Что такое тайм-менеджмент: эффективные техники управления временем

Как нормально

К нормальному тайм-менеджменту требования довольно простые: 

• ✓ Есть время на отдых, здоровый сон и разгрузку.
• ✓ Есть время на те дела, которые двигают тебя в нужном тебе направлении. Например, если задумал писать книгу — время на книгу. Если пилишь стартап — время на пилево. Если работаешь в команде над общим продуктом — время на команду и продукт. 
• ✓ Дела, которые заполняют всё остальное время, сгруппированы так, чтобы не взрывать тебе мозг. 

Как достичь такого режима дня? Для начала понять, к какой цели ты идёшь. А потом начать принимать такие решения, которые не будут противоречить твоей цели. Вроде просто, да непросто. 

Разберём пример

Ты работаешь в команде над проектом. Ты менеджер, у тебя в команде есть разработчик, дизайнер, райтер и маркетолог. У всех них помимо твоего проекта есть и другие задачи. 

Как менеджер ты понимаешь, что тебе нужно заниматься проектом по два часа в день. В это время нужно делать самостоятельную работу и контактировать с командой. Ты выделяешь время в первой половине дня: «каждый день с 10 до 12 я занимаюсь этим проектом». 

Тут прилетает задача по другому проекту: «Давай созвонимся в 11:00». 

Что выберешь?

Коллега будет счастлив, но ты подведёшь сам себя.

Ну это совсем как-то не по-командному.

Коллеге это менее удобно, но он подстроится.

Вот это и есть настоящий тайм-менеджмент: понять, чего тебе надо, и начать принимать решения в эту сторону. 

Поддерживаем такое

отдых, релакс, досуг, отпуск, нервы, сон, привычки, хобби, здоровье

Правила тайм-менеджмента

Среди основных правил тайм-менеджмента, которых потребуется придерживаться, выделяют:

1. Своевременное приготовление к предстоящей работе. Не следует откладывать на потом важную работу. Если вовремя начинать подготовку и определить время старта и окончания, будет легче справиться с заданием.

2. Сохранение порядка и в голове, и в комнате. Очень часто специалисты отмечают взаимосвязь с порядком в комнате, на рабочем столе и в помещении с продуктивностью.

3. Недопущение многозадачности. На первый взгляд выполнение нескольких задач одновременно может показаться продуктивным занятием. Однако на деле не рекомендуется распыляться на несколько видов деятельности.

4. Избегание прокрастинации. Откладывание любого занятия допустимо только при наличии веской причины или реальной сильной усталости. Чаще всего прокрастинация возникает при чрезмерно загруженном графике или при осознании масштаба задачи.

5. Планирование действий. План действий составляется с учетом среднего времени выполнения той или иной задачи. Если работать по четкому распорядку в среднем темпе, значительно повышается эффективность.

6. Исключение отвлекающих факторов. Следует избавиться от всех раздражителей, а также контролировать использование гаджетов. В плане следует предусмотреть период, когда пользоваться компьютером или смартфоном для просмотра развлекательного контента допустимо.

7. Правильный цикл отдых-бодрствование. Ложиться спать и просыпаться необходимо примерно в одно и то же время ежедневно. Без качественного сна, длинною 7-8 часов, сложно продемонстрировать максимальную эффективность.

8. Разбитие сложных задач на маленькие блоки. Осознание размера и сложности выполнения поставленной цели может привести к фрустрации и прокрастинации. Чтобы не допустить этого, необходимо разбивать задачу на блоки.

9. Установка крайних сроков для выполнения того или иного задания. Наличие дедлайнов на каждый этап выполнения работ позволит вовремя заканчивать крупные проекты.

Рекомендуется начать тайм-менеджмент с соблюдения правил от простых к сложным. Вначале нужно налаживать общий распорядок дня и создавать простые планы. По мере совершенствования навыка управления временем можно начинать применять более сложные методы и техники.

Кого Дэн Кеннеди называет времясосущими вампирами?

Это люди, которые вас поджидают на каждом углу и пытаются высосать ваше время. Дэн Кеннеди выделяет несколько основных типов вампиров:

Господин «Естьминутка». Эти люди всегда приходят именно в тот момент, когда вы занимаетесь чем-то важным, и эта минутка растягивается иногда на часы. Перестаньте с таким человеком любезничать, иначе он не отвяжется. Он делает вид, что не понимает, что отбирает время. На самом деле ему наплевать на то, чем вы занимаетесь, и он не ценит ваше время. Будьте непреклонны и «отшивайте» человека, который не заслуживает вашего внимания.

Господин «Совещание»

Посовещаться – это отличный способ показать свою важность и уйти от ответственности и принятия самостоятельных решений. Подумайте, нужен ли вам такой человек? Какими методами можно решить вопросы без совещания? Если без совещания не обойтись, подготовьте краткий отчет о поднимаемых вопросах, никакого чая, назначьте совещание на конец рабочего дня, чтоб всем хотелось домой

 Как запасной план, попросите кого-то вам позвонить и срочно удалиться по важным делам с совещания.

Господин «Ерунда» — такой вид вампира, который не различает важные дела от ерундовых. Они постоянно вас отвлекают, чтоб вы помогли решить им их пустяковые дела. К этой категории относятся люди, которые неадекватно и эмоционально реагируют на любую сложность. Им главное вовлечь вас в свою трагедию. Для борьбы с ними, важно перехватить инициативу на себя и рассказать ему свою душещипательную историю из жизни.

Разных видов вампиров, которые забирают очень много вашего время. Главное, научиться с ними справляться и понять, что их привлекает именно к вам. Они будут с вас пить столько крови, сколько вы им сами позволите. Не растрачивайте свое время на тех, кому безразлично ваше время, кто не умеет самостоятельно справляться с трудностями, принимать решения и руководить своей жизнью. Вы никогда не станете для всех хорошим, да и не надо.

Устранение неприоритетов

Управление временем также включает в себя способы устранения задач, которые не представляют ценности для человека или организации.

По словам сотрудника Wall Street Journal Джареда Сандберга, списки задач «не являются ключом к продуктивности, они составляют». Он сообщает, что, по оценкам, «30% участников списка тратят больше времени на управление своими списками, чем на заполнение того, что в них».

Директор по программному обеспечению Элизабет Хендриксон утверждает, что строгое соблюдение списков задач может создать «тиранию списка дел», заставляющую «тратить время на неважные дела».

Любая форма стресса считается изнурительной для учебы и жизни; даже если приспособляемость может быть приобретена, ее последствия разрушительны. Но стресс — неизбежная часть повседневной жизни, и Рейнхольд Нибур предлагает смириться с этим, как будто имея «безмятежность принимать то, что нельзя изменить, и смелость изменить то, что можно».

Часть расстановки приоритетов и целей — это эмоция «беспокойство», и ее функция заключается в игнорировании настоящего, чтобы сосредоточиться на будущем, которое никогда не наступит, что ведет к бесплодной трате времени и энергии. Это ненужные затраты или ложный аспект, который может помешать планам из-за человеческого фактора. Метод Эйзенхауэра — это стратегия, используемая для борьбы с беспокойством и тупо-императивными задачами. Беспокойство как стресс — это реакция на ряд факторов окружающей среды; понимание того, что это не часть человека, дает человеку возможность управлять ими. Спортсмены под руководством тренера называют это руководство «игривым лицом».

Изменяться сложно, а повседневные жизненные привычки — самые глубоко укоренившиеся привычки. Чтобы исключить неприоритеты во время учебы, предлагается разделить задачи, зафиксировать моменты, пересмотреть метод решения задачи, отложить неважные задачи (понимание того, что текущая актуальность задачи и ощущение срочности отражают желания человека, а не задачи задачи

важность), управлять жизненным балансом (отдых, сон, досуг) и изменять досуг и непродуктивное время (прослушивание аудиозаписи лекций, просмотр презентаций лекций в очереди и т. д.).

Некоторыми ненужными факторами, влияющими на управление временем, являются привычки, отсутствие определения задачи (отсутствие ясности), чрезмерная защита работы, вина за несоблюдение целей и последующее уклонение от текущих задач, определение задач с более высокими ожиданиями, чем их ценность (более -квалифицирующий), фокусируясь на вопросах, которые имеют очевидный позитивный взгляд на вещи, без оценки их важности для личных потребностей, задач, требующих поддержки и времени, групповых интересов и конфликтов и т. д

Приученный систематический процесс становится устройством, которое человек может использовать с правом собственности для эффективного управления временем.

Организация и управление идеями

Многие люди наивно полагают, что обязательно запомнят посетившую их гениальную идею. Но проходит совсем немного времени, и от идеи не остается и следа. Поэтому нужно «хватать» идеи, не упуская ни одной. Успешные люди не только записывают идеи, но и умеют управлять ими. Как? Дэн Кеннеди предлагает метод раскадровки, который он позаимствовал у Майкла Вэнса, помощника Уолта Диснея. Смысл в том, чтобы завести на каждый проект свою тетрадь или блокнот (в общем, выделить специальное место) и всегда иметь возможность записать туда идею. Также можно использовать диктофон или какой-либо удобный вам гаджет.

Создание эффективной среды

В некоторых литературных источниках по тайм-менеджменту подчеркиваются задачи, связанные с созданием среды, способствующей «реальной» эффективности. Эти стратегии включают такие принципы, как:

• «организовать» — сортировка документов и задач,
• «защита своего времени» изоляцией, изоляцией и делегированием полномочий,
• «достижение через управление целью и через фокусировку на цели» — мотивационный акцент,
• «восстановление от вредных привычек во времени » — восстановление от основных психологических проблем, например, прокрастинации .

Кроме того, важно время для решения задач, поскольку задачи, требующие высокого уровня концентрации и умственной энергии, часто выполняются в начале дня, когда человек более отдохнувший. Литература также фокусируется на преодолении хронических психологических проблем, таких как прокрастинация .. Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ) или синдрома дефицита внимания (СДВ)

Диагностические критерии включают ощущение неуспеваемости, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением множеством одновременных проектов и проблемы с завершением. Даниэль Амен фокусируется на префронтальной коре, которая является наиболее недавно сформировавшейся частью мозга. Он управляет функциями концентрации внимания, управления импульсами, организации, обучения на основе опыта и самоконтроля, среди прочего. Некоторые авторы утверждают, что изменение способа работы префронтальной коры возможно, и предлагают решение.

Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ) или синдрома дефицита внимания (СДВ). Диагностические критерии включают ощущение неуспеваемости, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением множеством одновременных проектов и проблемы с завершением. Даниэль Амен фокусируется на префронтальной коре, которая является наиболее недавно сформировавшейся частью мозга. Он управляет функциями концентрации внимания, управления импульсами, организации, обучения на основе опыта и самоконтроля, среди прочего. Некоторые авторы утверждают, что изменение способа работы префронтальной коры возможно, и предлагают решение.

Осиновый кол для времясосущих вампиров

Кого Дэн Кеннеди называет времясосущими вампирами? Наверняка и вам не раз приходилось сталкиваться с ними. Это те, кто поджидает вас каждый день с намерением высосать все ваше время.

Существует несколько типов времясосущих вампиров:

Господин «Естьминутка»

Дэн Кеннеди называет его самым коварным вампиром.

Если его вовремя не остановить, он начнет забегать на минутку и к вам домой. Причем, как отмечает Дэн Кеннеди, у этого вампира талант отвлекать вас именно тогда, когда вы занимаетесь серьезным делом.

Что можно сделать?

Во-первых, не нужно думать, что поведение «Естьминутки» это что-то несущественное

Поэтому пора перестать любезничать с ним, он этого не заслуживает, так как явно показывает, что ему не важно то, чем вы занимаетесь, и что он не ценит ваше время

Такой подход собьет его с толку и приучит к порядку. Конечно, не с первого раза. И даже не со второго. Но будьте настойчивы и непреклонны.

Господин «Совещание»

Кажется, что многие люди поселились на совещаниях, так они их любят.

И действительно, совещания — это отличный способ продемонстрировать собственную важность, не принимая никаких решений и не неся за них ответственность. Есть ли средство против совещаний? Во-первых, спросите себя, нужно ли вам вообще быть и можно ли решить вопрос каким-то альтернативным вариантом

Есть ли средство против совещаний? Во-первых, спросите себя, нужно ли вам вообще быть и можно ли решить вопрос каким-то альтернативным вариантом.

Если совещание нужно, вот несколько колов, которые вы можете пустить в ход, чтобы остановить бес­конечные вампирские «кровавые посиделки»:

1. Назначайте совещание перед обедом или в конце дня, когда вампирам уже не терпится закончить дела, пре­вратиться в нетопырей и вылететь вон.
2. Никакого кофе и чая!
3. Заранее раздайте всем повестку совещания.
4. Сформулируйте и доведите до всех четкую и достижи­мую цель совещания.

Если вам приходится посещать совещания, то нужно иметь под рукой несколько колов для «Господина Совещание»:

1. Заранее узнайте, какая информация от вас требуется, и подготовьте краткое и содержательное выступление.
2. Имейте запасной план отхода: попросите кого-то зайти и вызвать вас в определенное время или позвонить вам на сотовый и т.п. Вы можете выйти и, поговорив, если нужно, вернуться — только вряд ли вернетесь.

Господин «Ерунда»

Вампиры этого типа не видят различий между важными делами и ерундовыми. Они отвлекают вас от ваших дел, чтобы вы решали их абсолютно пустяковые дела.

Люди с неадекватной и слишком эмоциональной реакцией на любую сложность

Любую проблему они способны превратить в трагедию, они все преувеличивают, делают из мухи слона

Важно понять — от вас им нужно не решение проблемы. Они хотят вовлечь вас в свою драму

Поэтому лучший способ борьбы с ними — не вовлекаться, перехватить инициативу на себя и самому стать таким вампиром, вспомнив какую-нибудь душещипательную историю из своей жизни.

Как отмечает Дэн Кеннеди, количество видов вампиров не исчерпывается перечисленными. Однако суть от этого не меняется — нужно научиться справляться с ними (по выражению автора, втыкать осиновый кол в сердце). И нужно перестать делать то, что привлекало их к вам.

Другие советы по тайм-менеджменту

Напишу еще несколько моментов, которые помогут управлять своим временем без насилия над собой.

1. Отключайте интернет за час до сна и включайте через час после пробуждения. Люди не пишут сверхважных сообщений в мессенджерах – если вы будете срочно нужны, вам позвонят. Приучайте себя и окружающих к тому, что у вас есть личные границы.
2. Забудьте о многозадачности – любая деятельность будет эффективной только при полном погружении. Одно только переключение с одной задачи на другую в среднем занимает 10-15 минут. Не делайте несколько дел одновременно.
3. Несрочные, но интересные вам идеи дел записывайте в список “Найденное время” (опять же заметки в телефоне вам в помощь). Такие дела, которые можно делать, стоя в пробке или длинной очереди.

И последнее: хотите управлять временем с пользой для себя – смотрите шире.

Например, если вам важно самой забирать ребенка из сада, чтобы провести с ним больше времени, нужно набраться смелости и поговорить с начальником о плавающем графике. Или другая ситуация: позвольте себе нанять няню, которая будет раз в неделю забирать ребенка из сада, чтобы вы могли спокойно сходить на йогу

И это не противоречит одно другому!

Все рамки вы устанавливаете себе самостоятельно – и те, которые вас ограничивают, и те, которые вас защищают. Стоит о них помнить и учиться отличать друг от друга.

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Основные методики планирования. Краткое описание

АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов

Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.

Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности

80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер

Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Почему техники тайм-менеджмента не работают

«Вот вроде бы всё делаю как надо, и цели формулирую правильно и дела приоритизирую, а всё равно не работает этот ваш тайм-менеджмент.»

И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего метод, который вы выбрали просто вам не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И все методы не подойдут абсолютно для всех. Но каждый метод можно адаптировать под себя.

Понаблюдай за собой, что именно доставляет вам дискомфорт?

Может быть вам сложно выполнять важные дела утром, так как пик вашей эффективности приходится на вторую половину дня. Подстрой технику под себя. Планируй свой день так, чтобы «поедание лягушки» приходилось на послеобеденное время.

Или вы не понимаете, как использовать матрицу Эйзенхауэра, то не стоит мучить себя. Так вы только больше времени потратите на планирование. Используйте метод АБВГД и просто приоритизируй свои ежедневные задачи.

Тайм-менеджмент не работает, если вы занимаетесь не любимым делом. Ведь людей, которые вдохновлены и горят какой-то идеей или своим делом, заставлять выполнить какую-то задачу, связанную с их направлением, не приходится. Другой же вопрос, когда вы занимаетесь не любимым делом. В этом случае любая методика тайм-менеджмента работать не будет.

И ещё… наберитесь терпения. Принципы тайм-менеджмента работают на перспективу, а не в короткий срок.

Выполнить неприятную задачу: правило лягушки

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Мотивационный оратор Брайан Трейси применил мысль классика к организации рабочего дня.

«Лягушками» Трейси называет самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Он советует начинать день именно с них. Когда вы справитесь с трудным делом, у вас поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же вы сэкономите время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.

Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, Трейси советует выбирать самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному, а это, по мнению автора методики, ключ к высокой продуктивности.

Правило лягушки и другие техники управления временем Трейси описал в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».