Чем отличается приказ от распоряжения?

Обязательно ли нумеровать кадровые приказы?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное, контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.

Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):

1. Инструкция по заполнению трудовых книжек предписывает в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» указывать не только дату приказа, но и его номер:

2. Указание на номер приказа фигурирует в формах сообщений, разработанных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации для работодателей.

3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.

4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях предписано обязательно регистрировать приказы.

Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

• инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
• сбор информации, ее анализ;
• формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
• регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
• подписание документа;
• регистрация документа;
• доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень 2019).

Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.

ВНИИДАД, 2018.

Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.

См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Оформление нормативных актов (законов, постановлений, указов и т.д.) – примеры

К нормативным актам относятся все законодательные акты, действующие не только на территории Российской Федерации, но и международные акты (как действующие, так и недействующие).

Все законодательные акты имеют одинаковую структуру оформления:

1. Наименование нормативного акта (Федеральный закон, Приказ, Указ и т.д. (начнем оформлять различные законодательные акты):

• Федеральный закон;
• Приказ;
• Закон субъекта Российской Федерации.

Кем был издан нормативный акт (Закон Краснодарского края, Приказ Минспорта России и т.д.), при этом в федеральных законах указывать это не нужно:

• Федеральный закон (ни чего указывать не нужно);
• Приказ Минспорта России;
• Закон Краснодарского края.

Дата, когда был принят нормативный акт, указывается цифрами, где первая цифра – число, далее – месяц, затем – год принятия:

• Федеральный закон от 27.07.2004;
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017;
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020.

Номер нормативного акта. Является уникальным:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ;
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017 № 183;
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020 № 4403-КЗ.

Редакция нормативного акта, редакция есть не у всех нормативных актов, ее наличие оформляется в круглых скобках, после открытия скобки указывается «ред. от» и дата редакции (цифрами):

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 08.12.2020);
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017 № 183 (редакция отсутствует, писать ничего не нужно);
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020 № 4403-КЗ (редакция отсутствует, писать ничего не нужно).

Полное название нормативного акта, указывается в кавычках с первой прописной буквы:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 08.12.2020) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017 № 183 «О признании и включении во Всероссийский реестр видов спорта спортивных дисциплин, видов спорта и внесении изменений во Всероссийский реестр видов спорта»;
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020 № 4403-КЗ «О внесении изменений в статью 9 Закона Краснодарского края «Об Общественной палате Краснодарского края и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Краснодарского края».

Где был опубликован нормативный акт:

Указание электронного адреса (требования такие же, как при оформлении электронных ресурсов, после названия нормативного акта пишется «. – URL:», после чего указывается адрес в сети Интернет и дата обращения «(дата обращения: 27.01.2021)», после которой ставится точка):

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 08.12.2020) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» . – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48601/ (дата обращения: 28.01.2021);
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017 № 183 «О признании и включении во Всероссийский реестр видов спорта спортивных дисциплин, видов спорта и внесении изменений во Всероссийский реестр видов спорта» . – URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_215519/ (дата обращения: 28.01.2021);
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020 № 4403-КЗ «О внесении изменений в статью 9 Закона Краснодарского края «Об Общественной палате Краснодарского края и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Краснодарского края» . – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/2300202101050017 (дата обращения: 28.01.2021);

Указание, в каком печатном издании был опубликован нормативный акт, при этом необходимо указывать официальные печатные издания: Собрание законодательства Российской Федерации, Российская газета, газеты министерств и ведомств. При использовании такого оформления необходимо помнить, что не все нормативные акты публикуются в печатных изданиях, у некоторых существует только электронная версия:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 08.12.2020) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 31. – Ст. 3215;
• Приказ Минспорта России от 16.03.2017 № 183 «О признании и включении во Всероссийский реестр видов спорта спортивных дисциплин, видов спорта и внесении изменений во Всероссийский реестр видов спорта» – данный документ опубликован в печатном издании не был, оформить его можно только как электронный ресурс;
• Закон Краснодарского края от 29.12.2020 № 4403-КЗ «О внесении изменений в статью 9 Закона Краснодарского края «Об Общественной палате Краснодарского края и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Краснодарского края» – данный документ опубликован в печатном издании не был, оформить его можно только как электронный ресурс.

3 Диапазоны дат

В русском: если обе даты без пробелов, то среднее тире (–) без пробелов, если внутри даты есть пробелы, то между датами  —  (длинное тире отбитое тонкими пробелами). Если вы не используете среднее тире, то замените его на длинное.

В английском: всегда использовать среднее тире. С пробелами, если обе даты содержат пробелы. В остальных случаях — без пробелов.

3.1 Полный со временем

Отличие от 3.2: этот лучше подходит для связных текстов, использования в целых предложениях, заголовках писем или разделов

Русский	English
С 1 ноября, 12:25 по 5 ноября, 13:35	From November 1, 12:25 to November 5, 13:35
С 1 ноября 2014, 12:25 по 12 мая, 13:35	From November 1, 2014, 12:25 to May 12, 13:35
С 1 ноября 2013, 12:25 по 12 мая 2014, 13:35	From November 1, 2013, 12:25 to May 12, 2014, 13:35
Когда один и тот же день:
1 ноября, с 12:25 по 13:35	November 1, from 12:25 to 13:35
1 ноября 2014, с 12:25 по 13:35	November 1, 2014, from 12:25 to 13:35

3.2 Средний (с тире) со временем

Отличие от 3.1: этот лучше использовать в таблицах и аналогичных конструкциях.

Русский	English
1 ноября, 12:25 — 5 ноября, 13:35 ( — )	November 1, 12:25 — November 5, 13:35 ( – )
1 ноября 2014, 12:25 — 12 мая, 13:35 ( — )	November 1, 2014, 12:25 — May 12, 13:35 ( – )
1 ноября 2013, 12:25 — 12 мая 2014, 13:35 ( — )	November 1, 2013, 12:25 — May 12, 2014, 13:35 ( – )
Когда одна дата:
12:25—13:35, 1 ноября (12:25–13:35)	12:25—13:35, November 1
12:25—13:35, 1 ноября 2014 (12:25–13:35)	12:25—13:35, November 1, 2014

3.3 Короткий со временем

Русский	English
1 янв, 12:25 — 5 ноя, 13:35 ( — )	Jan 1, 12:25 — Nov 5, 13:35 ( – )
1 дек 2015, 12:25 — 3 янв, 13:35 ( — )	Dec 1, 2015, 12:25 — Jan 3, 13:35 ( – )
Когда одна дата:
12:25—13:35, 1 ноя (12:25–13:35)	12:25—13:35, Nov 1
12:25—13:35, 1 ноя 2014 (12:25–13:35)	12:25—13:35, Nov 1, 2014

3.4 Полный без времени

Русский	English
В одном месяце
1­—5 ноября (1–5)	November 1—5 (1–5)
1—5 ноября 2014 (1–5)	November 1—5, 2014 (1–5)
В разных месяцах
1 ноября — 12 декабря ( — )	November 1 — December 12 ( – )
1 ноября 2014 — 12 января ( — )	November 1, 2014 — January 12 ( – )
1 ноября 2013 — 12 января 2014 ( — )	November 1, 2013 — January 12, 2014 ( – )

3.5 Короткий без времени

Русский	English
1 янв — 2 июня ( — )	Jan 1 — Jun 2 ( – )
2 ноя 2014 — 12 дек ( — )	Nov 2, 2014 — Dec 12 ( – )
2 ноя 2014 — 12 дек 2014 ( — )	Nov 2, 2014 — Dec 12, 2014 ( – )

Как произносить даты

1. Число и месяц

Чтобы правильно прочитать дату, прежде всего надо определить, в какой традиции она была написана – британской или американской. К примеру, 04/07/2021 для британцев будет означать 4 июля 2021 года, а для американцев – 7 апреля 2021 года. 

Произносятся они тоже по-разному (но и в том, и в другом случае число надо читать как порядковое числительное):

• 30 March (британский вариант): the thirtieth of March
• March 30 (американский вариант): March the thirtieth

В британском варианте порядковое числительное числа идет на первом месте и согласуется с названием месяца с помощью of. В американском варианте первым произносят название месяца и никак не согласовывают с числом (определенный артикль перед ним не опускается).

2. Года

Это только кажется, что любой год сложно прочитать. Правило чтения годов очень простое: четырехзначное число надо разложить на две части. Например:

• 1392: thirteen (13) ninety-two (92)
• 1684: sixteen (16) eighty-four (84)
• 1845: eighteen (18) forty-five (45)

Если в числе встречаются ноли, носители языка произносят их как oh или hundred. Если нолей два, тогда только hundred: 

• 1200: twelve hundred
• 1401: fourteen hundred and one / fourteen oh one
• 1708: seventeen hundred and eight / seventeen oh eight

Для того, чтобы произнести на английском года первого десятилетия XXI века, в ход идет конструкция «two thousand…»:

• 2000: two thousand
• 2004: two thousand and four / twenty oh four

Для того, чтобы прочитать уже 2010-х года, числа можно либо разложить на две части, либо использовать конструкцию «two thousand…»:

• 2011: two thousand and eleven / twenty eleven
• 2014: two thousand and fourteen / twenty fourteen

Как писать и произносить дни, месяцы и годы в Великобритании и США:

Британский вариант	Американский вариант
03 May 1974	May 03, 1974
03/05/1974	05/03/1974
the third of May, nineteen seventy-four	May the third, nineteen seventy-four

3. Десятилетия и века

Есть два способа, чтобы правильно прочитать век на английском: 1) использовать порядковые числительные до 21 или 2) поделить четырехзначное число на две части, как в случае с годами. Не забывайте про отличительную особенность подсчета веков: для того, чтобы определить, о каком веке (century) идет речь, нужно прибавить единицу к числу, которое стоит перед сотнями (hundreds). Например:

• 700-799: the seven hundreds / the eighth century (7+1 =8)
• 1800-1899: the eighteen hundreds / the nineteenth century (18+1 = 19)
• 1900-1999: the nineteen hundreds / the twentieth century (19+1=20)

Века состоят из десятилетий (decades), которые записывают и произносят во множественном числе с окончанием -s (так как десятилетия описывают несколько лет):

• the 1790s: the seventeen nineties
• the 1920s: the nineteen twenties
• the 2020s: the twenties (можно сократить, когда подразумевается недавнее десятилетие)

В Великобритании 2000-2009 года принято называть «the noughties» , в США «the aughts» . А вот ушедшую эпоху 2010-х до сих пор затрудняются назвать одним словом. Так, можно встретить варианты «the twenty-tens», «the teens», BBC News предлагало формы «tensies» и «teensies». Какое название укрепится в современном английском, остается под вопросом.

4 Длительность

Как делают другие:

Кто	Что советует	Где
Гугл	0:30, 1:01:05
Атлассиан	—	https://atlassian.design/server/patterns/date-formats/
САП	—	https://experience.sap.com/fiori-design-web/formatting-dates/

Есть два формата: цифрами и словами. Вне зависимости от строкового представления сортировка всегда по длительности, а не по строковому представлению.

4.1 Цифрами

Используйте всегда один и тот же формат в рамках одной таблицы, блока, лучше экрана, а лучше — модуля или продукта. Нельзя где-то указывать длительность до секунд, а где-то до минут, будет путаница. Всегда недалеко от длительности лучше подписать, что это за формат. Если секунды указываются, то это очень желательно, если секунды не указываются, то строго требуется.

Стоит помнить, что 1 секунда и 1,0 секунда — не одно и то же, нельзя их путать.

С секундами	Только минуты
0:12,256		Ведущий 0: для минут обязателен
0:12		Ведущий 0: для минут обязателен
2:25	0:02	Для варианта Только минуты ведущий 0: для часов обязателен
25:25	0:25	В этом и ниже миллисекунды скорей всего не нужны, если речь идет не о спортивных соревнованиях
25:00	0:25
2:25:25	2:25
21:25:25	21:25
1:02:25:25	1:02:25	Только минуты в этом случае смотрится особенно неудачно
48:25:25	48:25

4.2 Буквами полный

Все числа округляются до целых. Написать 25 минут и 25,5 секунд — нельзя.

Русский
English

—
—
Если хотите миллисекунды, см

4.1
12 секунд
12 seconds

2 минуты и 25 секунд
2 minutes 25 seconds

25 минут и 25 секунд
25 minutes 25 seconds

25 минут
25 minutes
Обратите внимание, здесь не написаны секунды, так и надо
2 часа и 25 минут
2 hours 25 minutes

21 час и 25 минут
21 hours 25 minutes

1 день и 2 часа
1 day 2 hours

48 часов и 25 минут
48 hours 25 minutes

10 дней
10 days

2 недели и 5 дней
2 weeks 5 days
Если нужно понедельное деление
6,5 месяцев
6.5 months

4.3 Буквами короткий

Русский
English

12,256 с
12.256 s

12 с
12 s

2 мин 25 с
2 min 25 s

25 мин 25 с
25 min 25 s

25 мин
25 min
Обратите внимание, здесь не написаны секунды, так и надо
2 ч 25 мин
2 h 25 min

21 ч 25 мин
21 h 25 min

1 д 2 ч
1 d 2 h

48 ч 25 мин
48 h 25 min

10 д
10 d

2 нед 5 д
2 w 5 d
Если нужно понедельное деление
6,5 мес
6.5 mo

С десятичной дробью — лучше не надо

С десятичной дробью можно писать только месяцы и годы и только с округлением до половины. Минуты, часы, дни и недели нельзя даже с округлением до половины. В таком виде сложно понять, сколько это, если дробная часть не 0,5.

Лучше не использовать зачеркнутые варианты.

Десятичная	Сколько это на самом деле
3,10 часа	3:06
3,20 часа	3:12
3,25 часа	3:15
3,30 часа	3:18
3,33 часа	3:20
3,40 часа	3:24
3,50 часа	3:30
3,60 часа	3:36
3,67 часа	3:40
3,70 часа	3:42
3,80 часа	3:48
3,90 часа	3:54
3,5 года
3,8 года	3 года, 9 месяцев и около 22 дней
3,2 месяца	3 месяца и около 6 дней

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

КОГДА НАЧИНАЕТСЯ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?

Прежде чем приступать к рассмотрению вопроса о сроках и о том, когда они заканчиваются, надо определить, а с какого момента, собственно, срок начинает течь? Как правило, существует два вида сроков: «исполнить до какого-либо числа» и «исполнить в течение какого-либо количества дней с определенного момента». Днем, с которого начинает исчисляться срок исполнения, является либо законодательно установленный момент (с наступления определенной даты, с наступления определенного события) либо факт уведомления, поступления документа к исполнителю. Как определить этот момент?

Начало срока исполнения бумажного документа

Общепринятым способом фиксации поступления документов в организацию является учет входящей корреспонденции. Как правило, эта функция возложена на канцелярию, секретаря, помощника руководителя – должность ответственного зависит от системы делопроизводства организации. Однако сторона, которая отправляет в нашу организацию документ для исполнения, заинтересована в соблюдении нами срока исполнения, поэтому она также зафиксирует, когда именно передала нам документ. В связи с этим помните: в случае возникновения споров или конфликтов решающей будет не запись о поступлении документа в вашей книге учета входящей корреспонденции, а имеющаяся у отправителя отметка о получении адресатом документа. Это может быть:

• дата, проставленная на втором экземпляре уведомления или заявления;
• отметка на почтовом уведомлении о вручении;
• информация, которую фиксирует курьерская служба.

Начало срока исполнения электронного документа

В случае обмена документами в электронной форме многое зависит от информационных систем, с помощью которых происходит обмен корреспонденцией (рис. 1). Большая часть государственных органов уже перешла на специальные системы электронного документооборота (далее – СЭД), сертифицированные надлежащим образом и позволяющие точно определять время поступления корреспонденции. Подобные системы есть у таможенных, налоговых органов, у кредитных организаций. В отношениях между организациями, в случае, если документ направляется с использованием СЭД, суды также принимают сведения из этих систем в качестве доказательства своевременной отправки документов.

Если стороны не имеют надежную, принятую и согласованную договоренность по обмену электронными документами, следует направлять документы в бумажном виде, а если необходимо – отправлять их дубликаты в электронном виде.

Если документы направили по электронной почте с использованием почтового сервиса (в тех случаях, когда это допустимо) главное – это возможность зафиксировать, что именно нужный документ был отправлен, и отправлен в определенное время. В случае, если дойдет до суда, такую услугу может оказать нотариус, имеющий право произвести действия по обеспечению доказательств путем осмотра электронной почты заинтересованного лица.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Частичное представление: год, век, тысячелетие

Даты, которые представляют собой временной промежуток (года, века или тысячелетия) , записываются в соответствии с правилами оформления дат. Рассмотрим примеры:

Некалендарные даты ( например учебный или отчетный год), начинающиеся в одном, а заканчивающиеся в другом году, оформляются с использованием косой черты: в 2017/2018 учебном году.

В остальных случаях, е сли период ограничен несколькими годами или десятилетиями, то между числами ставится тире без пробела. А слово «годы» сокращается ( гг. ). Например : в 2013 — 2018 гг.

Для обозначения веков чаще используют римские цифры : в XXI веке, люди XX века . Наращение (или буквенное окончание) в данных выражениях не используется. Такое написание традиционно, но не закреплено правилами. Иногда века обозначаются арабскими цифрами, например в энциклопедиях или справочниках. Если надо указать временной промежуток, то даты в тексте пишутся так: конец XX — нач. XXI в.

Чтобы правильно написать даты, связанные с указанием на тысячелетие, эру, воспользуйтесь сокращением. П ример: в II тыс. до н. э

Обратите внимание на обязательную постановку пробелов между всеми сокращенными словами

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

•  поступающую корреспонденцию (входящие документы);

•  исходящие документы;

•  внутренние служебные записки;

•  приказы по основной деятельности;

•  кадровые приказы;

•  распоряжения;

•  протоколы совета директоров;

•  протоколы планерок (оперативок) и т.п.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Чего делать нельзя: 9 запретов

В требованиях к текстовым документам содержится ряд запретов. Например, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД 2020) года запрещают:

1. Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
2. Писать математические знаки без числового сопровождения.
3. Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
4. Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

В самом тексте недопустимо применять:

1. Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
2. Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
3. Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
4. Произвольные словообразования.

К физическим величинам тоже есть требования:

1. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин (если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки).

Отклонение от обязательных требований не допускается, в соответствии с действующими правилами следует оформлять любой элемент текста.