Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование

Внешний вид документа, описание его полей и содержание

Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.

Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

• заголовочный;
• содержательный (текстовый);
• оформляющий (завершающий).

Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.

Заголовочный раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Название организации.	Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).	Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).	При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия	Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).	—
Содержательный или текстовый раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.	Повестка дня	Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания	ФИО и должность.
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).	Слушали	Ставится номер параграфа. Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется). Описывается суть доклада.
Выступили	Ставится номер параграфа. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику. Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)	Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»). Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Содержание части	Особенности заполнения
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.	Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.

Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.

Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

• на основе стенограммы совещания;
• на основе аудиозаписи;
• во время ведения заседаний (онлайн).

Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Что фиксировать в разделе?

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная ИД);

2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

Протокол: все тонкости оформления реквизитов

Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.

В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.

В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.

В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.

Выписка

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.

Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                           Герб России

                            ПРОТОКОЛ

    совещания у Руководителя Федерального архивного агентства

                           И.О. ФАМИЛИЯ

------------------------------------------------------------------

                             Москва

________________________                    N ____________________

Присутствовали:

---------------

Наименование должности                 -              И.О. Фамилия

Наименование должности                 -              И.О. Фамилия

Наименование должности                 -              И.О. Фамилия

Наименование должности                 -              И.О. Фамилия

                                                      Инициалы и

                                                      фамилии

                                                      в алфавитном

                                                      порядке

------------------------------------------------------------------

    I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы

                             ВНИИДАД

         _______________________________________________

          (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2."Директору ВНИИДАД...

                     II. О введении мер по...

         _______________________________________________

          (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2. Принять к сведению...

Руководитель Федерального

   архивного агентства                                И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Протокол: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
• «Образец оформления краткого протокола».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Образец оформления протокола совещания у Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
• Образец оформления протокола совещания у статс-секретаря — заместителя Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
• Образец оформления протокола совещания у заместителя Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
• Образец оформления протокола совещания у директора Департамента организационной и специальной деятельности Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации
• Образец оформления полного протокола Федерального казначейства
• Образец оформления краткого протокола совещания у руководителя Федерального казначейства
• Образец оформления полного протокола заседания Консультативного совета в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации
• Образец оформления краткого протокола совещания у заместителя Министра природных ресурсов Российской Федерации
• Образец протокола испытаний вагонной продукции в аккредитованном испытательном центре (лаборатории)
• Образец протокола заседания аттестационной комиссии Федеральной таможенной службы России о присвоении классных чинов гражданским служащим

Зачем делать выписку

Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.

При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
3. Только общий смысл можно записывать в документе.
4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

1. Темы обсуждения.
2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Удостоверение протокола общего собрания

Начиная с сентября 2014 года, протокол общего собрания участников ООО необходимо заверять у нотариуса. Без привлечения нотариуса можно обойтись только в следующих случаях:

• протокол подписывается всеми участниками (частью участников);
• применяются технические средства, позволяющие подтвердить достоверность решения собрания (например, видеозапись);
• используются иные способы, не противоречащие закону.

На практике самым распространенным способом удостоверения протокола является его подписание всеми участниками или их частью, при этом, данный способ можно закрепить:

1. В уставе ООО. Для этого в устав вносится пункт примерно такого содержания: «Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, являющимися участниками общества».
2. В протоколе собрания. В данном случае, каждый раз при оформлении протокола в повестку дня вносится пункт – определение способа удостоверения принятых общим собранием учредителей Общества решений и состав учредителей Общества, присутствовавших при их принятии. Далее, по указанному пункту принимается решение. Способом удостоверения принятых решений и состава учредителей Общества, присутствовавших при их принятии, является подписание протокола общего собрания учредителей всеми учредителями.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Срок составления протокола разногласий

По закону срок составления данного документа составляет тридцать дней. Однако, на практике этот период значительно короче, поскольку обычно компании заинтересованы в том, чтобы заключить договор как можно раньше.

После получения протокола, автор договора, также в тридцатидневный период обязан известить контрагента о том, согласен ли он с внесенными правками или же отклоняет их.

Договор может быть подписан только тогда, когда обе стороны полностью удовлетворены всеми положениями договора. С момента его подписания, все возникающие в дальнейшем споры и разногласия по поводу его содержания могут решаться в судебном порядке (если, конечно, сторонам не удастся договориться мирным путем).

Бланк протокола

Доказано: наше рабочее время наполовину состоит из всяческих заседаний, совещаний, конференций, симпозиумов, допросов, осмотров и т. п. И все эти нужные и важные мероприятия обязаны соответствующим образом оформляться. Оформляются они с помощью документа, который называется протокол.

По тому, как составлен протокол, каково его содержание, можно вникнуть в суть дела – даже если это дело случилось много лет назад и совсем в другой стране. Протокол имеет историческое и научное значение

Поэтому правильно составленный протокол – это очень важно

В настоящее время разработаны специальные бланки протокола практически на все случаи жизни. И хотя, как было сказано, жизненных случаев множество, бланки протоколов, тем не менее, типичны.

Рассмотрим подробнее, из каких частей состоит протокол.

Заголовок, дата, номер

Заголовком протокола является наименование органа, данные о совещании или заседании которого вносятся в протокол, а также название того вида мероприятия (собрания, совещания и пр.), ход которого должен быть отражен в протоколе. Например, протокол заседания научного совета, протокол съезда политической партии и т. д.

Дата протокола – это та самая дата, когда происходило собрание или совещание.

Номер протокола – это порядковый номер проводимого заседания или совещания.

Вводная часть

В вводной части протокола обозначаются данные председателя собрания и секретаря. В графу «Присутствовали» вписываются имена всех должностных лиц, присутствовавших на собрании.

В вводной части указывается также повестка дня, перечисляются включенные в повестку вопросы и называются имена докладчиков по каждому из вопросов.

Основная часть

Основная часть протокола должна содержать такое количество разделов, сколько вопросов было в повестке дня.

Основная часть протокола может быть краткой и полной. Краткая часть фиксирует повестку дня, рассмотренные вопросы, имена выступавших, а также принятые решения. Такой протокол составляется обычно в тех случаях, когда совещание носит оперативный характер.

В полной части протокола, помимо перечисленных моментов, отражаются во всех подробностях все моменты собрания: все реплики, переданные записки, замечания, позиции и прочие «непротокольные моменты». То есть, полный документ отображает полную картину собрания.

Разделы и пункты в типовом документе

Каждый раздел в бланке состоит из обязательных трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»). Все эти части должны быть заполнены при составлении протокола.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются имена основных докладчиков и излагается текст выступления.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются имена тех, кто принимал участие в обсуждении выступления и приводится текст их выступления.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» приводятся решения по обсуждаемому вопросу.

В протокола имеются две обязательных графы, в которых ставят свои подписи секретарь, составивший протокол и председатель собрания.

Что такое протокол заседания комиссии

На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк выписки из протокола заседания комиссии .docСкачать образец выписки из протокола заседания комиссии .doc

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Формы ведения протокола

Применяется 3 формы ведения протокола:

• стенографическая;

• полная;

• краткая.

В кратком протоколе фиксируются вопросы, которые были обсуждены. Также вносятся фамилии участников и решения, которые были вынесены. Протокол мероприятия такого типа рекомендовано вести тогда, когда собрание стенографируется, а тексты выступлений и доклады предоставляются ответственному секретарю.

Полный протокол фиксирует не только вышеперечисленные моменты, но и содержит более подробные записи. Полный протокол должен позволять отразить подробную картину мероприятия полностью.

Стенографический протокол проводится ответственным секретарем на основании сделанного стенографического отчета о совещании.

Руководящий состав компании решает то, какая форма протокола будет предпочтительнее для каждого заседания. Все виды такого рода документов должны быть оформлены на фирменномм бланке предприятия (компании) с указанием наименования типа документа – Протокол. Либо на специально оформленном готовом бланке протокола. Обязательные реквизиты любого документа подобного типа — это регистрационный номер, дата, заголовок, текст и подписи ответственных лиц.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость