Письмо о смене реквизитов

Когда необходимо письмо о смене адреса

Уведомление о смене юридического адреса (образец которого не имеет строгой регламентации) — последний этап редакции реквизитов компании.

Согласно закону (Постановлению Правительства РФ № 1092 от 22 декабря 2011 года) ИФНС, занимающаяся переоформлением документов компании, сама направляет обновленную информацию о ней в соответствующие фонды и статистические организации. Но имеет смысл не дожидаться официального уведомления, а оповестить сторонние предприятия самостоятельно.

Адресаты письма рассмотрены в таблице ниже.

Основания для переоформления или смены гендиректора

Как сменить директора в ООО, если учредитель в нем один? Отличие смены директора в ООО с единственным учредителем от общества с несколькими участниками будет только в том, что вместо протокола общего собрания учредитель принимает единоличное решение о смене генерального директора.

Если директором является не учредитель, а наемный работник, то проводится обычная процедура увольнения. В случае же, когда единственный учредитель является директором по трудовому договору, он не имеет права на компенсацию при увольнении, т.к. действие главы 43 ТК РФ не распространяется на такой случай. Подробнее о том, может ли единственный учредитель заключить с собой трудовой договор читайте в этой статье.

Мы подготовили образец решения единственного учредителя о смене директора, в котором учредитель и директор – разные лица.

1. Смена сотрудника, занимающего должность гендиректора, по умолчанию должна сопровождаться процедурой увольнения старого и приема нового работника, которая включает в себя и соответствующие решения собрания участников хозяйственного общества.

2. Согласно ст. 42 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ полномочия единого исполнительного органа (ЕИО) могут быть переданы управляющему (предпринимателю или организации). Поэтому в случае если участники приняли такое решение, соответствующие изменения должны быть зафиксированы в протоколе собрания участников и уставе общества.

3. Ст. 40 закона № 14-ФЗ предусматривает, что полномочия ЕИО должны иметь определенный срок. Понятие срока в данном контексте мы можем найти в ст. 190 ГК РФ, которая определяет его как временной промежуток или указание на событие, которое неизбежно должно наступить. Таким образом, срок полномочий гендиректора ООО формально не может быть неопределенным, даже при условии заключения с ним бессрочного трудового договора. Каждое продление срока полномочий должно закрепляться в протоколе (решении) собрания участников.

Какой бы ни была причина изменения руководителя предприятия, список подлежащих оформлению документов практически идентичен, но при этом варьируется в зависимости от основания для такой смены. Поэтому сначала мы пошагово рассмотрим стандартную процедуру по смене одного руководителя организации на другого, а затем перейдем к частным случаям и нюансам.

В первую очередь, смена ЕИО должна быть зафиксирована в протоколе собрания участников общества либо в решении единственного учредителя. В одном и том же протоколе (решении) могут быть зафиксированы как факт снятия полномочий с предыдущего гендиректора, так и возложения полномочий на нового работника или управляющего.

ВАЖНО! С момента подписания протокола (решения) о смене гендиректора у предприятия есть всего 3 дня на подачу соответствующего уведомления в налоговую инспекцию (п. 5 ст

5 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001  № 129-ФЗ).

Как мы описывали выше, полномочия ЕИО не могут быть выданы должностному лицу на неопределенный срок, поэтому, как правило, его максимальная продолжительность составляет 5 лет. По истечении этого срока полномочия руководителя предприятия могут быть продлены на такой же срок, о чем должен свидетельствовать протокол (решение) участников ООО, а также приказ о продлении полномочий.

В случае заключения с гендиректором срочного трудового договора его продление не предусматривается законом (ч. 1 ст. 79 ТК РФ, ст. 275 ТК РФ). В то же время не расторгнутый в связи с окончанием срока действия трудовой договор, согласно ст. 58 ТК РФ, переквалифицируется в бессрочный. Таким образом, при необходимости сохранения срочных трудовых отношений лучшим выходом станет расторжение трудового договора и заключение нового соглашения на следующий срок. Записи об увольнении и приеме на работу также должны быть сделаны и в трудовой книжке должностного лица.

В то же время законодатель не требует подачи уведомления о продлении полномочий гендиректора, так как такая операция не изменяет сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ. Поэтому предоставление в ФНС заявления по форме Р14001 в данном случае не требуется, достаточно лишь правильно составить локальные документы.

Смена юридического адреса и перерегистрация в фондах

Если в процессе смены адреса ООО происходит смена ИФНС или территориальных подразделений ПФР и ФСС, то самостоятельно сниматься с учета и становиться на него в другом районе или населенном пункте не надо. Снятие и постановка на учет ИФНС и фонды происходит без вашего участия через систему межведомственного взаимодействия. Постановление Правительства РФ от 22.12.2011 N 1092 обязывает налоговые инспекции в течение 5 рабочих дней передать необходимые сведения в ПФР, ФСС и Росстат. Предлагаем кратко разобраться в этом вопросе.

Учитывая, что административное разделение фондов не связано с ФНС, может произойти так, что вы смените налоговую инспекцию, но останетесь в ведении прежнего отделения Пенсионного фонда или фонда соцстраха. В связи с этим рекомендуется уточнить, подведомственность каким государственным органам в вашем случае изменилась.

1. Постановка на учет в другую ИФНС. Согласно ст. 84 НК РФ налоговый орган осуществляет снятие с учета в течение пяти дней со дня внесения сведений о новом адресе в ЕГРЮЛ. Прежняя ИФНС самостоятельно пересылает ваши документы в налоговую по новому адресу. Процесс передачи дел может занять до месяца. Чтобы при переезде не возникало споров с налоговиками, советуем заранее провести сверку расчетов по налогам. Факт снятия организации с учета по старому адресу подтверждается уведомлением по форме № 1-5-Учет. ИНН у организации остается тот же, а КПП изменится.
2. Смена ПФР при смене юридического адреса. Пенсионный фонд должен снять ООО с учета в течение 5 дней со дня получения сведений от налоговой об изменении юридического адреса. Далее ваше дело пересылается в новое территориальное подразделение ПФР, а организации присваивается новый регистрационный номер страхователя.
3. Смена ФСС при смене юридического адреса. Осуществляется аналогично смене ПФР, но регистрационный номер ООО не меняется.
4. Новые коды статистики. В Росстат сообщать о смене адреса не надо, но при переезде у вас могут измениться коды статистики. Вы можете лично обратиться в Росстат по новому адресу для получения документа о присвоении кодов с печатью, но практически везде принимают уведомление, распечатанное с сайта Росстата.
5. Изменение реквизитов в банке. Сообщать вашему банку о смене юридического адреса налоговая инспекция не обязана. Если вы решили продолжать обслуживание в том же банке, то необходимо заменить банковскую карточку и указать в ней новый юридический адрес ООО.

Хотя по закону госорганы должны оформлять постановку на учет по новому адресу самостоятельно и в сжатые сроки, нельзя не учитывать человеческий фактор. Если вы заинтересованы в том, чтобы перерегистрация из-за смены юридического адреса ООО произошла без проблем, держите этот процесс под контролем. Узнавайте о том, пришли ли ваши документы вовремя и в полном объеме, иногда из-за сбоев во межведомственном взаимодействии приходится становиться на учет самостоятельно.

Процедура смены адреса

Итак, вооружившись необходимыми знаниями и документами, переходим непосредственно к действиям. Разобьем их на несколько этапов.

1. Этап принятия решения

На этом этапе вы должны будете оформить решение о смене юридического адреса ООО. Если общество учреждено единственным участником, он же единолично и постановит сменить место нахождения. Если же состав участников более сложный, необходимо будет созвать собрание учредителей и оформить решение о смене адреса протоколом. В том же документе, как правило, утверждаются соответствующие изменения в Устав общества, и прикладывается либо новая редакция Устава, либо Изменения в устав.

2. Этап выбора и заполнения формы заявления для предоставления в органы ФНС

Так как адрес ООО должен содержаться в его Уставе, то соответственно выбираем форму № Р 13001 «Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица» (далее — Заявление или форму № Р 13001).

Заполняем автоматически при помощи ПФДГР или вручную, согласуясь с Приказом ФНС. После этого лучше обратиться в органы ФНС, где проверят правильность заполнения Заявления и выдадут квитанцию для оплаты государственной пошлины. Хотя платежный документ вы можете и самостоятельно скачать с официального сайта ФНС, указав территориальный налоговый орган, в котором вы зарегистрированы.

3. Нотариальное оформление Заявления

Форма № Р 13001 подписывается заявителем у нотариуса, который производит удостоверительную надпись. При визите к нотариусу не забудьте взять с собой паспорт, учредительные и регистрационные документы, «свежую» (до 30 дней) выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), решение об изменении юридического адреса ООО и непосредственно сами изменения.

При удостоверении подписи вам нужно будет оплатить нотариальный сбор, размер которого лучше уточнить у нотариуса заранее, так как стоимость услуг работников нотариата в различных регионах может отличаться друг от друга

Обратите внимание, что законодательно определен срок, в течение которого должно быть зарегистрировано изменение адреса ООО, равный 3 рабочим дням. Поэтому заранее подготовьте выписку из ЕГРЮЛ и запишитесь к нотариусу

Итак, теперь вы можете подавать документы в органы ФНС.

4. Этап непосредственной подачи Заявления в органы ФНС и получения документов о государственной регистрации

Хотя Закон № 129-ФЗ указал, что к заявлению должны прилагаться только решение о смене адреса и два экземпляра новой редакции Устава или изменения в устав, иногда сотрудники ФНС просят предоставить документ – основание на занятие помещения по соответствующему адресу (договор аренды, свидетельство о государственной регистрации права собственности и пр.).

Если все документы заполнены правильно, сотрудник территориального органа ФНС примет у вас Заявление со всеми приложениями и выдаст расписку с указанием даты, когда вы сможете получить свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ и заверенную копию Изменений в устав или новой редакции Устава. Государственная регистрация изменения юридического адреса ООО в органах ФНС происходит в срок не более 5 рабочих дней.

Затем, если из-за смены адреса меняется территориальный орган ФНС, соответствующее уведомление будет направлено в новую инспекцию ФНС в рамках внутриведомственного обмена сведениями.

5. Этап уведомления иных органов и учреждений

Некоторые думают, что на предыдущем этапе все заканчивается, но это ошибочное мнение. Далее следует обязательно направить во все регистрирующие органы уведомления о смене юридического адреса ООО с приложением заверенных копий документов, полученных из органов ФНС. Речь идет об уведомлении ПФ, ФСС, Росстата.

И, конечно, не забудьте изменить сведения об обществе в тех банковских учреждениях, где открыты счета ООО.

Следует помнить, что несоблюдение сроков при регистрации нового юридического адреса ООО может привести к привлечению виновных лиц к административной ответственности (ст. 14.25 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Кроме того, может пострадать и деловая репутация общества, так как ваши контрагенты получат еще один повод начать сомневаться в благонадежности организации, которая по непонятным причинам скрывает реальные сведения о себе. Чтобы этого избежать, воспользуйтесь содержанием данной статьи.

Изменение адреса местонахождения ООО в пределах одного региона

Предлагаем ознакомиться с инструкцией, где пошагово прописан порядок действий в случае, если вы приняли решение о смене адреса компании по местонахождению.

Шаг 1. Принятие учредителем (либо несколькими участниками ООО) решения об изменении адреса местонахождения общества.
Данное решение оформляется в виде Решения единственного участника общества или Протокола Общего собрания участников общества.

Шаг 2. Заполнение Формы 14001 (Заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ).

Шаг 3. Нотариальное заверение подписи Генерального директора на Форме 14001.

При походе к нотариусу Генеральный директор должен иметь при себе оригиналы учредительных документов, включая ИНН, ОГРН, Устав общества, решение о назначении Генерального директора, продление полномочий Генерального директора, паспорт, печать. Некоторые нотариусы могут запросить дополнительный пакет документов.

Шаг 4. Заверение Генеральным директором копии договора аренды нового адреса местонахождения общества.

С оригинала договора аренды необходимо сделать копию, прошить ее и заверить печатью и подписью Генерального директора.

В случае если адрес местонахождения предоставляется обществу в субаренду, помимо копии договора субаренды в регистрирующий орган предоставляется письмо-согласие от собственника помещения.

Шаг 5. Подача документов в регистрирующий орган Генеральным директором в течение 3 дней после принятия решения об изменении адреса местонахождения общества (шаг 1).

В регистрирующий орган подается следующий комплект документов:

• Решение/Протокол об изменении адреса местонахождения общества
• Заверенная нотариально Форма 14001
• Заверенная Генеральный директором копия договора аренды/субаренды
• Письмо-согласие от собственника помещения (в случае субаренды)

При подаче документов на руки выдается Расписка. В ней указывается дата получения документов по итогам регистрации.

Шаг 6. Регистрация изменений регистрирующим органом в течение 5 рабочих дней.

Шаг 7. Получение Генеральным директором в регистрирующем органе Листа записи о внесенных в ЕГРЮЛ изменениях.

Важно!

Подавать и получать документы в регистрирующем органе (шаг 5, 7) может не генеральный директор лично, а кто-то другой по нотариальной доверенности. Доверенность можно оформить при заверении Формы 14001 (шаг 3).

Подведем итоги. Смена юр адреса компании имеет массу нюансов, в том числе в части подготовки и подачи документов на внесение изменений в ЕГРЮЛ. Поэтому даже самая подробная пошаговая инструкция не может обеспечить беспроблемный процесс смены адреса организации. А малейшая ошибка в процедуре или при заполнении документов на смену адреса ООО может стать причиной отказа инспекции в регистрации соответствующих изменений. 

Обратившись за услугой «Внесение изменений в ЕГРЮЛ» к нашим экспертам, вы можете быть уверены, что:

• регистрация изменения юрадреса будет проведена в срок,
• с соблюдением необходимых требований,
• без претензий со стороны налоговиков.

Смена адреса ООО внутри населенного пункта

Форма Р13014 – многостраничная, для каждой ситуации заполняются определенные страницы. Незаполненные страницы и листы заявления в ИФНС не подаются.

Первая страница. В пункт 1 впишите ОГРН и ИНН юридического лица. В пункте 2 укажите значение «2», если изменения вносятся только в ЕГРЮЛ (то есть в уставе прописан лишь населенный пункт). То же самое, если ООО действует на основании типового устава, потому что в нем адрес вообще не указывается.

При полном адресе в уставе проставьте значение «1», а ниже укажите, в каком виде подаются изменения в него («1», если устав весь в новой редакции или «2», если это просто лист изменений).

Лист Н. Укажите сведения о заявителе, обычно это директор (в пункте 1 значение «1»).

Образец заполнения формы Р13014 при смене юридического адреса в том же городе

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов

Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

•  формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

•  поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

•  цвет бумаги: белый или светлых тонов;

•  нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Смена контактного адреса электронной почты в регистрационных данных

Смена контактного адреса электронной почты в регистрационных данных

Изменить контактный адрес электронной почты вы можете в Вашей панели управления в разделе «Регистрационная информация».

В случае утраты реквизитов доступа к панели управления, вы можете воспользоваться специальной формой и нажать на ссылку «Забыли пароль». Далее следуйте инструкциям.

Форма письма:

Требования к оформлению письма:

Требования к письму, представленному от имени организации:

• Представленная в письме информация должна совпадать с имеющейся в базе данных ООО «Регистратор Доменов»;
• Письмо должно быть на бланке организации, с печатью этой организации;
• Если письмо подписывает лицо, не являющееся руководителем организации (Директор, Генеральный директор, Ректор, Председатель правления), то следует указать должность, фамилию, имя, отчество этого доверенного лица, и дать ссылку на документ, подтверждающий его полномочия (например: «на основании доверенности No- ______ от _______», либо «на основании приказа No- ______ от _______»). В конце письма в этом случае должна стоять подпись доверенного лица. К письму должна быть приложена копия доверенности или приказа.
• Обязательным приложением к заявлению является копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица (документ ИНН/КПП).

Требования к письму, представленному от имени физического лица или ИП:

Заявление должно быть оформлено от владельца контракта, на заявлении должна присутствовать подпись физического лица;
Представленная в письме персональная информация должна совпадать с имеющейся в базе данных ООО «Регистратор Доменов»;
К письму должны быть приложены копии следующих страниц паспорта:
разворот с фотографией, Ф.И.О., название учреждения, выдавшего документ;
страница с отметкой о постоянном месте регистрации.

От индивидуального предпринимателя также требуется Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.

Письмо можно:

• привезти к нам в офис;
• прислать по почте РФ;
• копию письма можно прислать по факсу, (495) 956-97-23;
• копию письма можно отправить в электронном виде (например, отсканированную) по адресу

После получения копий писем изменения будут внесены в базу данных ООО «Регистратор Доменов» в течение 24 часов.

Информационное письмо о смене генерального директора: образец и реквизиты

«Уведомление о смене генерального директора» – обязательный документ, предусмотренный законодательством. Сначала такие письма направляются в банки, занимающиеся обслуживанием счетов юридического лица. И только потом – контрагентам.

Как сделать печать для индивидуального предпринимателя? Список действий и рекомендации вы найдёте в этом материале.

Обращаемся к представителям налоговых органов

Адресату документы направляются уже после того, как внесены соответствующие изменения. И после того, как в содержании Росреестра уже подтверждено, что гендиректор сменился. До этого момента решение не имеет никакой силы, и нет смысла составлять саму бумагу.

Это обязательное требование согласно закону. Для этого используют форму №P14001. Других документов не нужно, только само заявление.

Заполняется документ в следующем порядке:

1. Титульный лист. В этом месте пишут полное наименование организации, ИНН и ОГРН.
2. На листе есть первая страница, обозначаемая как К. Она должна быть в количестве двух экземпляров. В одном из них заполняют только разделы за номерами 1 и 2. Здесь даётся информация относительно старого директора. Ещё одну копию дают тому, кто пришёл на должность руководителя. На данном листе переходят к заполнению третьего раздела.
3. Лист Р нужен для сведений, которые предоставляются налоговым органам. За это отвечает либо сам новый руководитель, либо его представители. Во втором случае обязательно требование – наличие доверенности, заверенной у нотариуса.

Письмо отправляется в налоговую службу только после нотариального заверения. Для чего новый генеральный директор обращается к нотариусу. Тот должен засвидетельствовать подпись.

Образец информационного письма о смене генерального директора вы можете скачать по этой ссылке.

Образец информационного письма о смене генерального директора.

Общаемся с банками и контрагентами

В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня. Иначе на предприятие налагается штраф.

В каком порядке заключается договор между ИП и ООО? Статья на эту тему здесь.

С юридической точки зрения, контрагентам не обязательно отправлять такое письмо. Но лучше сообщить своим партнёрам об изменениях, чтобы подстраховаться на будущее. Особенно, если увольнение директора связано с утратой доверия. В деловом мире это считается правилом хорошего тона.

Есть сведения, присутствие которых обязательно:

1. Документ пишется от лица только нового руководителя. В конце стоит его подпись, обязательно заверенная у нотариуса.
2. Не надо уточнять, почему именно уволили предыдущего директора. Особенно, если не хочется распускать лишних слухов. Достаточно использовать одну короткую фразу. Если нет желания, причину можно вообще не указывать. Согласно общим требованиям, вообще можно не указывать ничего, кроме самого факта снятия старого руководителя с должности, и назначения на его место нового. Для остальных сведений – приложения.

Одним из обязательных приложений будет копия протокола общего собрания, на котором и принято решение об отстранении нового директора, и назначении нового.

Прикрепляются сами конкретные решения о снятии с должности и назначении на неё. Что касается обязательных реквизитов, то достаточно будет полного названия организации вместе с электронным адресом почты.

Пример готового письма.