Онлайн-кассы для ип ─ правила применения в 2021 году

Сроки установки касс для ИП по закону 54-ФЗ

С учётом последних изменений в законодательстве предусмотрены такие сроки установки касс для индивидуальных предпринимателей (ИП):

Как видим, закон предусматривает постепенный переход на кассовую технику нового образца до середины 2019 года.Знаете ли вы? Можно усовершенствовать кассовый аппарат, который уже применяется у вас, чтобы он соответствовал предписаниям нового законодательства, если модель позволяет (спросить об этом можно у производителя или посмотреть на сайте налоговой службы).

Как установить онлайн-кассу

Для начала работы с онлайн-кассой вам понадобятся:

• сама онлайн-касса;
• фискальный накопитель (в случае, если он не идёт в комплекте с онлайн-кассой);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП) для того, чтобы заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу. КЭП можно приобрести у оператора фискальных данных. 

Кстати, функцию установки и другие задачи по внедрению онлайн-касс берут на себя некоторые операторы фискальных данных, входящие в список на сайте ФНС. Они могут: 

• выбрать онлайн-кассу по вашим требованиям;
• помочь заключить с ними договор и зарегистрировать кассу;
• установить программное обеспечение;
• поддерживать работу кассы. 

Вам остаётся только выбрать оператора — он всё сделает за вас. 

Если же вы хотите действовать самостоятельно, ниже инструкция. Будьте внимательны — если в процессе установки сделать что-то некорректно, фискальный накопитель перестанет функционировать, придётся покупать новый. 

1. Выберите любого оператора из списка на сайте ФНС, заключите с ним договор. Вам станет доступен личный кабинет на сайте ОФД. 

2. Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС. 

— Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС:

• заполните и отправьте заявление на регистрацию кассы, 
• получите индивидуальный номер кассы.

— Введите индивидуальный номер, а также ИНН вашей компании (если вы ИП, то ваш ИНН) в настройках кассы. Если всё верно, касса выдаст чек. 

— Вернитесь на сайт ФНС в свой личный кабинет и в отчёте о регистрации ККТ укажите:

• дату и время получения чека, 
• порядковый номер чека,
• фискальный признак чека — 10 цифр с аббревиатурой ФП или ФПД.

— Подпишите отчёт с помощью КЭП, получите карточку регистрации. 

3. Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД. Для этого в личном кабинете на сайте ОФД внесите данные с регистрационной карточки ФНС. 

4. Проведите пробный платёж и убедитесь, что чек содержит все обязательные данные. Посмотрите, поступила ли информация о платеже к ОФД (это можно сделать в личном кабинете на сайте оператора).

5. Касса готова к работе.

Так что онлайн-касса — это только звучит загадочно. А на деле — во всём можно разобраться! Берите эту статью на вооружение и внедряйте онлайн-кассу в свой бизнес. 

Кому нужно установить онлайн-кассу

Большинство из предпринимателей и компаний устанавливали себе онлайн-кассы в три этапа, у некоторых — отсрочка до 2021, а кому-то вообще не нужна онлайн-касса.

Кто уже установил 

C 1 июля 2017 года онлайн-кассы стали обязательны для организаций и ИП:

• работающих на общей системе налогообложения (ОСН), 
• работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН),
• плательщиков единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Исключения: организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, при условии выдачи клиентам бланков строгой отчётности.

С 1 июля 2018 года онлайн-кассы стали обязательны для:

• организаций и ИП, которые платят единый налог на вменённый доход (ЕНВД) и торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания; 
• ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания. 

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все остальные, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2021 года и тех, кто может в принципе работать без онлайн-касс (о них подробнее расскажем ниже). 

Для кого ещё действует отсрочка 

Самую большую льготу — отсрочку до 1 июля 2021 года — получили индивидуальные предприниматели, которые продают товары своего производства (не перепродают купленный товар) или сами оказывают услуги, выполняют работы и при этом не имеют наёмных сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Подробнее об этом можно почитать в ФЗ от 06.06.2019 № 129.

Если предприниматель из списка льготников берёт в штат наёмного сотрудника по трудовому договору, отсрочка заканчивается. У бизнесмена есть 30 суток, чтобы установить онлайн-кассу. Срок отсчитывается от даты оформления трудового договора. 

Кому можно вообще не устанавливать онлайн-кассы 

Работать без онлайн-кассы бессрочно могут:

1. самозанятые (например, репетиторы, визажисты и пр., не зарегистрированные как ИП); 
2. организации, которые оказывают услуги ИП и юрлицам только по безналичному расчёту;
3. организации и ИП, которые занимаются определёнными видами деятельности или оказывают определённые услуги при условии, что они не используют для расчётов автоматические устройства. 

К таким видам деятельности относятся: 

• продажа бумажных газет и журналов;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• ремонт и окраска обуви;
• розничная продажа бахил;
• торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, молоком, питьевой водой и т. д.

Это далеко не полный список льготников. Полный перечень всех освобождённых от онлайн-касс, в том числе расширенный список видов деятельности и подробности того, с какими ограничениями действует льгота, можно узнать в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы не нашли себя в списке, давайте разбираться, как выбрать онлайн-кассу и что с ней потом делать. 

Порядок подключения

Подключение ККТ выполняется поэтапно:

1. Приобретается новое оборудование или дорабатывается имеющееся.
2. Заключается договор с оператором ФД — компаний, принимающей информацию с фискального накопителя и передающей данные налоговикам. Для заключения договора потребуется ЭЦП, а также регистрация в персональном кабинете.
3. Устройство ставится на учет в ФНС — в персональном кабинете на сайте этой структуры нужно выбрать соответствующий пункт и заполнить форму заявления. В нем прописываются реквизиты ОФД, данные кассового аппарата и накопителя, адрес установки оборудования, сведения о сфере его применения.
4. Проводится регистрация в кассовой аппаратуре — в разделе настроек указываются данные о владельце ККТ, номере, присвоенном ФНС, адресе установки, схеме налогообложения и названии ОФД. После завершения процедуры распечатывается чек.
5. Данные из распечатанного чека нужно ввести в персональный кабинет на веб-ресурсе ФНС (номер чека, дата и время, фискальный признак).

После этого предпринимателю нужно проверить, что на сайте налоговиков появилась электронная карточка кассы, а на ресурсе ОФД — запись о постановке оборудования на учет.

Важно! Если в процессе регистрации будут указаны ошибочные сведения, отменить операцию не удастся. Придется проходить процедуру заново по тому же принципу.

Для кого действует отсрочка

Кассовое оборудование не нужно приобретать предпринимателям до 1 июля 2021 года при выполнении следующих обязательных условий:

1. Отсутствие наемных сотрудников с заключением трудовых договоров. Отсрочка действует, если работник сам является ИП либо состоит на учете в качестве самозанятого или с ним действует договор подряда.
2. Продажа товаров или оказание услуг собственного производства. Отсрочки не будет, если предприниматель продает чужие товары. А если он шьет, печет или создает самостоятельно что-либо другое, то онлайн-касса не нужна.

Важно! Индивидуальные предприниматели на ЕНВД или патентной системе, для которых действовала отсрочка до 1 июля 2019 года, но теперь не подпадающие под необходимые требования, обязаны приобрести онлайн-кассу. У них есть возможность сделать это за счет бюджетных средств.

Например:
Если предприниматель на ЕНВД или «упрощенке» оказывал услуги и заключал трудовые договоры с работниками, то до 1 июля 2019 года для него действовала отсрочка

Теперь она истекла. Или ИП, работающий по патентной системе налогообложения, продавал товары чужого производства. С 1 июля 2019 года он не имеет права работать без онлайн-кассы.

Полностью отменены требования о приобретении и использовании онлайн-касс некоторыми видами организаций, осуществляющих безналичные расчеты, в т. ч. через банковские карты дистанционным способом, то есть через интернет-банкинг или мобильное приложение. В этот перечень, для которых полностью произведена отмена онлайн-касс для ИП в июле 2019 года, включены:

• Товарищества собственников недвижимого имущества.
• Жилищные и строительные кооперативы.
• Физкультурно-спортивные и образовательные учреждения.
• Дома, центры и дворцы досуга и культуры.

Но в случае оплаты услуг вышеуказанных компаний наличными деньгами потребуется пробить кассовый чек.

Также смогут обойтись без покупки онлайн-кассы ИП, которые реализуют с рук или лотков абонементы или билеты в театры, являющиеся муниципальными или государственными организациями. Освобождение действует вне зависимости от формы расчета — наличной, безналичной, картой или удаленной.

Важно! Продажа тех же билетов через интернет не освобождается от необходимости использования контрольно-кассовой техники.

Если ИП купил кассовый аппарат и зарегистрировал его в налоговой в промежуток времени с 1 февраля 2017 года по 1 июля 2019 года, то он может получить компенсацию части потраченных денег. Предприниматели на патенте и «вмененке» смогут вернуть часть затрат на приобретение онлайн-кассы в виде вычета в размере 18 тысяч рублей за одну единицу техники. Вычет предусмотрен в форме уменьшения платы за патент или ЕНВД.

Если касса имела меньшую цену, то можно дополнительно включить в нее стоимость фискального накопителя, программы, услуг по их установке и настройке.

Что такое онлайн-касса и как она работает

Ключевое отличие кассы нового формата от аппарата старого образца — подключение через интернет и отправка электронных чеков в налоговую. Что насчет привычного нам формата? Покупатель получает бумажные чеки при расчете. Он также может потребовать и электронную версию. Онлайн-касса дополнена функцией отправки чека на почту или телефон. Если вы приобрели товар или услугу дистанционно, то получите только электронный чек, который при желании можно распечатать.

Ежедневно в ФНС поступает большой объем фискальных данных от всех полученных онлайн-касс. Эта информация конфиденциальна, и она требует тщательного контроля, проверки на ошибки и дальнейшей сортировки. Поэтому посредником между кассой и ФНС выступает оператор фискальных данных, или ОФД. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации налоговой. Также в связи с этим все кассы нового формата были оснащены фискальными накопителями, на которых хранятся данные о чеках. Информация из него отправляется к ОФД посредством встроенного модуля передачи данных. Максимальный срок — 30 дней. Если по истечении этого периода оператор информацию не получит, процесс работы застопорится. Это может произойти из-за сбоя основного интернет-канала.

• По факту передачи чека в ФНС пользователю приходит подтверждение.
• Доступ ко всем чекам есть в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
• Также пользователь может вывести на печать расчетный отчет на данный момент, чтобы узнать о чеках, которые не были отправлены, и их количестве.
• Процедура возврата средств за товар или услуги оформляется на базе соответствующего чека возврата, который также отправляется в ФНС через фискального оператора.
• Бланки строгой отчетности формируются в электронном формате по факту расчета с покупателем.

Из чего складывается стоимость онлайн-кассы

Средняя стоимость оформления кассы варьируется в пределах 15000-30000 руб. Цена складывается из:

• стоимости услуг ОФД — подключение 1 оборудования обойдется в 3000 рублей (на год);
• оплата интернета;
• текущего валютного курса, так как комплектующие ККТ нового формата частично закупаются за рубежом;
• приобретение раз в год или 3 года нового фискального накопителя — примерно 6000 рублей.

Как подключить онлайн-кассу — самостоятельно или под ключ?

В вопросе оснащения бизнеса кассами нового формата у предпринимателей есть альтернатива: приобрести уже готовый пакет или сделать все самостоятельно. В первом случае компания берет на себя все, начиная от консультации по выбору кассы и завершая ее подключением c настройкой программного обеспечения. В итоге вы:

• экономите свое время;
• гарантировано получаете оборудование, которое будет соответствовать запросам бизнеса;
• избежите возможных ошибок и сбоев работы.

При самостоятельном подключении каждый этап работ ложится на плечи самого предпринимателя. Это выгодно из-за экономии средств, особенно если речь идет о подключении нескольких касс. Разобравшись с одной, вы гораздо быстрее справитесь и с остальными единицами оборудования.

Как вы понимаете, при выборе готового пакета под ключ придется потратиться — это и есть основной недостаток. К минусам самостоятельного подключения, соответственно, относятся внеплановые затраты времени и риск допустить ошибки, так как нет опыта работы в вопросе, как подключить онлайн кассу к интернет магазину и другим видам бизнеса. Но все зависит от того, какое именно оборудование вы выберите. ККТ различны по сложности настройки. Наши, в свою очередь, с уверенностью можно назвать простыми в подключении. А, если и допустите ошибку при самостоятельной настройке, все равно защищены гарантией. Поэтому разберемся в тонкостях подключения онлайн-касс своими силами.

Какие виды аппаратов онлайн касс подходят для ИП?

Бизнесмены теперь могут попасть в список предпринимателей, которым необходимо вести дело с кассовой техникой.

Стало известно, что это касается тех, кто:

Заметьте, последние группы предпринимателей тоже должны позаботиться о приобретении необходимой кассовой техники до 1 июля 2018 года.

Есть и исключения среди предпринимателей, кто может продолжать работать без кассы. Перечислим их:

• Организации, оказывающие услуги по ремонту обуви.
• «Частники», занимающиеся изготовлением ключей.
• Торговцы продовольственных товаров с цистерн или тележек.
• Те, кто реализует товар на ярмарках или розничных рынках.
• Держатели газетных киосков.
• Реализаторы мороженного, напитков на розлив.
• Кредитные организации.
• Предприятия общепита в образовательных учреждениях.
• Кондукторы.
• Деятельность которых связанна с ценными бумагами.
• Торговцы сезонной продукции, например, фруктов/овощей.
• Компании, действующие в труднодоступном месте.
• Аптеки, расположенные в сельской местности на базе фельдшерского пункта.
• Реализаторы товаров народного промысла.
• Религиозные организации.
• Граждане, которые сдают в аренду свою собственность.
• Организации, проводящие только безналичный расчет.

Если вы попали в этот список, то можете не приобретать кассовую технику, но помните, что она способствует увеличению продаж. Вести бизнес с онлайн-кассой станет проще и эффективнее.

Кто обязан использовать новые кассы

Кассовые аппараты в 2019 году обязаны применять всё больше предпринимателей, но изменения будут постепенными. Нужен ли кассовый аппарат для ИП, работающих на ПСН и на ЕНВД в новом году? До какого числа нужно подключить онлайн-кассу для ИП на ЕНВД? Кто из плательщиков УСН и ОСНО в 2019 году все ещё может работать без ККТ?

В этой таблице мы собрали информацию по срокам и категориям налогоплательщиков, обязанных установить кассы нового образца.

Новый закон не только установил технические требования к ККМ, но и перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые по-прежнему вправе не применять кассовый аппарат при расчётах наличностью и картой (статья 2 закона № 54-ФЗ от 22.05.03):

• продажа газет, журналов и сопутствующих товаров в киосках при условии, что не менее половины товарооборота составляют газеты и журналы (учёт выручки по этой группе товаров надо вести отдельно);
• реализация ценных бумаг;
• услуги общепита в отношении работников и обучающихся общеобразовательных учреждений, если они оказываются во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (за исключением таких торговых мест, как магазины, павильоны, киоски, палатки, автомагазины, контейнеры и других, обеспечивающих сохранность товара), кроме продажи перечня непродовольственных товаров, утверждённом Правительством РФ;
• продажа в киосках мороженого и безалкогольных напитков в розлив;
• торговля квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн;
• сезонная продажа овощей, фруктов, бахчевых вразвал;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами, кроме тех, что требуют определённых условий хранения и продажи;
• приём от населения стеклопосуды и утильсырья (кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней);
• реализация изделий народных художественных промыслов самими изготовителем;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• услуги носильщиков на вокзалах и в портах;
• сдача индивидуальным предпринимателем жилья в наем, если оно является его собственностью;
• аптечные организации, расположенные в сельских населённых пунктах;
• ИП на ПСН по некоторым видам деятельности.

Не применять контрольно-кассовую технику могут также организации и ИП, ведущие расчёты в отдалённых или труднодоступных местностях (кроме городов, райцентров, посёлков городского типа), если эти населённые пункты указаны в перечне, утверждённом региональными органами власти. Кроме того, Приказом Минкомсвязи России от 5 декабря 2016 г. № 616 разрешено вместо онлайн-касс применять старые модели ККТ в населённых пунктах с численностью до 10 000 человек.

Но даже когда деятельность предпринимателя вписывается под эти послабления, они не действуют, если ведётся торговля подакцизными товарами или при применении автоматических устройств для расчётов (торговый автомат). Без каких-либо оговорок наличные расчёты без кассового аппарата предусмотрены только при реализации предметов религиозного культа (религиозной литературы) и оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний.

Отсрочку от ККТ получили ИП без работников, если они оказывают услуги или продают продукцию собственного производства. Работать без кассы эта категория предпринимателей вправе до 1 июля 2021 года. Однако, если ИП наймет работника до этой даты, то в течение 30 дней после заключения трудового договора надо зарегистрировать и начать применять ККТ.

Кассовый аппарат ИП при ЕНВД

Те индивидуальные предприниматели, которые перешли на ЕНВД имеют право не пользоваться кассовым аппаратом. Вместо этого, если покупатель или потребитель услуг потребует, ему необходимо выдать либо бланк строгой отчетности, либо товарный чек, либо квитанцию. При этом в каждом из этих документов должны содержаться строго установленные сведения:

• название самого документа – квитанция, БСО или товарный чек;
• основные данные: порядковый номер и дата выдачи документа клиенту, инициалы индивидуального предпринимателя; его ИНН;
• наименование товаров и услуг и их количество;
• полная сумма оплаты;
• обязательно: должность и ФИО сотрудника, выдавшего документ с его подписью.

Многие ИП, находящиеся на ЕНВД используют для печати таких документов уже упомянутые выше чекопечатающие машинки. Поскольку их не нужно ставить на учет в налоговые органы, это особенно удобно для предпринимателей, находящихся на ЕНВД.

Внимание! Даже в тех случаях, когда применение контрольно-кассовой техники не является законной обязанностью предпринимателя, он может обзавестись ею на добровольных началах, например, для контроля за продавцами. В этом случае регистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции не надо

Подключение онлайн-кассы самостоятельно: пошаговая инструкция и важные аспекты

Нельзя просто взять и начать печатать чеки сразу после выбора и покупки оборудования. Его нужно еще зарегистрировать и настроить, шаг за шагом выполняя действия:

Подключение кассы к компьютеру. Предварительно нужно скачать с официального сайта производителя инструкцию и драйвера и установить их.

Выбор оператора фискальных данных из реестра на сайте налоговой. Заходим на сайт выбранного ОФД и проходим регистрацию. Если все поля будут заполнены верно, по электронной почте вы получите подтверждение и письмо с логином и паролем для входа в личный кабинет. Заходим и заключаем договор с оператором, заполнив все поля с контактными данными. Для этого необходима цифровая подпись, которую можно получить в специальных центрах Министерства коммуникации и связи.

Регистрация фискального накопителя через приложение на ПК, установленное с драйверами. Заполняем следующие поля: упомянутый выше регистрационный номер, ИНН и данные о предприятии, а также информацию об операторе фискальных данных. Понадобятся также порт и адрес сервера ОФД, узнать которые можно на сайте оператора. Эта информация нужна, чтобы касса могла отправить пакеты данных с чеками. При неправильном вводе ИНН или номера регистрации кассы, вы не сможете исправить ошибку. Единственный выход — приобрести новый фискальный накопитель, расставшись с еще 6000 рублей. При успешной регистрации ФН касса выдаст первый отчетный документ.

Информацию из полученного отчета вводим на сайте налоговой для получения регистрационной карточки ККТ и постановки оборудования на учет в ФНС.

• Возвращаемся на сайт оператора, вводим информацию из карточки. Устанавливается связь между ОФД и кассой, пользователю выставляется счет за услуги оператора.
• Настройка ПО, в том числе бухгалтерии, системы учета товаров и т.д. Оно разнится в зависимости от типа оборудования: фискальный регистратор, готовый набор кассира или касса автономного типа. В любом случае подходить нужно с большой ответственностью. Неправильно настроенное ПО может в самый ответственный момент «полететь».
• Завершение установки кассы и печать первого чека. Это необходимо для проверки наличия в нем всей необходимой номенклатуры. Также зайдите на сайт ОФД и убедитесь, что в личный кабинет поступили данные о транзакции.

Теперь вы знаете, как подключить онлайн-кассу самостоятельно. Следуя описанной выше подробной инструкции, вы точно не запутаетесь в этапах настройки оборудования. Особенно, если остановите выбор на ККТ от нашей компании. Их отличительная особенность — наличие гарантии. Ведь даже самое детальное руководство не исключает человеческий фактор. Почему это удобно и выгодно? В случае если пользователь при самостоятельной настройке и подключении кассы допустит ошибку, гарантийное соглашение покроет эти неполадки, и вы возобновите ведение бизнеса в прежнем режиме.

Особенности применения кассовых аппаратов для продажи товаров/услуг через интернет

11.  Можно ли кассу с маркировкой «Ф» использовать для расчетов в интернете?ККТ АТОЛ 30Ф+сервис АТОЛ Онлайн14.  Необходимо ли применять онлайн-кассу, если мы не продаем товары, а оказываем услуги в виде размещения рекламы на нашем сайте. Оплата услуги возможна, в частности, через платежные агрегаторы и только физическими лицами.15.  Если наш продукт – инфобизнес и консультации, нужно ли применять онлайн-кассы?17.  Кто должен выдавать чек при работе по системе дропшиппинг?18.  Если мы через платежные системы (иностранные) получаем электронные платежи в иностранной валюте от нерезидентов, должны ли мы выбивать кассовые чеки? Если да, то в какой валюте?