Как написать официальное письмо

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Особенности отказа

Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия

После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает

Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания

Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.

• К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
• Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
• Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.

В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.

Обращение в деловом письме и правильное оформление

Основа успешного делового общения — правильное использование обращения. Наиболее распространенный шаблон — «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Высокоуважаемый». Если обращение пишется для нескольких человек, которые являются представителями одной профессии, можно в тексте написать «Уважаемые коллеги». Уместной будет фраза «Уважаемые дамы», если партнеры женщины, или, наоборот, «Уважаемые господа», если в организации адресате только мужчины.

Образец делового письма должен быть не только правильно начат, но и закончен. В конце должна выражаться надежда на продолжительное сотрудничество.

Не нужно писать, что отправитель ждет незамедлительного ответа. Такие фразы оказывают отрицательное влияние на желание компании в дальнейшем продолжать общение.

Обращения в деловом письме

Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству

Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее)

Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.

Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»

В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

Как составить и красиво оформить продающее письмо, чтобы его читали

Рассказываем, как сделать красивое письмо для рассылки и на какие моменты следует обратить внимание

Адаптивность дизайна. Помните, что дизайн емейл-рассылки должен отображаться так, как надо на разных устройствах (телефон, ноутбук).

Размер письма для email-рассылки. Чем длиннее письмо, тем меньше вероятность, что его дочитают до конца. Средняя длина писем – 1500-2000 px, при этом первые 500 px должны содержать самую важную информацию. Ширина – около 600 px.

Вес письма не должен быть большим, иначе оно просто не прогрузится у пользователей с плохим интернет-соединением.

Обязательное наличие кнопок для призыва к действию

Обратите внимание на форму, тип и цвет.

Используйте геймификацию для вовлечения пользователя (квизы, назначение встреч прямо в письмах и пр.)

Позаботьтесь о людях с проблемами со зрением (оптимальный размер шрифта, контраст цвета фона и текста и пр.)

Пользуйтесь шаблонами и выбирайте сервисы для рассылок с их широким выбором.

Как составить заголовок, чтобы ваше письмо открыли

Согласно исследованию сервиса для рассылок MailChimp, процент открытий писем в зависимости от заголовка может варьироваться от 1 до 87. Это говорит о том, что правильно составленный заголовок – это как минимум половина успеха.

Пишите максимально кратко и емко.
Не продавайте, а рассказывайте. Описательные заголовки гораздо более эффективны и не отталкивают читателя, в отличие от агрессивных и преждевременных призывов купить.
Задавайте вопросы и не забудьте дать ответы на них в письме

Вопросы привлекают внимание читателя и повышают вероятность открытия письма.
Максимально персонализируйте заголовки.

Примеры (шаблоны) продающих заголовков:

• Запрет на открытие письма: «Только не открывайте это письмо! »
• Выгодное предложение: «Месяц бесплатной подписки на N».
• Краткие советы: «Как сделать … за N легких шагов»;
• Активационный заголовок: «Ваш интерес к N еще актуален?»;
• «Вы знаете это о ?»
• «N советов/идей для …»;
• Интригующий заголовок: «Вы не одиноки в…»;
• Побуждающий к действию заголовок: «А что если нам…?»;
• «Идея для …»;
• «[название товара/услуги] заканчивается через ».

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Возможности сервисов рассылки для создания письма

Notisend: Собрать письмо можно из готовых блоков и составных элементов или использовать готовый шаблон. Если у вас есть сверстанный макет HTML, его можно просто загрузить в систему. Есть модульный редактор, с которым можно собрать письмо без знаний HTML и всего за несколько минут; есть A/B тестирование элементов письма.

DashaMail: доступна Gestalt-оптимизация (A/B-тестирование и оптимизация одновременно); можно загрузить свой HTML-макет письма, использовать готовый шаблон либо собрать с нуля письмо в редакторе; в качестве редактора используется один из самых продвинутых для email-маркетинга конструкторов – Stripo. В редакторе доступны смарт-контейнеры, модули, AMP и пр.; доступно более 100 готовых шаблонов.

Unisender: с помощью A/B тестирования можно протестировать отдельные элементы писем, отправка при этом может происходить как по всему списку с разделением в зависимости от количества писем, так и по определенному проценту с выбором победителя; более 100 бесплатных готовых шаблонов (из уникальных возможностей есть AMP-блоки).

Sendpulse: есть A/B-тестирование; можно создавать шаблоны с помощью HTML-редактора или Конструктора с готовыми шаблонами; около 130 бесплатных шаблонов.

GetResponse: есть A/B-тестирование; более 500 шаблонов формата HTML, разделенных по категориям; можно персонализировать блоки письма в простом для использования редакторе; есть встроенный фоторедактор.

Falconsender: A/B-тестирования пока нет; есть блочный редактор для HTML писем и галерея красочных шаблонов.

Mailerlite: есть A/B-тестирование; галерея из более 50 шаблонов, поделенных на категории.

В заключение хотелось бы отвлечь вас от правил и алгоритмов и обратить внимание на то, что подписчики – такие же люди, как и вы, у них похожие мысли и чувства. Если вы думаете, как сделать рассылку действительно продающей и написать хорошее письмо, то поставьте себя на место вашего клиента и подумайте, что бы он хотел видеть в вашей рассылке

Читайте далее:

Виды деловых писем

Классификация

функциональный признак

1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

структурному признаку

1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак

1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

признаку адресата

1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

композиционным особенностям

1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

1. Письмо-просьба (запрос).

Скачать
83,49 Kb

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)

2. Письмо-напоминание.
3. Письмо-подтверждение.

Скачать
103,49 Kb

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)

4. Письмо-благодарность.

Скачать
193,31 Kb

образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)

5. Сопроводительное письмо.6. Письмо-сообщение.7. Письмо-приглашение.8. Гарантийное письмо.9. Электронная почта.

Примеры деловых писем

Давайте разберём на примере, как должны выглядеть наиболее распространенные типы таких сообщений.

Пример коммерческого предложения

Генеральному директору ООО «Агролюкс» Новицкому Сергею Геннадьевичу Уважаемый Сергей Геннадьевич! В ответ на Ваше обращение высылаем Вам наше предложение по поставке канцелярских принадлежностей. Наша компания является крупнейшим в регионе поставщиком продукции для офисов и магазинов канцтоваров. Наш широкий ассортимент позволит выбрать то, что больше подойдёт для Вашей компании. Вы можете заказать изделия оптом или же штучно. Нашими клиентами уже стали такие крупные компании, как ООО «Арион», ОАО «Самсон-Агро», фирма «Авангард-ТЕХНО», торговый холдинг «Пульс» и сеть супермаркетов «Гигант». Мы предлагаем вам осуществить закупку всех канцелярских принадлежностей в нашей фирме. В приложении к письму вы найдёте детальный прайс, а также список продукции, на которую сегодня действуют скидки. С наилучшими пожеланиями, Директор ООО «Карандашик» Шереметьев Г. Д.

У деловой коммуникации одна важная цель — показать товар и предложить его покупку. Судя по тексту, письму предшествовала договорённость о высылке прайса. Об этом свидетельствует первое предложение после обращения к руководителю предприятия. Также в тексте перечислены крупные компании, которые уже покупают у автора письма продукцию. И присутствует приложение к письму в виде подробного прайса и списка продукции, на которую есть скидки. Таким образом, это письмо является и сопровождающим, и коммерческим предложением.

Письмо-ответ на коммерческое предложение

Директору OOO «Карандашик» Шереметьеву Г. Д. Уважаемый Геннадий Дмитриевич! По результатам полученного от Вас коммерческого предложения и прайса (письмо от 10.03.2020 г.) готовы сообщить Вам, что хотим совершить заказ. В приложении к письму прилагаем перечень позиций и количество, которое нам необходимо. Просим поставить нам товар до 20.03.2020. Оплату гарантируем в срок до 25.03.2020. С наилучшими пожеланиями, директор ООО «Агролюкс» Новицкий С. Г.

Это письмо подписано директором фирмы. Но это мог бы быть и другой сотрудник компании, например начальник отдела снабжения. Кроме того, это не просто ответ на письмо, но и гарантия оплаты с чётко указанными сроками.

Если бы ответ был отрицательным, то письмо могло бы выглядеть так:

Директору OOO «Карандашик» Шереметьеву Г. Д. Уважаемый Геннадий Дмитриевич! По результатам полученного от Вас коммерческого предложения и прайса (письмо от 10.03.2020 г.) вынуждены сообщить Вам о своём отказе. Цены, заявленные в приложенном к письму прайсе, нашей компании не подходят. С наилучшими пожеланиями, директор ООО «Агролюкс» Новицкий С. Г.

Пример письма-приглашения

Директору ОАО «Пимес» Данилову Степану Игнатьевичу Уважаемый Степан Игнатьевич! Приглашаем Вас на выставку «Мебель 2020», где будет представлен широкий ассортимент нашей продукции. Также здесь вы сможете увидеть новинки этого года и товары, которые уже завоевали любовь популярность у наших клиентов. Вы сможете подобрать для себя и своей компании офисную, мягкую, корпусную мебель на любой вкус, а также продумать оригинальный дизайн, который мы воплотим для Вас в жизнь. Выставка пройдёт в г. Краснодаре 20 марта 2020 года. Начало в 10:00. Место проведения — выставочный зал г. Краснодара «Умидс». Будем рады видеть Вас! Генеральный директор ООО «Мебель-Люкс» Савельев Д. Е.

Как видите, в письме есть чёткая информация о том, где и когда пройдёт мероприятие. В некоторых случаях также указывается, как проехать на место проведения, и упоминаются особые правила (например, определённый дресс-код), что делает удобным посещение мероприятия. На такое письмо обязательно нужно ответить, если число участников ограничено. В остальных случаях можно действовать по ситуации, но ответить в любом случае желательно.

Требования к бланку

Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.

• Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
• Письмо размещать на листе формата А4.
• Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
• Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
• В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало

• Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
• Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
• Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
• Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
• Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
• Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
• В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Образцы правильного написания делового письма

Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.

Коммерческое предложение — письмо с рекламой услугИзвещение — уведомление адресата о предстоящем действии, отправке товара, событии

Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.

Последнее обновление — 10 июля 2020 в 11:56

1-й шаг к успеху!
Прекращаем творить себе бедность. Бизнес. Интернет. Финансы
ПЕРЕЙТИ канал Твой 1-й>миллион в телеграмм

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.