Можно ли по закону удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Налоги и страховые взносы: правила учета

Конкретные действия зависят от того, как ведет себя руководитель по отношению к дебиторской задолженности. Ситуация может развиваться по следующему сценарию:

1. Погашение в последний день работы полностью.
2. Отказ в возврате долга со стороны работодателя.
3. Задолженность прощена, и не учитывалась при окончательном расчете.
4. Окончание срока по давности подачи иска.

Ситуация с погашением

В периоде представлений не нужно ничего исправлять. Корректировка проводится в период, когда организуется само увольнение.

• Налог на прибыль. Возвращенная сумма учитывается как часть внереализационных доходов. Ведь ранее они уже были учтены при формировании базы.
• НДФЛ. Когда заработная плата выдавалась, НДФЛ уже был учтен со стороны руководства.

При совпадающем периоде увольнения и удержания у руководителя есть право произвести зачет НДФЛ, удержанного свыше существующих норм.

Оплата налогов

При исчислении используют итог, сопровождаемый нарастанием. Налоговая сумма – это разница между НДФЛ, который начисляется и платится с момента начала периода отчетности. Если допущена ошибка, то НДФЛ может быть уменьшен в зависимости от расчетов, проведенных ранее.

Доходы, полученные налогоплательщиком, предполагают совершение действий, состоящих в расчете и выплате. В случае налогового агента как источника, и зачета сумм, которые рассматривались ранее. Правило не обходится без исключений, но они не включают ситуации с авансовыми расчетами.

В качестве ошибки не воспримут ситуацию, когда с работника удержаны выплаты за текущий период отчетности, но они излишне удержаны за предыдущие отрезки во времени. Ведь в каждом периоде сумма определялась отдельно, как сложение всех факторов, действующих именно на данный момент. Потому и вносить изменения в документы по прошлым периодам не надо.

Подведем итог:

• Характерно уменьшение базы для страховых отчислений по суммам отпускных, которые были удержаны или возвращены, а также связаны с зарплатой.
• Но это решение будет ошибочным при исчислении базового уровня для показателей в связи с прошлым периодом отчетности, за который и проводилась выплата аванса.

Но работодателю придется скорректировать следующие формы, если окончательный расчет привел к образованию отрицательной суммы по доначислениям:

1. СЗВ-6-2.
2. СЗВ-6-1.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Если долг не может быть взыскан

По невозможности взыскания суммы ее нельзя учитывать во время определения базовой части прибыльного налога, которая облагается сборами. Ведь данная процедура не будет соответствовать требованиям по экономической обоснованности затрат.

Не надо корректировать НДФЛ, данные по страховым взносам. Их начисление в месяц выплаты не будет считаться правомерным.

При прощении долга

• Налог на прибыль. Расходы не учитываются, если идет речь о налогооблагаемой базе. Но обоснованным шагом будет считаться отнесение к расходам отпускных, которые выплачивались в момент оформления отпуска. В таком случае нет необходимости проводить перерасчеты по прошлым периодам.

• Проведен учет налога в полном объеме. Когда долг прощают, у работника не возникает дополнительного дохода, который можно облагать НДФЛ.
• Взносы страхового типа. Данная ситуация так же не предполагает их корректировок.

Когда истекает срок давности

Затраты на оплату отпуска первоначально принимаются на учет как часть в расходах по оплате труда. Потому руководители не имеют право повторно проводить операцию с денежными средствами. Отсюда вытекает невозможность принятия к учету самой задолженности, если давность по искам уже закончилась. Можно провести лишь списание, за счет чистой прибыли предприятия.

Дополнительные правила. Обращение в суд

Через суд

Официальная позиция суда по подобным вопросам описывается так. В законодательстве нет оснований для обращения к судебным инстанциям, чтобы они взыскали суммы в связи с днями отпуска без отработки. Исключение – ситуации, когда была допущена счетная ошибка, или когда сами контролирующие органы признали, что причиной превышения норм стало именно поведение сотрудника, связанное с нарушением действующих правил.

Взысканию не подлежит как сама заработная плата, так и другие платежи, у которых схожее назначение. Это положение обязательно учитывается судами, которые имеют лишь общую юрисдикцию. Свою позицию трудно будет доказать, даже если сам сотрудник письменно согласился выплатить компенсацию, но обязательство свое так и не выполнил.

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

1. очередной оплачиваемый;
2. дополнительный оплачиваемый;
3. учебный отпуск;
4. отпуск по беременности и родам;
5. отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

1. сумму удержания;
2. количество авансовых дней отпуска;
3. окончательный срок расчета;
4. положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
5. ознакомление работника с приказом.

Удержание за отпуск, предоставленный авансом при увольнении

Отпуск – ожидаемое время для работников. Свобода передвижения и перспектива отдыха производит опьяняющее действие на сознание, и задумываться о том, отработал ли сотрудник полный календарный год, за который собрался отгуливать, мало кому придет в голову. Однако при увольнении именно эти подробности могут испортить настроение и повлиять на конечную сумму выплат при расчете.

Удержание за использованный отпуск авансом при увольнении

Право на полный отпуск любой сотрудник получает уже спустя полгода после трудоустройства, ст. 122 ТК РФ. В этой же статье перечислены и те категории трудящихся, которые могут не дожидаться истечения этого срока:

• беременные перед декретом или после декретного отпуска;
• усыновители;
• несовершеннолетние.

Отработают ли они до конца года, большой вопрос, а вот сумма отпускных выплачивается за три дня до отпуска в полном размере. Что делать работодателю в случае скоропостижного увольнения отдохнувшего сотрудника, описано в ст. 137 ТК РФ.

В ней законодательство разрешает удержать излишние отпускные из последней зарплаты. 138-й статья Трудового кодекса ограничивает размер такого удержания до 20% выплачиваемого заработка.

Увеличить процент не поможет даже письменное согласие самого увольняющегося сотрудника.

Ни при каких обстоятельствах предприятию не позволено претендовать на возврат полученных авансом отпускных, если работник уволен по инициативе руководства и не по своей вине, а также по независящим от него обстоятельствам. Даже если отпуск взят авансом, никто не примет решения в пользу работодателя. Тем более, работодатель не вправе заставить сотрудника отрабатывать до окончания рабочего года и перенести дату увольнения.

Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом

Если же сотрудник согласен с тем, что полученные авансом дни нужно компенсировать, то бухгалтерия должна предоставить ему документ, подробно перечисляющий, какие суммы начислены и какие будут удержаны на дату увольнения.

Следующий этап — получается письменное подтверждение от самого сотрудника, оно может быть изложено в произвольной форме.

Главное, из заявления должно быть понятно, что человек не возражает против самого факта удержания и его размера.

Величина расчетных выплат настолько мала, что ее не хватит на компенсацию аванса по отпускным. Вариант: сотрудник может самостоятельно внести в кассу недостающую сумму. Такую операцию нельзя назвать удержанием из заработка, поэтому ограничение в 20% действовать не будет.

Работник отгулял отпуск авансом и увольняется — пример расчета

Перед сообщением работнику факта удержания за дни незаработанного отпуска, правильно определяется количество дней и сумма полученных авансом отпускных.

Для этого кадровая служба предоставляет в бухгалтерию точные данные о непрерывном трудовом стаже уходящего специалиста и о фактически использованных отпусках.

Способ определения числа заработанных и отгульных авансом за неотработанный период:

При увольнении работника посреди месяца, количество дней отпуска за этот период засчитают полностью, если отработано более 15 дней. Неполный месяц в расчет не попадет.

Пример:

Работник трудоустроен 15 апреля 2016 года. Отгулял полный отпуск 28 дней, дата увольнения — 25 января 2017. Отпускные составили 15000 руб.Полных месяцев девять, в остатке 11 дней неполного месяца, дни отдыха за этот период не засчитываются. Сумма удержания полученных авансом отпускных перед увольнением следующая:

• 28/12*9= 21 день;
• 28-21=7 дней аванса;
• 15000/28*7=3750 руб.

Если эта сумма будет меньше 20% всех выплат на дату увольнения, то удержание за авансом предоставленные дни составит 3750 рублей.

Образец приказа на удержание за использованный авансом отпуск

Когда все формальности с расчетом суммы удержаний и согласованием с работником разрешены, оформить удержание при увольнении лучше приказом по предприятию.

Унифицированной формы документа нет, описывается ситуация, что стало основанием удержания, и как произойдет возмещение.

В качестве приложения вписать заявление сотрудника о согласии с величиной удержания или получить от работника подпись на приказе.

Скачать образец приказа

Если расставание проходит полюбовно или сумма удержания незначительна для компании, то затевать излишнюю бумажную волокиту руководство может счесть нерациональным.

Такой выход из ситуации при увольнении – оптимальное решение и для сотрудника, и для работодателя.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении

В расчетах с сотрудниками предприятия нередко встречается ситуация, когда увольняется работник, отгулявший отпуск авансом. Практически во всех случаях, когда такое происходит, работодатель имеет право удержать переплаченную сумму.

Экономический смысл удержания

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты.

При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни.

В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Принципы расчета отпускных выплат

Виды отпусков:

• очередной оплачиваемый;
• дополнительный (оплачиваемый);
• учебный отпуск;
• по беременности и родам, и др.

• В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.
• Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:
• Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).

Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.

Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).

В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.

В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:

В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней — 29,3, умножить на 12 месяцев.

Отпуск использован в году увольнения

10.04.2015 в ООО «Промснабкомплект-СИ» уволился сотрудник. На момент увольнения им было использовано 14 дней неотработанного отпуска. Оклад сотруднику установлен в размере 45000 рублей.

Начисление за отпуск авансом составило 21000 рублей.

Проводки по этим операциям:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма	Документ
26	70	Отражено начисление зарплаты	45000	Бухгалтерская справка
70	68	Отражение удержания НДФЛ (45000*13%)	5850	Бухгалтерская справка
26	70	Удержание из ЗП суммы неотработанной задолженности (45000 * 20 %)	-9000	Бухгалтерская справка
70	68	Сторно НДФЛ за удержание из ЗП (4200 * 13%)	-1170	Бухгалтерская справка
70	50(51)	Отражение выплаты зарплаты при увольнении( 45000 — 5850 — 9000 — 1170)	28980	Расчетная ведомость, РКО
26	70	Сторно неудержанной с работника суммы отпускных	-12000	Бухгалтерская справка
50(51)	70	Возмещение работником неиспользованной суммы отпускных	12000	ПКО, Платежное поручение вх.

Отпуск использован в прошлом году

Случай, когда авансовый отпуск был использован в прошлом году, можно отразить таким образом:

Дт	Кт	Описание операции	Сумма	Документ
70	91.1	Отражение прибыли прошлых лет	21000	Бухгалтерская справка
73	70	Отражена задолженность работника	21000	Бухгалтерская справка
91.2	73	Списание задолженности работника (прощение долга)	21000	Бухгалтерская справка

v7. Настрока проводки на Удержание за неотработанные дни отпуска

Затратный счет 44, человеку начислили отпуск, он год не доработал и уволился, ввели доку на Удержание за неотработанные дни отпуска, желаем проводку, т.к. 1с рассматривает это удержанием, тоЭту операцию отражает проводкой:Дебет 70 Кредит 20 (23, 26, 29. )— удержаны суммы за неотработанные дни отпуска.но, зик считает однако, что счет 44 не кредитуемый и не дает корректно настроить шаблон проводкикак быть?

Рекламное место пустует

1 — 03.08.06 — 20:19

Правильно делает ЗиКа. А расчетчикам по маковке настучать: это что еще за «закрытие» 20 счета на 70? Какое имеют отношения затраты на производство к прогуливающему балбесу??

2 — 03.08.06 — 20:41

хорошо, положим счет не 20-й, а 44, организация торговая, однакозика считает, что суммы за неотработанные дни отпуска все же удерживаются, а не сторнируются, я вот тут гарант почитал, так черным по белому кто-то там и трактует:В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с тем счетом, на котором были учтены начисленные отпускные.:)

3 — 03.08.06 — 21:43

4 — 03.08.06 — 21:52

5 — 03.08.06 — 21:53

1. для того чтобы затратные счета были кредитуемыми придется внести изменения в конфигурацию. По другому никак.2. Зачем оно вообще нужно. — Потому что так закон написан, а то что он не совершенен не от нас зависит (вернее не мы его писали, но исполнять нам).

6 — 03.08.06 — 22:06

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика включаются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Однако сумма отпускных, выплаченная организацией работнику за неотработанные дни отпуска, при увольнении работника должна быть скорректирована (уменьшена), поскольку данные затраты по своей сути являются не расходами на оплату труда, а авансом. Аналогичным образом в налоговом учете должны быть уменьшены суммы единого социального налога и взносов в ФСС РФ по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, учтенные в составе расходов, принимаемых для целей налогообложения.В случае удержания с работника или возврата им излишне полученных отпускных должны быть уменьшены и суммы налога на доходы физических лиц.(5 )нельзя изменения в конфигурацию, на то она и типовая, штатные средства онли, а гнать заказчику что ничего в мире не совершенно, ежели даже законодательство лыбу гонит, то что от программки спрашивать, тоже как-то неаккуратненько

7 — 03.08.06 — 22:16

ну то, что на эту заманчиво красивую строчку в документе в данной конторе нужно крест ставить и табу объявлять, это уже понятно, сторно все же грамотнее будетно дальше-то что, новый расчет вводить с тем же налогообложением что и отпуск — нехай сами сумму выставляют на минус — заманчиво, но тоже как-то не так, хотя. действительно лучше стоило пойти нажраться

8 — 03.08.06 — 22:57

Удержание есть удержание: путь ему не дальний, до 91 счета. Может, через 73.3.А если свербит именно СТОРНИРОВАТЬ расходы на оплату труда, то и надо именно сторнировать начисление (оплату отпуска). При этом паровозиком сторнируется и ЕСН, и НДФЛ.Эйфорию от этого чудного финала способны испортить только расчетчицы, которые непременно сторнируют отпуск прошлого года. Ведь ст.223п2 и ст.242 для них пустой звук абсолютно. И будьте уверенв: сторнируют они в запарке первого квартала, а выяснится. разумеется, в конце года. Ку-ку, прилетели, птички.

9 — 04.08.06 — 06:13

есть значит предприятие, где все это считается по периоду регистрации, компенсацию за отпуск проводят минусом и ваших нет, а то что подоходный идет исходя из вычетов на момент увольнения, да регрессия по есн — дык кому какая разница, копейки это все, предприятие это в конце-концов, а не институт права, а такого документа как сторно там и в помине нет, ежели надо что уже раньше проведенное сторнировать, так берешь значит документ, меняешь и перепроводишь:) по любому справки бухгалтерские некогда выписыватьа у ентих двойка, все же по модному д.б. а что-то вопросы-то те же, а ответов пока стройных, которые бы перефирию устраивали я не нашел, может подскажет кто, может упустил чего?

Виды отпусков

Право на отдых закреплено в Основном законе стране (Конституция РФ статья 37 пункт 5). Каждый трудящийся согласно данной статье имеет возможность отдыхать не только в установленные в соответствии с графиком его работы выходные и принятые законодательно праздничные дни, но и может получить ежегодный отпуск.

Конституция РФ Статья 37

Существует несколько видов отпусков:

Основной

Длительность которого в соответствии со статьей 115 ТК РФ составляет 28 кал. дней для работников с обычными условиями труда. Основной отпуск может превышать установленную длительность. В этом случае он считается удлиненным. Например, к категории работников с данным видом отпуска относится весь педагогический состав. По Постановлению Правительства № 466 от 07/04/2017 года им предоставляется от 42 до 56 дней основного удлиненного отпуска. Также у лиц, имеющих справку об инвалидности, ежегодный отпуск не может составлять менее 30 кал. дней (ФЗ №181 от 24/11/1995 года статья 23).

Трудовой кодекс РФ N 197-ФЗ Статья 115

Дополнительный

Длительность которого не может быть менее 3-х дней. Обычно данный вид отдыха предоставляется (статья 116 ТК РФ):

• работникам, имеющих ненормированный день;
• труженикам, привлеченным к работе с вредными условиями труда;
• гражданам, которые осуществляют трудовую деятельность в регионах Крайнего Севера.

Учебный

Предоставляемый сотрудникам, проходящим обучение в различных образовательных учреждениях. Такой отдых может быть как оплачиваемый, так и неоплачиваемый. Оплата работодателем производится только в ситуации, когда работник получает первое высшее образование. Причем университет должен иметь государственную аккредитацию. Если это уже 2-ое образование, то работодатель должен предоставлять отпуск, но только за свой счет.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, проходящим обучение в различных образовательных учреждениях

Отпуск без оплаты

Если первые два вида отпуска (основной и дополнительный) являются оплачиваемыми, то данный вид отдыха предоставляется без каких-либо финансовых выплат. Это так называемый «отпуск за свой счет». Его получает сотрудник, когда у него имеется необходимость такого вида отдыха. Для этого требуется оформить заявление, в котором обязательно указывается длительность отгулов, а также дата их начала. Например, при рождении ребенка или из-за кончины близкого родственника сотрудник имеет право получить на предприятии до 5 дней неоплачиваемого отпуска. Пенсионеры могут дополнительно за свой счет гулять до 2-х недель.

Обычно все отпуска предоставляются по факту. Исключением является основной отпуск, который может быть оформлен в виде аванса и для его возмещения требуется последующая отработка. Если же работник решит уволиться ранее этого, то придется вернуть излишне полученные отпускные.

Виды отпусков

Когда удержание не представляется возможным

Даже если речь идет о ситуации, когда работник не отработал отпуск, который по факту получил, есть ситуации, как удержание будет невозможно:

• при отказе лица переходить на другое рабочее место, требуемое ему в связи с заключением медицинской организации;
• если организация была ликвидирована;
• в случае, когда проводится сокращение штата;
• если меняется собственник организации (в таком случае правило применяется в отношении директора, главного бухгалтера и заместителей руководителя);
• когда гражданин призывается на службу в армию;
• если лицо восстанавливается в должности, при условии, что он раньше выполнял работы по решению инспекции или суда.

Удержание также не производится, если возникают чрезвычайные ситуации. Например:

• сотрудник был признан неспособным к выполнению своих трудовых обязанностей, прописанных в законе или договоре;
• при смерти (как работника, так и работодателя, когда он является физическим лицом);
• военные действия, стихийные бедствия и т. д.

Если удержание производится с заработной платы, то оно не может превышать более одной пятой части от ежемесячной выплаты.

Оформление и выпуск приказа

Без него невозможно потребовать сумму за время отдыха, фактическая отработка по которому отсутствует. Отметка о согласии работника при этом не относится к обязательным требованиям. Если средств не хватает для возврата, то излишек предлагается вернуть напрямую, через кассу предприятия. При отказе от сотрудничества можно обращаться в судебные инстанции.

К содержанию документа в таком случае предъявляется ряд требований. Их соблюдение позволит провести процедуру без нарушения законодательства:

• В теле документа нужно четко и ясно объяснить, почему именно возникла необходимость в удержании
• Как уже говорилось, отметка о согласии не требуется. Потому как спрашивать у самого работника ничего не нужно
• Обязательно указание точной суммы к удержанию
• Для расчета используют стандартные схемы, по которым определяется и сумма отпускных

Кроме того, есть и реквизиты обязательные для любых документов подобного рода:

Составление приказа

1. Дата подписания.
2. Наименование и должность, ФИО ответственного лица.
3. Приведение ссылок к статьям в действующем законе.
4. Причина удержания и величина. Допустимо использование кратких описаний ситуации.
5. Наименование.
6. Адрес, по которому составлялся документ, вместе с датой.
7. Порядковый номер.
8. Наименование организации в полной форме.

Правила оформления приказа на удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении

Такой вид документа как приказ вправе составлять в свободной форме. Обязательно при составлении указывается причина, по которой удерживается сумма. Каких-либо определенных требований к этому нет. Обязательно нужно указать число не отработанных дней, сумму, которая удерживается за них. И вписывается сотрудник, который будет выполнять функции, возложенные руководством.

После составления бумаги, ей присваивается номер, нумеруется, отдается на ознакомление руководителю и работнику. Они оба обязаны подписать документ.

Составляется приказ в двух экземплярах, один отдается уволенному работнику, второй – хранится у отдела кадров.

Необходимо четко соблюдать порядок удержания средств при увольнении. Иначе организация понесет убытки и заставит налоговую службу задавать лишние вопросы. Поэтому нужно быть внимательным с расчетами, а также корректировками налоговой декларации или базы.

Список источников

• lawyer-guide.ru
• PravKlient.ru
• www.sraboty.ru
• legionfg.ru
• classomsk.com
• pravostoriya.ru

Практический пример и алгоритм расчета с формулами

Менеджер Иванов уволился с предприятия «Заря», но до этого полностью воспользовался отпуском в 28 дней (стандарт). К этому моменту в бухгалтерии имелись такие данные:

• число авансом оплаченных дней – 12;
• средний заработок в день – 1120 р.

Из дополнительных условий – повышение окладов за время пребывания в отпуске (с 25 до 28 т. р.), завершился отдых 30.05.2018 года Бухгалтер сделает расчет:

Переплата = 12 дн. * 1 120,00 р. = 13 440 р.

Именно в данной величине и представлен долг Иванова перед фирмой. Без согласия менеджера вернуть работодатель может лишь 20% от исчисленной величины.

Детальный порядок расчета отпускных приведен ниже.

Срок, который сотрудник «переотдыхал»

Для того чтобы правильно определить размер удержания, прежде всего нужно вычислить, сколько оплаченных работодателем дней сотрудник использовал в качестве отпуска и не успел отработать.

Алгоритм расчетов достаточно прост:

1. Сначала нужно определить рабочий стаж у данного работодателя. Для этого учитывается временной промежуток между принятием на работу и увольнением в полных месяцах и дополнительных днях. Неполные месяцы округляются в ту или другую сторону, если количество отработанных дней, соответственно, больше или меньше 15. Например, сотрудник трудился 6 месяцев и 10 дней, значит, стаж будет засчитан только за 6 месяцев. А если он проработал 6 месяцев и 16 дней, ему засчитают 7 месяцев стажа.

ВАЖНО! В расчет берется не календарный год, а рабочий, начинающийся с момента заключение трудового договора. Од = 28 / 12 х Мс

Вторым этапом является исчисление отпускных дней, которые работник успел отработать до увольнения. Для этого применяется формула:

О_д = 28 / 12 х М_с

где:

• О_д – число отработанных дней отпуска;
• М_с – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.

Например, для 7 отработанных работником месяцев количество дней отплаченного отпуска, не требующего удержаний, составит 28 / 12 х 7 = 16 дней.

Далее простым вычитанием выясняется, за сколько дней отпуска правомерно удержание оплаты. Из полного количества «отгулянных» работником дней вычитается число, найденное в результате формулы, приведенной выше.

Например, для стандартного отпуска в 28 дней, предоставленного авансом, в случае отработки в течение 7 месяцев с работника нужно будет удержать плату за 28 – 16 = 12 дней.

Как рассчитать число неотработанных дней

За месяц работы человек, которому предоставляется 28 дней отпускного периода, увеличивает заслуженный отдых на 2,33 дня. Если при вычислении отпускного стажа осталось меньше 15 дней, остаток отбрасывают, больше — принимают за целый месяц.

Для определения можно использовать формулу:

Д = И – (О:12*С)

где:

Д – число неотработанных дней;

И – число дней использованного отпуска;

О – длительность предоставляемого отпуска;

С – стаж для отпуска, выраженный в месяцах.

Получившееся дробное можно уменьшить до целого в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005).

Пример

Кудряшов Н.Т. принят 15.11.2017. С 23 июля по 19 августа 2018 он находился в отпуске продолжительностью 28 дней. Увольняется 10.09.2018.

С 15.11.2017 по 14.08.2018 – 9 месяцев, с 15 августа по 10 сентября 2018 – 27 дней. Округляем 27 дней до целого месяца. Стаж для отпуска составит 10 месяцев.

Вычисляем неотработанные дни:

28 – (28:12*10) = 4,67 дня, округляем до 4 (с 16 по 19 августа 2018).

Порядок расчета удержания:

1. Рассчитать число дней, использованных авансом.
2. Уточнить среднедневной заработок.
3. Уточнить не было ли повышения заработной платы во время отсутствия работника.
4. Вычислить число использованных дней до, после повышения зарплаты.
5. Вычислить среднедневной заработок после повышения зарплаты.
6. Вычислить удерживаемую сумму.

Бухгалтеру обязательно нужно проверить: повышалась ли во время отсутствия сотрудника зарплата на предприятии.

Расчет удобно производить, используя таблицу.

Повышалась ли заработная платы во время отсутствия сотрудника	Формула расчета
Нет	У = Д*З
Да	У = Д*З + Д1*З1

Где:

У – удержание за использованный авансом отпуск при увольнении;

Д, Д1 – дни, использованные авансом до, после изменения зарплаты;

З, З1– среднедневной заработок до, после изменения зарплаты.

Среднедневной заработок после изменения зарплаты рассчитывается как произведение среднего дневного заработка до изменения и коэффициента повышения зарплаты.

Пример

Комаров И.В. отдыхал с 13 ноября по 10 декабря 2017 за годовой период с 22.08.2017 по 21.08.2018. Ему полагается 28 дней отдыха каждый год. Выдано 35840 руб. отпускных. Во время отсутствия Комарова И.В., с 04.12.2017, на предприятии подняли оклады. Оклад до изменения – 40000 руб., после – 44500. Комаров уходит 30 апреля 2018.

Вычисляем:

28 – 28:12:8 = 10 дней (с 1 по 10 декабря 2017);

после повышения – 7 дней (с 4 по 10 декабря 2017);

(если бы не повышали оклады, возмещение можно было рассчитать: 10*1280 = 12800 руб.).

Если зарплата Комарова за август составит, к примеру, 42565 руб., то из расчётных средств можно возместить 8513 руб. (42565*0,20 = 8513), если нет других удержаний. Чтобы удержать оставшиеся 5295 руб. (13808 – 8513 = 5295), организация может попытаться договорится с увольняющимся о добровольном возврате средств, либо, в случае отказа работника, подать в суд. Третьим вариантом выхода из ситуации будет простить долг сотрудника.

Необходимо принимать во внимание невостребованный отдых за прошлые годы, и корректировать итоговую сумму неотработанных дней.

Пример
Если бы у Комарова были неиспользованные отпускные дни за прошлые годы в количестве 10 дней, работодателю не пришлось бы удерживать средства, больше 10 — было бы необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные дни.

2021 zakon-dostupno.ru

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.. Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе.  В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Когда работнику предоставляется отпуск авансом?

Право на данный вариант отдыха без каких-либо ограничений и условностей имеют сотрудники, которые проработали в новом отрезке времени хотя бы в течение нескольких дней. Однако оформление отпуска за предстоящий год противоречит нормам закона за исключением ситуаций, когда деятельность специалиста предполагает вредоносные и опасные трудовые условия!

В ТК РФ понятия «отпуск авансом» не существует, однако на практике формулировка фигурирует нередко. Наперед отдых может быть предоставлен исключительно относительно ежегодного отпуска, подлежащего оплате, все остальные отрезки времени на отдых предъявляются своевременно по графику. Есть несколько льготных категорий граждан, которые вправе рассчитывать на привилегии и послабления, т. е. более лояльные условия наделения отпуском:

• лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
• сотрудницы «в интересном положении»;
• люди, принимавшие участие в ВОВ;
• совместители;
• родители двоих детей и больше.

Условия предоставления такого периода отдыха отличны от классических обстоятельств, при этом существует несколько характерно-отличительных признаков:

• необходимо владеть информацией о периодах, включаемых в стаж;
• оформить такой отпуск руководитель лишь имеет право, но не обязан;
• минимальный показатель его длительности составляет ровно 2 недели;
• замена посредством денежной выплаты невозможна.

Что касается прочих категорий работников, предоставление отдыха осуществляется в соответствии с отработанным периодом года, при этом нужно заручиться согласием руководства.