Как получить эцп для юридических лиц?

Резюме

Итак, с 1 июля 2021 года в ФНС действительно можно оформить бесплатную ЭЦП. Но бесплатную — лишь отчасти. Придется в любом случае приобретать за свой счет токен и доступ к программе криптозащиты. Если имеется действующая ЭЦП, то можно применять ее до окончания срока пользования. Если она выдана УЦ, не прошедшим к 1 июля 2021 года аккредитацию по новым требованиям по Закону № 63-ФЗ, то проработает такая ЭЦП только до 1 января 2022 года.

После 1 января 2022 года физическое лицо, представляющее юридическое лицо без доверенности или ИП смогут оформлять ЭЦП только в ФНС или в удостоверяющих центрах, которые признаны ФНС доверенными лицами. Другие физлица — в том числе рядовые работники предприятия, смогут оформлять подписи только в коммерческих УЦ, аккредитованных по новым правилам, утвержденным Законом № 63-ФЗ.

В ближайшее время правомерно ожидать дополнения официальной нормативной базы по применению бесплатных ЭЦП от ФНС до конца 2021 года. Прежде всего — регламентирующие применение машиночитаемой доверенности. Следует, таким образом, отслеживать официальные сообщения от налоговой службы.

Видео — как получить бесплатную ЭЦП в ФНС:

Алгоритм получения ЭЦП для юридического лица

При получении ключа электронной подписи юридическими лицами предоставляются следующие документы:

• копия паспорта должностного лица, на которое оформляется цифровая подпись – сканы страниц с фотографией, датой выдачи и пропиской;
• копия СНИЛС того же лица;
• копия свидетельства о постановке организации на учёт в ИФНС;
• копия документа о назначении лица на должность;
• актуальная выписка из ЕГРЮЛ – срок давности не должен превышать 30 дней со дня выдачи;
• контактные данные организации – ОКПО, ОКАТО, ОКТМО, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, телефон, электронная почта.

Копии документов необходимо заверять нотариально.

После этого необходимо выбрать удостоверяющий центр (УЦ), где вы будете получать ЭЦП – их существует огромное количество (более подробную информацию об аккредитованных центрах вы можете узнать ЗДЕСЬ). Разница между ними заключается не только в стоимости услуг и месторасположении, но и в видах оформляемых электронных ключей.

Следующие шаги таковы:

• В выбранный УЦ направляется заявление на оформление ключа ЭЦП.
• Центр высылает вам договор, который необходимо подписать и отправить назад.
• Далее вам выставляется счёт на оплату. Чек по оплаченному счёту вы предоставляете в УЦ вместе с заполненным заявлением и всеми заранее подготовленными документами.
• После этого нужно только дождаться получения ЭЦП: когда центр проверит все документы, он выдаст вам ключ.

Процедура, как видите, довольно простая. Но в получении ЭЦП могут и отказать. Это происходит в следующих случаях:

• если в заявке указаны неверные данные;
• если предоставлены не все документы;

При выявлении таких ошибок необходимо будет отправлять заявку повторно.

Получение КЭП в коммерческих удостоверяющих центрах

С 1 июля по 31 декабря 2021 года можно получить электронную подпись для индивидуальных предпринимателей и юрлиц в коммерческих удостоверяющих центрах, прошедших процедуру аккредитации «по новым требованиям» Минкомсвязи России (См. “Новую электронную подпись можно получить в Удостоверяющем центре СКБ Контур“)

Более того, УЦ ФНС выдаёт бесплатно электронные подписи исключительно юридическим лицам, ИП и нотариусам. КЭП физлица или лица, планирующего действовать от имени юридического лица по доверенности, выдаётся только коммерческими аккредитованными УЦ.

Вместе с тем физические лица, которые представляют предприятие или ИП по доверенности, к примеру, штатные сотрудники, с 1 января 2022 года обязуются предоставлять подписываемую документацию вместе с электронной машиночитаемой доверенностью (МЧД), которая подписывается ИП или руководителем юридического лица.

Список подобных удостоверяющих центров находится на платформе Минкомсвязи в перечне аккредитованных УЦ с датой аккредитации после 1 июля 2020 года.

Шаг 1. Выберите вид электронной подписи

Есть 3 вида электронных подписей. Они указаны в статье 5 ФЗ «Об электронной подписи». У каждого из них своя область применения и юридическая сила.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это комбинация логина и пароля или СМС-кода. Такую подпись используют для проведения банковских операций, получения госуслуг, авторизации на онлайн-платформах. С ПЭП вы сталкиваетесь, когда заходите на свою страничку в соцсети или оплачиваете покупку в интернете.

В бизнесе такую подпись можно использовать для внутреннего документооборота. Например, вы с коллегой обмениваетесь документами по почте. Чтобы придать вашей переписке юридическую силу, вы можете вписать в документы код электронной подписи. Это нужно, чтобы при возникновении трудовых споров вы могли обратиться с документами в суд. Если документы не будут иметь юридическую силу, суд их не примет. Перед тем как обмениваться документами с такой подписью, вам нужно заключить дополнительное соглашение.

Наталья Фомина,
юрист:

— Простая электронная подпись не имеет юридической силы, пока стороны не заключат соглашение о ее использовании и признании электронной подписи аналогом собственноручной. Только после этого подписанный документ имеет юридическую силу.
 
Требования к содержанию соглашений каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, но основные установлены статье 9 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»:
 
1. Должны быть придуманы правила, которые позволят определить лицо, подписавшее документ.
 
2. Лицо, создающее и (или) использующее ключ простой электронной подписи, должно соблюдать конфиденциальность.

ПЭП нельзя использовать для подписания трудовых договоров, счетов-фактур и других документов, где должна стоять печать организации. Также ей нельзя подписывать документы, которые содержат гостайну.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

В бизнесе НЭП используют во внешнем и внутреннем документообороте. Например, чтобы подписать неформализованные документы — письма, доверенности, техническую документацию.

Как и в случае с простой электронной подписью, сторонам нужно заключить дополнительное соглашение о взаимном признании такой подписи как собственноручной.

Наталья Фомина,
юрист:
— Согласно ГК РФ, электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, поэтому передача электронной подписи другому лицу запрещена. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, так часто случается при сдаче бухгалтерских отчетов, но представитель, конечно же, должен ставить свою подпись на документах.

НЭП можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Такую подпись можно использовать во внутреннем электронном документообороте компании, для обмена документами с внешними контрагентами, участия в электронных торгах, обмена документами с ФНС, сдачи отчетности в контролирующие органы.

Например, вы решили участвовать в электронных торгах. Чтобы получить аккредитацию на электронной торговой площадке, вам потребуется КЭП.

КЭП придает документам юридическую силу без дополнительных соглашений. Создать такую подпись самому невозможно, ее может выдать только удостоверяющий центр.

Порядок и условия получения

Порядок и условия получения ЭЦП зависят не только от вида подписи, но и от регламента конкретного учредительного центра.

Обычно, подбираются наиболее оптимальные условия в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, а стандартный порядок осуществления процедуры соответствует следующему алгоритму:

1. Передача реквизитов сотрудникам учредительного центра, сделать это можно по электронной почте или совершив личный визит в выбранную инстанцию.
2. Получение счета и оплата услуги по оформлению электронной подписи.
3. Оформление необходимого пакета документов.
4. Подача заявления, которое должно быть оформлено в соответствии с установленной формой. Бланк обычно предоставляют сотрудники учредительного центра.
5. Визит в офис для получения ЭЦП.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования к содержанию сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

• подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
• проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
• проверять полномочия участников ЭДО;
• создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
• оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Срок действия аккредитации УЦ вместо пяти лет составит три года. Аккредитации, полученные УЦ до 01.01.2020, будут действовать до 01.01.2022. Соответственно, квалифицированные сертификаты, выданные УЦ до 01.07.2020, будут действовать до 01.01.2022.

Чтобы получить аккредитацию по новым правилам, УЦ должен отвечать более жестким требованиям:

• иметь минимум 1 млрд руб. собственных средств (капитала) или 500 млн. руб. капитала, но при этом один либо несколько филиалов или представительств не менее чем в 3/4 субъектов России;
• иметь финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам в размере не менее 100 млн. руб. (сейчас это 30 млн. руб.);
• иметь лицензию на деятельность по производству, разработке и распространению шифровальных (криптографических средств), выполнению работ в области шифрования, техническому обслуживанию средств шифрования и т.п.;
• деловая репутация директора и учредителей УЦ должна соответствовать требованиям, установленным правительственной комиссией.

Изменение 4: изменятся правила выдачи и применения ЭП

В Федеральный закон № 63-ФЗ вводят новые статьи 17.1 – 17.6, регулирующие использование квалифицированной ЭП физическими лицами, гражданскими и муниципальными служащими, индивидуальными предпринимателями, организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, а также использование ЭП в государственных информационных системах. Действие новых статей вступят в силу с 01.01.2021.

В Схеме отображено, где заявители смогут получить ЭП.

Изменения вступят в силу позже, поскольку требуют технической подготовки и модернизации IT-систем.

Анализируя сроки внедрения новых положений законодательства, действия прежних аккредитаций УЦ и выданных ими квалифицированных сертификатов, переходный период, во время которого будут внедряться изменения, продлится до 2022 года. Этого времени должно хватить для того, чтобы и УЦ, и государственные структуры, и, конечно, организации подготовились работать по новым правилам.

Как работает ЭП

С виду то, что принято называть электронной подписью, выглядит как обычный USB-накопитель. В действительности это не сама ЭП, а лишь инструмент для ее формирования. Этакий современный аналог обычной ручки. На накопителе содержится набор файлов:

• Программа для шифрования.
• Уникальный закрытый ключ шифрования.
• Сертификат, подтверждающий личность владельца ЭП, с открытым ключом, который применяется для расшифровки подписи.

Процесс постановки электронной подписи кажется со стороны непонятным и сложным. В действительности же его можно описать в нескольких строках. В момент «подписания» документа ЭП происходит следующее:

• файл документа преобразуется в длинный набор символов — хеш;
• хеш шифруется при помощи закрытого ключа — это и есть электронная подпись;
• ЭП прикрепляется к документу, а вместе с ней — сертификат, в котором «зашита» информация о владельце подписи и ключ для расшифровки хеша.

На стороне получателя происходит следующее:

• проверяется владелец сертификата — так можно быть уверенным, что подпись принадлежит уполномоченному лицу;
• происходит подсчет хеша того электронного документа, который получен;
• при помощи открытого ключа происходит расшифровка ЭП — теперь известно, каков был хеш у отправленного файла;
• хеши сравниваются — они должны быть одинаковы.

Для чего нужна такая проверка? Она покажет, что документ целостный и подлинный. Если же злоумышленник решит исправить его уже после подписания, хеш файла изменится. При проверке он не сойдется с тем, который зашифрован в электронной подписи. Это будет означать, что файл не является подлинным. Поэтому подписанные ЭП документы считаются защищенными от несанкционированного доступа. Надежный алгоритм шифрования позволяет передавать информацию через интернет без опасений. Ведь даже если документ будет перехвачен, незаметно внести в него изменения не выйдет.

У системы есть лишь одно уязвимое место — это носитель (флешка). Завладев им, злоумышленник сможет создавать подлинные электронные подписи. Чтобы защититься от этого, пользователь может сменить стандартный заводской пароль носителя на уникальный. https://youtube.com/watch?v=GOw4vL_429w

Удостоверяющий центр СКБ Контур

Удостоверяющий центр Контура уже получил аккредитацию, соответствующую новым требованиям закона об электронной подписи.

Сейчас планируется сотрудничество с УЦ ФНС для получения статуса доверенного лица, с помощью которого наладится выдача электронных подписей руководителям юридических лиц и ИП.

Более того, Контур принимает участие в разработке нормативно-правовых актов, регулирующих использование электронных доверенностей, также планируется подготовка системы этих доверенностей. А сервисы Контура поддерживают работу таких доверенностей и информационных структур, с которыми налажено взаимодействие.

Из чего состоит электронная подпись

Обмен информацией в электронном виде значительно упрощает и ускоряет документооборот.

Однако при этом возникает потребность в подтверждении личности автора и информационной безопасности данных. Чтобы удостоверить личность уполномоченного лица для заключения сделки, подачи отчета или иного действия, используют электронную подпись. Это зашифрованный код, который выдают физическому лицу, предпринимателю или организации и фиксируют в соответствующем реестре.

Наличие подписи подтверждает личность автора документа, составленного в электронной форме. Также она гарантирует защиту от искажений и исправлений. Такую подпись записывают на USB-накопитель, который представляет собой сертификат ключа проверки. В процессе формирования электронного ключа подписи, данные о его владельце сохраняются в отдельный файл. Этот файл и является сертификатом ключа подписи.

Виды ЭЦП для юридических лиц

Простая ЭЦП

Подпись включает в себя информацию только о ее владельце применяется в настоящее в организации банковских операций в качестве логина и пароля для входа в систему, на сайт, на сервис и т.д.

Ее используют в системе скрейтч-карт и т. д. Также популярно применение данного вида ЭЦП при организации внутреннего электронного документооборота внутри фирмы.

Усиленная неквалифицированная подпись

Кроме информации о ее создателе также включает в себя структуру документа. Если файл поступит с нарушенной подписью это значит, что он открывался и менялся.

Для создания подписи применяются программа по криптошифрованию. Ранее такого рода ЭЦП применялась на торговых площадках, проводящих госторги.

Усиленная квалифицированная подпись.

Это подпись, формат и структура которой полностью определяются законодательными актами. Создание подписи происходит при помощи специальных программных средств, сертифицированных ФСБ.

Также на бумажном носителе либо в электронном виде имеет сертификат ключа, который определяет ее структуру.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.

Как и где получить ЭЦП

УКЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. В них можно обратиться:

• лично — вы экономите на услугах фирм-посредников, но тратите своё время;

• через фирму-посредника — это платно, но заявку оформят быстро и удалённо;

• через банк — вы получите ЭЦП и сразу откроете расчётный счёт.

Список документов для получения ЭЦП зависит от того, кто будет учредителем юридического лица. Если это организация — соберите пакет документов для юрлиц, если простой гражданин или ИП — для физлиц. Собственная ЭЦП понадобится каждому учредителю нового ООО.

Физлицо и ИП	Юридическое лицо
заявление на выдачу подписи оригинал или заверенная копия паспорта СНИЛС свидетельство ИНН	банковские реквизиты учредительные документы ИНН доверенность на представителя.

Если подавать заявление на выдачу ЭЦП, подписывать акт её передачи и получать подпись будет не руководитель организации, а третье лицо, то понадобится его паспорт и оригинал или заверенная копия доверенности.

Если ЭЦП получает не руководитель юрлица, а сотрудник, который будет использовать её для раскрытия информации о финансовой деятельности организации на специализированных порталах, то понадобится доверенность на раскрытие информации.

УКЭП для физлица вместе с физическим носителем стоит в пределах 2—3,5 тысяч рублей. Юрлицу она обойдётся в 3,5—4 тысячи рублей.

Все предоставленные данные проходят проверку в удостоверяющем центре. После оплаты услуги по выдаче ЭЦП вы получите токен с цифровой подписью в виде USB-флешки, ключ проверки к ней и инструкцию по использованию. Также электронная подпись может не иметь физического носителя. Её цифровой сертификат хранится на удалённом сервере и в этом случае подпись называют облачной КЭП.

Заказать ЭЦП в Контуре

Шаг 4. Заберите электронную подпись и пользуйтесь

Выпуск сертификата занимает не более 2 дней. Забирайте электронную подпись в удостоверяющем центре лично. ЭП передается владельцу в виде USB-флешки, которая называется токен.

Чтобы начать работу с электронной подписью, вставьте флешку в USB-разъем компьютера, откройте программу СКЗИ, выберите сертификат, который установлен на флешке, и подпишите документ.

Перед тем как подписывать документ, убедитесь, что его больше не нужно редактировать. После подписания документ нельзя исправить.

Максимальный срок действия сертификата — один год. После этого подпись становится недействительной и ее нужно продлевать. Сделать это можно в удостоверяющем центре.

Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция

Чтобы вы не запутались, приводим вам общий алгоритм действий:

1. Найдите в списке аккредитованный центр в вашем регионе или самый ближайший к нему.
2. Посетите центр лично или заполните заявку на его сайте.
3. Получите заявление, договор на оказание услуг и счет для оплаты на руки (или на свой электронный ящик).
4. Заполните и подпишите все документы.
5. Привезите полный комплект документов лично или отправьте на email центра отсканированные копии для согласования, если это возможно.
6. Оплатите выставленный центром счет.
7. Получите электронный ключ с подписью в центре. Для этого предъявите паспорт и квитанцию об оплате. Если высылали копии, предъявите оригиналы всех документов.

В разных центрах алгоритм действий может незначительно отличаться. Уточняйте все условия на сайте или по телефону.

Электронную подпись делают не более трех суток, в большинстве центров можно ее получить за один день. Но только при условии, что вы предоставили все необходимые документы.

Дистанционное поступление: варианты и особенности подачи документов в электронной форме

12 фев

92265

33

Читать позже

Вместе с ключом вы получите сертификат, подробную инструкцию по установке, а также все необходимое программное обеспечение.

Доверенные лица УЦ ФНС России

По условиям Федерального закона N63-ФЗ и “Порядка оказания услуг удостоверяющего центра ФНС” помимо территориального налогового органа возможно обращение к доверенным лицам УЦ ФНС России.

Доверенные лица от имени ФНС России смогут принимать заявления, идентифицировать личность и передавать сертификат УКЭП заявителю.

Для получения статуса доверенного лица УЦ необходимо:

1. Получить аккредитацию по обновлённым положениям;
2. Доказать соответствие дополнительным условиям, установленным постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2409.

В планах СКБ Контур получение статуса доверенного лица УЦ ФНС. Пока таких доверенных лиц нет, но с их появлением УЦ ФНС составит перечень на собственной официальной странице.

Работа через доверенные лица УЦ ФНС России будет осуществляться с 1 января 2022 года.

Выводы

Чтобы получить электронную подпись, нужно:

1. Выбрать тип электронной подписи. Убедитесь, что подпись подойдет для решения ваших задач. Если выбираете ПЭП или НЭП, не забудьте про дополнительные соглашения, чтобы документы, подписанные ими, имели юридическую силу.

2. Собрать документы для электронной подписи. Вам понадобится паспорт, СНИЛС, ИНН, выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. При подаче документов вы можете использовать нотариально заверенные копии вместо оригиналов.
3. Подать документы с заявлением на изготовление подписи в ближайший удостоверяющий центр и оплатить услугу. Уточните стоимость сертификата электронной подписи в своем удостоверяющем центре.

4. Забрать токен с сертификатом электронной подписи. Поделитесь открытым ключом с теми, кому будете отправлять подписанные документы. Обязательно установите программу СКЗИ, без нее ЭП не будет работать.