с медленным администратором клиент/пациент быстрее выберет клинику/салон по соседству, чем будет ждать, пока у такого администратора найдется больше энтузиазма решать его проблему.

5 составляющих разговора

Любой разговор, ориентированный на продажу, состоит из 5 блоков

Их понимание важно для правильного и логичного составления скрипта

1. Приветствие и знакомство. Вне зависимости от того, где проходит беседа – в соц.сетях, в салоне или по телефону, первое что нужно сделать – поздороваться и представится. Также нужно узнать имя собеседника, чтобы расположить его к дальнейшему разговору;
2. Выявление потребностей. Недостаточно просто знать, что клиент хочет на массаж. Нужно понять, для каких целей он нужен – оздоровление, расслабление, коррекция фигуры. Выяснив на этом этапе максимум информации, дальше администратор предложит нужную процедуру. Так между клиентом и сотрудником салона выстраивается доверие – клиент видит, что его понимают с полуслова и охотнее соглашается на запись;
3. Презентация. Теперь можно предложить услугу, но не сухое «антициллюлитный массаж», а с презентацией, описанием выгод, результатов. Рассказывая про услугу, администратор делает презентацию процедуры, подталкивая клиента к положительному решению;
4. Работа с возражениями. Этот этап редко удается пропустить – человек хочет, чтобы его убедили, поэтому практически всегда возражает;
5. Завершение сделки. В завершении сделки должна быть выполнена одна из 3 целей, описанных выше. Не должен быть разговоров, которые заканчиваются, как в справочном столе, когда человек получил информацию и повесил трубку.

Администратор не умеет выслушать до конца и перебивает клиента

Опять же, я не хочу, чтобы вы подумали, что я придираюсь по мелочам

Но мой опыт работы с администраторами и клиентами заставляет меня обращать внимание даже на те факторы, которые на первый взгляд кажутся очевидными

Очень часто я наблюдаю клиентов, которые не могут выразить свою мысль односложно или в краткой форме. Им нужно время, больше мыслей и слов. Вместо того чтобы выслушать клиента, администраторы досрочно понимают, что требуется, и спешат перебить клиента, чтобы предложить решение. Это делать категорически нельзя. Помните, что клиент идет к вам не только за услугой, но и за сервисом, заботой и пониманием.

Резюме администратора фитнес-клуба и его должностные обязанности

Личные данные

В этом блоке необходимо указать свою дату рождения, город проживания и ФИО. Вслед за этим указывается опыт данного вида деятельности. Неплохо бы, чтобы у претендента на должность администратора фитнес-клуба имелся опыт работы по данной специальности. Также в обязательном порядке необходимо указать дату приема на работу и когда вы были уволены.

Стоит упомянуть о специфике деятельности фирмы ­­­­­­­­­­­­­− нанимателя. Желательно указать перечень всех выполняемых обязанностей, в частности главные достижения. Однако перегружать резюме излишней информацией не стоит. Достаточно обойтись 3 либо 4 местами работы, и для каждого учреждения отвести отдельный раздел. Помимо этого, можно дать сведения за последние 10 лет трудовой деятельности.

Правильность описания требований к должности

А вот здесь нужно обозначить дальнейшие параметры:

• Контроль исполнения сотрудниками фирмы корпоративного регламента.
• Ведение записи посетителей, а также прием телефонных звонков от клиентов.
• Обеспечение условий для работы офиса.

Характеристика профобразования

Этот раздел предусматривает указание уровня образования, которое вы приобрели, а также подтверждение информации наименованием образовательного учреждения, факультета, специальности. Еще нужно указать год окончания учебного заведения, а вслед за этим свою квалифицированность.

Ключевые умения

Этот раздел должен включать сведения об основных полномочиях, резюмирующих в профессионализацию. Так что же входит в перечень обязанностей администратора фитнес-клуба? Список может характеризоваться дальнейшими навыками:

• Наличием опытность урегулирования конфликтных ситуаций.
• Владением обработки документов.
• Наличием опытности, касаемо расчетно-кассовых операций.
• Техникой единовременного выполнения нескольких поручений.
• Владением деловым этикетом.
• Обладанием сведений, касаемо базовых основ безопасности жизнедеятельности в офисе.
• Владение иностранными языками.
• Блок «Достижения»

Для наглядности следует указать отсутствие отрицательных отзывов за конкретный промежуток времени.

Для получения желаемой должности администратора в подпункте «Дополнительные сведения» перечисляются факты, не продемонстрированные в резюме. Также можно зафиксировать такие положительные качества как корректность, стрессоустойчивость, желание поддерживать репутацию фирмы.

Эта должность подразумевает под собой коммуникабельность, ответственность, внимательность, порядочность, пунктуальность, энергичность и аккуратность. Администратор должен обладать организаторскими способностями. Так что, если развернуто указать все обязанности, можно надеяться на получение заветной должности.

В заключение

Полноценный перечень всех обязанностей, выполняемых администратором фитнес-центра, весьма разнообразный и продолжительный. А обусловлен он, прежде всего, специализацией клуба и профессионализмом кандидата на вакантное место. Невзирая на специализацию, имеются и такие обязанности, которые необходимо исполнять любым администраторам.

Составляя резюме, в первую очередь, нужно подчеркнуть опыт работы по данной специальности, мастерство, отзывы нанимателей и, конечно же, клиентов, а также указать прежние рабочие места. 

Организация и контроль работы администратора

Научить администратора этикету и правилам работы – это только начало пути. Только при правильном документальном сопровождении и контроле это принесет свои плоды и увеличит количество благодарных и довольных клиентов.

Первое, о чем нужно позаботиться – о проработке стандартов работы. Стандартизация – это установление норм и правил деятельности в салоне красоты.

Стандарты – это большой раздел и один из пунктов посвящен как раз стандартам обслуживания клиентов.

В этой части прописывается:

• механизм работы с клиентом;
• правила обслуживания;
• требования к внешнему виду администратора.

Стандарты оформляются отельным документом и подлежат ознакомлению сотрудника и его подписи. Копия стандартов выдается ему на руки. Больше о стандартах уже рассказывали в отдельной статье.

Что касается контроля – владелец может его осуществлять с помощью:

• камеры видеонаблюдения. Это полезно с точки зрения безопасности и сохранности имущества, а еще позволяет смотреть за работой администратора и других сотрудников;
• CRM-системы. Автоматизация процесса работы с клиентами с помощью CRM дает возможность отслеживать возвратность клиентов, их покупки товаров и услуг. Такие отчеты помогают сформировать картину эффективности администратора и его соблюдение стандартов;
• календарь занятости мастеров. Субъективный, но в целом рабочий инструмент проверки качества работы сотрудников. Если в день поступает 20 входящих звонков от потенциальных клиентов, а у мастеров 1-2 записи – повод задуматься;
• опрос. Самый очевидный способ – общение с клиентами. В дни, когда ты находишься в салоне, проводи непринужденные беседы с посетителями. Узнай, что им нравится, а что нет. Делай это ненавязчиво, чтобы никто не подумал, что ты не доверяешь сотрудникам;
• социальные сети, карты. Отзывы в Интернете немало говорят об успешности салона и работе администратора. Люди с удовольствием пишут, что не могли дозвониться или ждали 3 дня ответа на сообщение.

Требования к администратору

Начнем с общих требований, от которых можно отталкиваться, подбирая сотрудника. Это не строгие критерии, а лишь база, которая поможет сориентироваться:

• Чаще на эту должность в салоны красоты нанимают женщин. Это обусловлено тем, чем большая часть целевой аудитории также женщины. Вторая причина в том, что девушки, как правило, более обходительны, лучше и охотнее разбираются в особенностях бьюти-индустрии и имеют богатый опыт ухода за собой.
• Оптимальные возрастные параметры для кандидатки 25-40 лет. Подразумевается, что соискательницы в таком возрасте хорошо выглядят, имеют развитое критическое мышление, определенный жизненный опыт и умение находить общий язык с людьми.
• Физическая красота важна. Пусть ваша сотрудница будет привлекательна, ухожена, хорошо одета. При этом избегайте поклонниц кричащего стиля, макияжа и манеры общения. Администратор вашего заведения должен располагать к себе посетителей и гармонично смотреться на рабочем месте.
• Высшее или среднее специальное образование не обязательно, но не помешает. Навыки ведения документов, общения с людьми, систематизации данных и хороший вкус приветствуются. Логическое мышление, задатки психолога и стрессоустойчивость – ключевые качества.

Каким должен быть админ вашего салона красоты решайте сами. Идеальный соискатель на должность – приятный, интеллигентный и гибкий человек, который умеет работать в команде. Остальное – возраст, внешность, образование – второстепенно.

Каким должен быть администратор магазина или бутика

Форма одежды для магазина определяется в зависимости от вида товара и целевой аудитории. В ювелирном салоне больше подойдет качественная классика. Для женщин это классические платья, юбки с блузками. Для мужчин — строгие брюки с сорочкой и жилетом. Допускается носить украшения, предлагаемые в магазине, для демонстрации их покупателю.

В салоне мебели фасоны могут значительно отличаться в зависимости от уровня предлагаемого товара. В магазине для людей среднего достатка можно одеваться в повседневном стиле: футболка-поло и темные брюки. Для салона элитной мебели больше подойдут классические брюки, светлая рубашка и галстук. В магазине натуральной косметики эко-стиль поддержат клетчатые рубашки, футболки-поло с логотипом, цвета природы.

Ключевые моменты общения администратора с клиентом по телефону

Главное: клиент не должен долго дожидаться ответа. Оптимально – максимум два гудка.

Важно: чем бы ни занимался администратор до момента поступления входящего звонка, перед его принятием он должен восстановить дыхание и голос. Для этого нужно глубоко вдохнуть и улыбнуться

Это настроит голос и мысли на нужный лад.

Прежде чем дать информацию по вопросу клиента, надо уточнить, как к нему обращаться. Затем переходить к уточняющим вопросам или непосредственно к просьбе звонящего.

Например, звонит клиент и интересуется, делают ли в вашем салоне наращивание волос. Администратор должен обратиться к клиенту по имени. «Анна, да, у нас в салоне наращивают волосы. Какую длину вы бы хотели и какой длины ваши родные волосы?»

Выяснив нужные данные, продолжить «Стоимость наращивания такой-то длины – такая сумма. Для справки – мы используем материал этого бренда – он давно себя показал с лучшей стороны. в какой день вам будет удобнее прийти на процедуру?». Основная цель беседы – не дать односложный ответ «да», а подвести клиента к записи.

Первое, что должен услышать позвонивший – это приветствие, например, «Салон красоты Ираида, администратор Ольга, добрый день».

Довольно часто бывает, что администратор не может сразу ответить на вопрос. В принципе, это не самое страшное, если администратор чего-то не знает, при условии, что он умеет себя вести в подобной ситуации, соблюсти телефонный этикет. В первую очередь надо сказать об этом клиенту: «Анна, сможете подождать минутку, я уточню у мастера. Вам удобнее подождать или я вам перезвоню?».

Далее выясняется нужная информация (клиент не должен слышать переговоров в трубку), администратор возвращается к разговору, сказав: «Анна, спасибо за ожидание», и отвечает на заданный вопрос.

Нельзя забывать попрощаться: «Благодарю за звонок» «Хорошего вам дня», «Всего доброго» и т.д.

Оптимально назвать позвонившего клиента по имени не меньше одного раза в течение разговора. Если клиент не представился сам, то во время записи необходимо уточнить его имя и телефон. Информация о клиентах, которые интересовались какой-то услугой, но не записались в салон, должна непременно фиксироваться (имя, телефон и услугу, которой интересовался клиент).

Администратор не готов услышать «нет» от клиента

Одна из самых распространенных и критических ошибок наших сотрудников. Именно на этом месте мы теряем наших клиентов. Администраторы не могут справиться с отказом и спешат скорее закончить диалог.

Я постараюсь сейчас развеять заблуждение, что слово «нет» от клиента – это отказ.

Страшнее всего, как бы странно это ни звучало, если клиент со всем соглашается. Это должно насторожить администратора, ведь с высокой вероятностью клиент/пациент даже не вникает в суть того, что ему рассказывают.

Чаще всего, если вы слышите «нет» от клиента, он услышал то, что ему сказали, проявил интерес и сделал выбор. Он отказался, но отказался только от того, что вы предложили именно сейчас

Этот поворот разговора должен быть не финальным для администратора, а, наоборот, служить неким ориентиром в том, что интересно и важно для клиента – в поиске его скрытой потребности

Что нужно знать при написании должностной инструкции

Хотя в бизнес-практике включение должностной инструкции в пакет трудовой документации является стандартной практикой, с точки зрения законодательства её параметры до сих пор не определены. Как результат, многие компании создают требуемые им инструкции на основе уже имеющихся образцов, профстандартов и квалификационных справочников. Эти типовые инструкции имеют следующую структуру:

• Основной раздел.
• Трудовые обязанности.
• Ответственность за нарушения.
• Права специалиста.

К данным стандартным разделам иногда добавляют и ещё несколько. Вот список наиболее популярных дополнительных разделов:

• Условия для работы.
• Параметры оценки деятельности специалиста.
• Должностные связи.
• Квалификационные требования.

Дополнительные части используются в основном крупными работодателями, стремящимися перевести в документарную форму возможно большую часть своих отношений с сотрудниками.

С точки зрения оформления, обычно инструкцию распечатывают на фирменном бланке. В ней должны содержаться основные атрибуты делового документа: расшифровка подписей, дата создания, правила оформления текста и т.д.

Внимание! По содержанию инструкции нужно помнить, что она является по сути приложением к трудовому договору и не должна противоречить его положениям

Общие положения

Вводная часть, в которой дано разъяснение базовых аспектов работы специалиста. Так, в ней описывается:

• Кто подменяет сотрудника на время его отсутствия.
• Какими положениями он должен руководствоваться на работе.
• Каковы требования к его умениям и опыту.
• Кому он подчиняется.
• Кто отвечает за его увольнение и назначение.

Внимание! Перечисляемые здесь умения и квалификационные требования должны обеспечивать выполнение обязанностей, перечисленных в следующем разделе

Функции

Ключевой раздел, в котором подробно расписаны рабочие обязанности сотрудника. Если основные функции в основном схожи у специалистов одинакового профиля, то количество второстепенных сильно зависит от размеров нанимателя, размаха его операций и других моментов. Так, администратор салона красоты может быть нагружен по-разному, в зависимости от того, работает ли он в небольшом частном учреждении или в крупном брендовом заведении.

Ответственность

В данной части приведен список нарушений, дающих основание для привлечения служащего к ответственности. Поскольку наказание может быть определено лишь после окончания соответствующих административных и юридических процедур, то обычно здесь даются несколько стандартных пунктов, в общей форме, избегая конкретизации мер ответственности.

Права

В этой части дается перечень прав специалиста. Для администратора салона красоты они могут изменяться в зависимости от его размеров, входит ли салон в какую-то сеть, какова управленческая структура юридического лица, владеющего им, и других подобных моментов.

После составления инструкции её необходимо представить для ознакомления специалистам. Обычно её просматривают юрист и сотрудник отдела персонала. После учета их корректировок документ попадает на стол директору фирмы. Сам сотрудник, для которого составляется инструкция, знакомится с ней в процессе приема на работу.

Окончательным этапом вступления документа в силу является проставление подписей. Обычно подписи требуют от директора, непосредственного начальника служащего и самого нанимаемого сотрудника. В некоторых компаниях могут потребоваться подписи и других лиц, участвующих в процессе согласования инструкции, если этого требуют соответствующие нормы внутреннего документооборота.