Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

1. Четко и грамотно оформлять поле «Тема/ Subject» — для экономии времени адресата и возможности мгновенно оценить содержание письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более конкретизированным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

3. Точность адресации – поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». Тут есть нюансы:

• если имя получателя стоит в поле «Кому» — отправитель ждет ответа;
• если в поле «Кому» указано несколько адресатов – отправитель ждет ответа от каждого;
• если имя находится в поле «Копия» — отправитель хочет поставить в известность адресата о сути вопроса, но ответа не ждет. Переписка не ведется, а если есть желание вмешаться, так и пишут: «Позвольте присоединиться к обсуждению…», «Позвольте высказать свое мнение…» и т.д.;
• если имя получатель стоит в поле «Скрытая копия», о нем не узнает никто из вовлеченных в переписку, но он увидит все письма

4. Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

• объем письма должен укладываться в один экран;
• максимальный объем вложений не превышает 3МГб, файлы для пересылки лучше форматировать в rar или Zip;
• язык сообщения должен быть максимально понятен и прост – минимум непонятных сокращений, сленга, англицизмов и аббревиатур, которые могут ввести получателя в заблуждение или вызвать недоумение, вопросы и т.д.;
• при ответе на предыдущие письма ответ нужно писать вверху, чтобы получатель не прокручивал всю переписку;
• не стоит писать новое письмо в ответ на предыдущее – лучше воспользоваться кнопкой «ответ», что сохранит переписку и сделает комфортным просмотр информации;
• недопустимо выделять информацию ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
• ссылки в письме выделяются традиционным синим;
• количество цветов текста не должно превышать 2-3, лучше – без цветового выделения;
• враги официальной переписки – восклицательные знаки.

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

7. О наличии вложений в письме принято сообщать («прайс прикреплен к письму», «фото в приложении» и т.д.)

[править] Структура текста письма

Текст письма состоит, как правило, из вводной и основной частей, логически связанных между собой. В вводной части указываются факты, события, обстоятельства, повлёкшие написание письма, ссылки на нормативные документы, инструкции и т. д. В основной части излагается содержание письма, в зависимости от его тематического признака — просьба, предложение, сообщение и т. д.

Тексты писем в сравнении с другими документами являются самыми демократичными и богатыми относительно использования лексико-грамматических и стилистических языковых средств.

Написание делового письма — это настоящее искусство, ведь тексты писем в наименьшей степени трафаретны и унифицированы. «Обычно мы заботимся лишь о том, чтобы чётко и лаконично изложить информацию, а забываем, что эта корреспонденция не просто важная часть бизнеса, но и наше лицо». Чтобы овладеть искусством переписки, следует усвоить правила ведения деловой корреспонденции.

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги только с одной стороны. Если письмо состоит из нескольких листов, то на бланке выполняется только первая страница, а последующие — на чистых листах. Для удобства с обеих сторон страницы оставляют поля: левое — не менее 30 мм; правое — не менее 8 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 16—19 мм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерацию страниц начинают со второй. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. Возле цифр не ставят никаких пометок.

Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой. Рубрикация является внешним выражением композиционного строения письма. Простейшая рубрикация в письмах — разделение текста на абзацы.

Абзац указывает на переход от одной мысли к другой и должен составлять три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин (формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чём речь пойдёт далее);

2) фраза (излагается основная информация абзаца);

3) комментарии (суммируется то, о чём шла речь в абзаце).

Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Не следует отправлять письмо, написанное через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату.

Общепринято отвечать на письма как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату в зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7—10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трёх дней сообщить, что письмо получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-поздравление можно присылать в течение 8 дней с момента получения сообщения об определённом празднестве.

Письмо-соболезнование направляется в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письма наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих известий.

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

Строгий стиль изложения

Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

Применение смайликов

Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе

При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

Обращение к собеседнику по имени и отчеству

По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ.

Отсутствие излишней назойливости

Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

Правило зеркала

Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

Поздравление с праздниками и памятными датами

По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

Благодарность

Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Закажите статью у лучших копирайтеров Биржи

Отзывы:

302 / 6

yrex

9475 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

456 / 3

tasha78

10398 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ

Отзывы:

334 /

avec

5892 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

436 / 2

evgenika_

7154 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

777 / 2

stesnyashka

11849 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ

Отзывы:

567 / 3

marina048

15384 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

139 /

volh07

5737 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

317 /

djazzz

4015 работ
Цена на услуги:
от 130/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

295 / 1

vajnii_jas

7411 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Главные отличия от обычной корреспонденции

Поскольку общение в бизнесе является официальным, оно имеет строгие требования и может в некоторых случаях быть публичным, что существенно отличается от обычной корреспонденции — переписки с друзьями или родственниками.

Стиль написания

В официальной речи не допускается использование как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.

Для разного рода деловых посланий он может колебаться от более официального к личному, важно при этом соблюдать баланс

Официальная лексика

Просторечная или сленговая лексика в профессиональной корреспонденции заменяется на официальную. Вместо выражений «привет», «пока», «до встречи» используются «здравствуйте», «с уважением», «благодарим».

Деловая лексика нейтрально окрашена. Не приветствуется употребление уменьшительно-ласкательных форм или жаргонизмов.

Соблюдение субординации

Важным моментом в деловой коммуникации является соблюдение субординации. Поскольку такие письма часто адресованы коллегам, руководству или вышестоящей организации, в них, в отличие от обычной корреспонденции, должны присутствовать соответствующие обороты речи и выражения, показывающие отношение автора к адресату. Например: «Дорогие коллеги!».

Актуальность информации

Деловая корреспонденция всегда относится к текущему моменту времени

Она может содержать отсылки к более раннему периоду, но в таких письмах важно передавать только актуальную информацию, чтобы не тратить время адресата и не отвлекать его от главной темы

Оформление на фирменном бланке

Одно из отличий делового общения от обычной дружеской корреспонденции — это возможность оформления письма на фирменном бланке.

В некоторых случаях, как, например, при обращении в посольства, фирменный бланк является обязательным.

Переписка на фирменном бланке.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Особенности электронной деловой переписки

Деловые письма по электронной почте пишутся примерно так же, как и те, что отправляются почтой. Разница лишь в том, что их желательно снабжать сопроводительным письмом, поясняющим, что находится внутри вложения. Если внутри несколько документов, то кратко опишите их все. Также не забудьте о соблюдении структуры делового письма для сопроводительного сообщения.

Помните, что электронные сообщения так же фиксируются и являются таким же документом, как и обычные. Если вы не получили подтверждение о том, что письмо доставлено адресату, перезвоните ему или же свяжитесь другим способом. Это позволит избежать потери письма и информации в нём. Ведь письма могут по каким-то причинам не дойти, например попасть в папку «Спам».

***

Как видите, деловое письмо — это мощный инструмент, который может значительно повысить прибыль вашей фирмы, продвинуть её на рынке услуг и товаров, увеличить количество клиентов. Грамотное, правильное письмо — бонус вашему бизнесу. Максимально используйте потенциал этого инструмента, и это позволит вам ускорить развитие вашего бизнеса и иметь хорошую репутацию.

На репутацию и развитие влияет и контент, размещенный на вашем ресурсе. Регистрируйтесь на eTXT, заказывайте качественные тексты у копирайтеров Биржи и повышайте тем самым эффективность своего дела.

Основные правила переписки по e-mail

Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.

Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции

Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа «план», «список», «коммерческое предложение», «отчет» не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.

Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.

Классификация писем

В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.

По функционалу

Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку: требующие ответа и нет и сами письма-ответы. Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.

В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.

По структуре

По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.

Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.

По тематике

Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.

Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.

Виды деловых писем.

По виду адресата

По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.

По композиции

По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.

По содержанию

Деление писем по содержанию на категории близко к классификации по тематике. Можно выделить 2 большие группы: письма официальные (претензии, запросы, рекламации и прочие) и личные деловые (например, приглашения и благодарности).

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т.д.

3

Внимание к деловым интересам оппонента. 4

Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

«Для меня ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – это постоянная связь с очень широким кругом людей»

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются. Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

«Невообразимо, но в соцсети можно даже ИНТЕРВЬЮ брать!»

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

«С другой же стороны, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ прочно вошли в нашу жизнь…»

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы

Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание

В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.