Сопроводительное письмо к резюме

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

1. Цель составления

Чтобы получить качественный результат от своих действий, важно понимать, ради чего они вообще предпринимаются, чего хочет добиться менеджер по персоналу от кандидата, требуя от него предоставления сопроводительного письма. Начнем с того, что не каждый специалист по найму читает направленный Вами текст

Но часть менеджеров, напротив, очень внимательно изучает сопроводительную информацию. Важно ориентироваться именно на тех, кто уделяет время прочтению писем, а не думать о том, что вы лишь потратите свое время на создание текста, который в итоге, возможно, и не будет прочитан

Начнем с того, что не каждый специалист по найму читает направленный Вами текст. Но часть менеджеров, напротив, очень внимательно изучает сопроводительную информацию

Важно ориентироваться именно на тех, кто уделяет время прочтению писем, а не думать о том, что вы лишь потратите свое время на создание текста, который в итоге, возможно, и не будет прочитан

Цель рекрутеров при изучении письма — оценить:

• насколько внимательно соискатель изучил текст вакансии, в которой работодатель указал на обязательность предоставления сопроводительного письма;
• стиль, манеру подачи информации — эти параметры являются предметом для анализа коммуникативных навыков, уровня образованности, умения соискателя четко и ясно формулировать мысли;
• мотивацию работать в компании или на вакантной должности;
• уровень грамотности и общей образованности.

Цели кандидата, составляющего сопроводительный текст к резюме:

выполнить требование работодателя по предоставлению письма, продемонстрировав тем самым внимательность при изучении текста вакансии;
обратить на себя внимание, выделиться из общей массы претендентов на вакантное место;
определить свою заинтересованность в данной работе или компании, мотивацию на сотрудничество с работодателем;
предоставить информацию, которая не отражена в резюме, но важна для оценки профессиональных качеств, достижений и личностных особенностей специалиста;
не дожидаясь вопросов от менеджера по найму, дать пояснения по «скользким» вопросам: частая смена работы, увольнение после непродолжительного периода работы на последнем месте, прерывание стажа и т.д.;
рассказать о своих результатах и достижениях.

Согласитесь, что такое количество возможностей сделать свое резюме еще более привлекательным стоит того, чтобы потратить время на подготовку сопроводительного письма.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Возможные варианты

Разобраться, что именно надо писать, вам поможет следующий образец текста.

Пример 2:

«Здравствуйте, Александр Васильевич!

В газете «Кадры» я увидел, что в Вашей организации объявлен конкурс на должность менеджера по продажам. Меня интересует предложенная вакансия. Я соответствую указанным требованиям, ведь у меня на аналогичной должности пятилетний опыт работы. Умение грамотно строить процесс переговоров и знание специфики рынка позволят мне сразу приступить к работе.

Подробную информацию о моих навыках и достижениях можно увидеть в резюме. Буду рад предложению встретиться и рассказать о своем опыте, потенциале и навыках.

Благодарю за время, потраченное на прочтение моего резюме.

Телефон (495)4444444″

Также можете взять за основу другой вариант.

Пример 3:

«Добрый день!

Увидев на сайте вашей организации вакансию руководителя отдела, занимающегося контролем качества выпускаемой продукции, решил отправить свое резюме. Я более двух лет являюсь руководителем ОТК, поэтому все нюансы работы мне уже известны. Я четко выполняю задачи, поставленные вышестоящим руководством, могу эффективно организовать работу людей и следить за выполнением планов на каждом участке. На предыдущем месте работы я смог повысить производительность труда ОТК на 12% путем оптимизации процесса контроля.

Информация об опыте работы указана в резюме. Прошу его рассмотреть. Если моя кандидатура вам интересна, прошу связаться со мной. Телефон (495)5555555.

Благодарю за внимание. Если разобраться, что пишут в сопроводительном письме, то все оказывается не так уж и сложно

Если вы хотите поменять сферу деятельности, то составить его лучше таким образом:

Если разобраться, что пишут в сопроводительном письме, то все оказывается не так уж и сложно. Если вы хотите поменять сферу деятельности, то составить его лучше таким образом:

«Здравствуйте!

Из газеты «Труд» я узнала об открытой в вашей компании вакансии экономиста. Предлагаю вам свою кандидатуру на указанную должность. Настойчивость, умение принимать решения в стрессовых ситуациях, своевременно вникать в нюансы работы, и желание работать в вашей фирме, являющейся лидером на рынке продаж металлоизделий, помогут компенсировать отсутствие аналогичного опыта. Также быстро вникнуть в работу я смогу благодаря наличию высшего экономического образования и двухлетнему стажу работы на должности бухгалтера.

Прошу рассмотреть высланное мной резюме и благодарю за время, потраченное на его прочтение. Готова ответить на дополнительные вопросы в назначенное вами время. Договориться о встрече со мной можно по телефону (495)6666666.

Развернутая версия сопроводительного письма

(которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме. Необходимо в тексте сопроводительного письма отразить:

1. Название (наименование) должности (допустимо — двух схожих или смежных позиций), на которые высылается резюме; желательно также пометить, из какого источника (сайт, газета) вы узнали о вакантной должности (должностях); предложение себя в качестве кандидата.

Пример 4:

Прочитав информацию на Вашем интернет-сайте, я узнал, что Ваша фирма открыла набор на вакантные должности в сфере сан.контроля мясо-молочного сырья.

В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.

Я полагаю, что мои знания и опыт работы могут быть полезны как на позиции специалиста по закупкам мясо-молочного сырья, так и на должности начальника службы санитарного контроля.

2. Очень лаконичный, но содержательный и точный конспект резюме, который своей целью имеет подтвердить соответствие ваших личностных и профессиональных качеств той вакансии, на которую вы претендуете.

3. Ваше желание и готовность к отдаче, работе и профессиональному росту в области указанного в позиции направления, а лучше — в именно стенах данной фирмы.

Пример 5:

Все мои профессиональные навыки и знания, а также ожидания последующего продвижения находятся в сфере работы с клиентами и активных прямых продаж (как на административном, так и на исполнительском уровне).

В настоящее время я имею в своем активе более чем 6-летний опыт работы в прямых продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт на руководящей должности в данной сфере в течении последних двух лет работы.

В должности руководителя службы продаж на последнем месте работы я лично отвечал за результаты и деятельность отдела продаж в сфере В2В (косметологическое и медицинское оборудование).

Пример 6:

Я осуществляю успешную деятельность в течение нескольких лет по данному направлению в системе государственных таможенных и ветеринарных контролирующих органов, есть опыт сотрудничества и наработанные связи как с ведущими отечественными компаниями пищевой отрасли, так и с крупнейшими иностранными поставщиками. Прикрепленное резюме даст представление о моих потенциальных возможностях, квалификации и профессиональном опыте.

4. Ваша готовность к личному собеседованию в организации, в процессе которого вы более развернуто изложите о себе информацию.

5. Контактные данные.

Пример 7:

С радостью приму предложение встретиться и рассказать немного больше о своем возможном потенциале и опыте работы. Вы можете связаться со мной по электронной почте … либо по телефону …

Пример 8:

С удовольствием в рамках интервью отвечу на все интересующие вопросы в случае Вашей заинтересованности. Связаться со можно по электронной почте… Заранее благодарен за уделенное мне время.

Образец сопроводительного письма

Сопроводительное письмо не универсально для всех направлений и видов интересующих вас вакансий.

Ввиду того, что адресатом письма являются различные организации и разные люди, текст письма тоже будет отличаться, в соответствии с каждой интересующей вакансией, будет незначительно видоизменяться.

Всегда в сопроводительном письме речь идет о конкретной должности в конкретной организации.

Дополнительные рекомендации

Перед отправкой, попробуйте взглянуть на свое описание глазами работодателя. Так же в этом могут помочь родственники или знакомые. Нередко в сопроводительных письмах встречается искусственность, которая в обычной речи не встречается или построение фраз выглядит слишком вычурно, что вызывает чувство неловкости за автора у читающего.

Если Вы планируете откликаться на большое количество вакансий, сделайте несколько вариантов писем и пробуйте их направлять поочередно. При этом фиксируйте фактическое количество получаемых откликов для каждого из вариантов. Таким образом, Вы сможете провести тестирование наиболее лучшего письма и в дальнейшем использовать именно его.

Стоит ли писать креативное сопроводительное письмо к резюме: удачные примеры

Как видите, сопроводительное письмо может писаться в любой свободной форме с сохранением основных элементов. Следует учитывать возраст и социальное положение адресата, а также должность, на которую вы претендуете. Если ваш онлайн-собеседник – владелец крупного бизнеса, а будущая профессия – руководитель или ведущий специалист, то стиль должен быть строго деловой, без изысков и «заигрываний».

Другое дело, если вы обращаетесь в молодую креативную фирму или претендуете на должность, подразумевающую нестандартное мышление. В этом случае можно и даже нужно оригинальничать. Однако перегибать палку не стоит – вы должны показать, что вы креативный кандидат, а не клоун. Пример хорошего сопроводительного письма к резюме с оригинальным содержанием:

«Уважаемый Владимир Выготов!

Меня зовут Максим Совёнков, но друзья называют меня просто Макс (иногда Сова). Из объявления в эфире я узнал, что вам нужны интересные, молодые и зажигательные ди-джеи для работы на утреннем шоу. Я как раз из таких! «Почему?» – спросите вы. Очень просто! Мне 23 года, но за плечами большой опыт работы (с 18 лет) за ди-джейским пультом в ночных клубах. Конечно, микширование и радио – не одно и то же, но я могу давать в прямом эфире интересные уроки и даже вести собственную передачу. У меня нет внутренних барьеров, я люблю людей и мне интересно с ними общаться.

Жду от вас звонка. Макс».

Как видите, основная структура письма сохранилась, но в сообщении много специфической лексики и несвойственных жанру деловой переписки выражений – риторические вопросы, восклицания и т.д. Тем не менее, такая записка, несомненно, подчеркивает характер соискателя и обязательно «зацепит» работодателя, если ему действительно нужны ведущие с необычным мышлением.

Структура сопроводительного письма

Ниже представлена типовая структура сопроводительного письма, в начале которой располагается классический вариант шапки делового письма:

Кому:

Тело письма

Первый параграф. Здесь вы рассказываете, почему вы обращаетесь к данному человеку и откуда вы узнали о существующей вакансии. Также кратко сообщаете информацию о себе, указываете, что вы знаете о компании, в которую обращаетесь, ее продуктах, истории и пр.

Второй и третий параграфы. В этом разделе вы подробно рассказываете о себе, суммируете ваш опыт и образование, и, ссылаясь на них, описываете, почему вы являетесь идеальным кандидатом на указанную позицию. Именно здесь необходимо разместить информацию, которая может вызвать у работодателя наибольшую заинтересованность в вас. Расскажите, чем вы занимаетесь сейчас

Уделите особое внимание вашим качествам и навыкам. Объясните, почему вы пишите именно в эту компанию и претендуете на эту позицию

Аргументируйте вашу заинтересованность в работе в данной компании.

Цель параграфа — показать, что вы подходящий кандидат для приглашения на интервью.

Последний параграф — это благодарность читателю за прочтение письма, информация о возможной обратной связи, а также возможность продемонстрировать деловой этикет, вашу нацеленность на результат и заинтересованность в работе.

Приложение содержит перечень документов, прилагаемых к письму.

Структура

Надо решить задачу — написать о себе так, чтобы зарекомендовать себя, как специалиста, заинтересовать работодателя и запомниться ему, представить краткую выдержку из резюме. Не будем изобретать велосипед, решением этой задачи и занимается сопроводительное письмо. Структура:

Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. «Уважаемый Иван Васильевич», «Добрый день, Мария Александровна» — простые формулировки вполне подойдут. Не стоит фамильярничать: «Хеллоу, бро»

Источник. Откуда вы узнали о данной вакансии: посоветовали вам или сами перешли по рекламе. Этим вы даете работодателю информацию, куда стоит тратить деньги на рекламу для набора людей.

Цель письма

Побудить рекрутера обратить на вас внимание.

Навыки. Кратко описать, почему должность, на которую вы подаете, вам подходит.

Контакты

Если вас выберут, а контактов не будет, то плакало ваше рабочее место.

Подпись.

Есть разные виды сопроводительных писем: письмо-запрос, -отказ, -подтверждение и другие. В данной статье мы не будем их рассматривать, потому что их структура мало чем отличается. Сейчас нам надо максимально привлечь рекрутера.

Распространенные ошибки

Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.

1. Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
2. Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз. Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.
3. Выход за рамки делового стиля. Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя. Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.
4. Общие слова. Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п. Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».
5. Орфографические и пунктуационные ошибки. Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.

Главные требования к сопроводительному письму

Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:

• предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
• емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
• стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
• личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
• уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
• актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
• конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
• рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.

Что такое сопроводительное письмо

По старой традиции начнём с определения: сопроводительное письмо — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо — так трактуется в Википедии.То есть простыми словами — это анонс вашего резюме. Но подробнее взглянем на определение

Из него мы понимаем, что сопроводительное письмо не очень-то и важно работодателям, оно лишь дополняет или поясняет основные документы. Это действительно так

По данным опроса сайта SuperJob большинство работодателей (91%) рассматривают все резюме, независимо от наличия сопроводительного письма, 8% смотрят хотя бы на формальное его наличие, а 1% вообще не рассматривает резюме без сопроводительных писем.

Здесь напрашивается очень хороший вопрос: а зачем тогда тратить время на написание ненужного текста? Ведь оно не так важно. Надо понимать, что его цель — заинтересовать работодателя прочитать ваше резюме, а 91% людей, которые набирают персонал, говорят, что не заинтересованы читать сопроводительное письмо, потому что люди неправильно понимают что это

Соискатели просто не умеют его писать!

Надо сказать, что опрос проводился среди российских работодателей. На западе дело обстоит по другому. Там ребята к делу подходят серьёзнее и зачастую сопроводительное письмо может сыграть решающую роль в выборе вашей кандидатуры. Если хотите попробовать найти работу за границей, то обязательно посмотрите нашу подборку школ для изучения английского языка.

Что же, давайте учиться писать сопроводительное письмо =)

Сопроводительное письмо к резюме на английском. Как писать cover letter

Данный раздел предназначен для тех, кто хочет составить сопроводительное письмо на английском языке. Существует несколько сервисов, которые предлагают шаблоны сопроводительного письма, их можно найти в Интернете.

Поля с именем и контактными данными по умолчанию установлены на английском языке, а тело письма содержит фразы, которые можно использовать для любой профессии, в зависимости от ваших навыков и требований работодателя.

Дополнительной удобной функцией подобных сервисов является проверка грамматических ошибок на английском языке. Вы можете использовать данный образец cover letter для создания собственной копии.

Dear Ivan!

As a highly skilled project manager with 11 years of experience, I am writing to express my interest in the project manager position at your company.

I have advanced knowledge in developing scopes, keeping projects moving, submitting deliverables on time, and ensuring a seamless experience for all parties involved. Moreover, while my previous position afforded me a well-rounded skillset, including excellent relationship building and time management skills, I excel at:

• Outlining project scopes, managing timelines, and deadlines (¾ оf all projects within last year met both timeline and budget).
• Tracking and reporting on overall progress. (Asana and Jira “godlike” knowledge).
• Managing daily operations and implementation of new programs.
• Forecasting project revenue and ensuring all goals are met (I have financial background as a plus).

Please review my attached application for additional details regarding my expertise and achievements. Do not hesitate to reach out if you have any questions or need further clarification on my experience. I would love to meet with you and discuss this position in detail.

Thank you for considerationSincerely,Olga