Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

Составление делового письма

Структура

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.

Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма

Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

Обращение

Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».

Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.

Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

Заключение. Вежливое завершение письма.

Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

• нейтральную и надличностную форму изложения письма;
• термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
• конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Что фиксировать в разделе?

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная ИД);

2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

Виды писем делового назначения

В процессе работы любого предприятия письма делового назначения используются для решения большого количества разнообразных вопросов. Поэтому и типов письменной документации существует достаточно много.

Виды деловых писем по территориальному признаку:

• переписка, осуществляемая внутри страны;
• переписка международного значения.

Исходя из способа доставки письма получателю, различают:

• корреспонденцию, пересылаемую почтой;
• письма, которые пересылаются по факсу;
• сообщения, которые имеют вид электронного письма.

Исходя из статуса участников переписки:

• переписка юридических лиц (от имени фирмы, организации);
• передача корреспонденции между физическими лицами.

Деловые письма выделяют исходя из числа получателей:

• письмо, адресуемое 1 получателю;
• письма, которые адресуются сразу нескольким получателям.

Виды деловых писем распределяются в зависимости от области их применения:

• корреспонденция руководящего звена организации;
• переписка коммерческого назначения;
• письма, связанные с судебными делами;
• переписка личного характера.

По направленности выделяют виды английских писем:

• инициативная корреспонденция.
• ответная переписка.

По типу составления письма:

• регламентированные (письма, написанные на основании установленной формы);
• нерегламентированные (письма, не обусловленные правилами).

Виды писем по степени иерархии:

• письма от организаций, которые занимают вышестоящее административное положение;
• корреспонденция подчиненных организаций;
• письма от третьих организаций, не указанных в договоре.

Исходя из проблематики сообщения, можно выделить:

• корреспонденцию финансовой направленности;
• правовую корреспонденцию;
• письма по вопросам материально-технической базы организации.

Письма можно разделить в зависимости от цели, преследуемой отправителем:

• корреспонденция, направленная адресату для решения рабочих вопросов;
• письма этикетного характера, которые отправляются для влияния на эмоции получателя.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями,
частными лицами.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже
если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

• Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени
  юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос,
  письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении
  контрактов с иностранными партнерами).
• Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны
  по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма
в свою очередь разделяются на:

• письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
• письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное
  письмо).

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

• обычные письма направляются одному получателю;
• циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям
  (организациям).

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

• В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию
  сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
• Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться
  в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и
  письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления деловые письма разделяют на:

• традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
• электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

• регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
• нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного
  формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

• информационные, создаваемые с целью передать информацию;
• рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Виды конвертов по типу клеевого слоя

Существует всего 2 вида клеевого слоя:

1. Самоклеящийся.
2. Смачиваемый.

С самоклеящимся слоем вы хорошо знакомы: его достаточно прислонить к липкой стороне, чтобы запечатать документ, который вам нужно отправить. У этого вида есть один минус – слой может отклеиться во время доставки письма.

Смачиваемый слой имеет еще одно название – «Декстрин». Этот вид более прочный, чем самоклеящийся. Если вы хотите, чтобы ваше письмо дошло до адресата в целости и сохранности, выбирайте этот вариант.

Советы, как запечатать письмо:

1. Проведите языком по контуру или потяните за кончик липкой стороны.
2. Опустите часть, которая загибается.
3. Проведите пальцем по ее краю.

Информационное письмо

Документ, в котором содержится разнообразный по содержанию набор исходных данных. Компания может предлагать потенциальному партнеру товары/услуги, заявлять о необходимости произвести предоплату, напоминать о смене тарифа, оповещать о предстоящих акциях. Информационное письмо адресуется партнеру в виде предложения, напоминания, извещения, сообщения, уведомления, подтверждения.

В бюджетной сфере указанный документ составляется по типовому шаблону и направляется по принципу «сверху – вниз».

В информационных письмах, изданных вышестоящими учреждениями, содержатся сведения, которые касаются вопросов правоприменительной практики. Такие бумаги методического характера ориентированы на консультирование населения в случаях принятия новых законов/правовых актов. Чиновники могут подготавливать приложения к информационным письмам в целях упрощения восприятия сведений, содержащихся в документе.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Основные виды словосочетаний

По количеству компонентов словосочетания бывают простыми и сложными.

Простые словосочетания — это конструкция из одного главного и одного зависимого компонента: разговор о жизни, сидеть на стуле.

Сложными называют словосочетания, которые состоят из трех и более компонентов. Сложные словосочетания бывают трех типов:

1. словосочетания с последовательным подчинением: очень быстро бежать;

2. словосочетания с параллельным подчинением: знаменитое произведение поэта;

3. комбинированные словосочетания с последовательным и параллельным подчинением: провести вечер с хорошими друзьями.

Существует три вида связи между словами в словосочетании:

• согласование — вид связи, при котором зависимое слово равняется в своей форме главному слову, то есть согласуется с ним в роде, числе и падеже: необычный прибор, об интересном событии;

• управление — вид связи, при котором зависимое слово употребляется в определенной падежной форме в зависимости от лексико-грамматического значения главного слова: симпатия к соседу, слушать лекцию;

• примыкание — вид связи, при котором зависимость слова выражается лексически, порядком слов и интонацией, без применения служебных слов или морфологического изменения: петь звонко, смотреть молча.

По степени слитности компонентов выделяют словосочетания:

• синтаксически свободные: высокий дом, идти в школу;

• синтаксически или фразеологически несвободные, которые образуют синтаксическое единство и выступают в предложении в роли одного члена: три сестры, анютины глазки, бить челом.

Смысловые отношения можно определить при помощи вопросов:

• Чей?, Какой?, Который? — определительные.

  Пиджак (чей?) папы; красное (какое?) платье.

• Кого?, Чего? — объектные.

  Подарок (кому?) подруге.

• Куда?, Как?, Когда? — обстоятельственные.

  Гулять (где?) в парке.

Основная классификация словосочетаний основана на морфологических свойствах главного слова. В зависимости от того, какой частью речи оно выражено, выделяют три группы подчинительных словосочетаний: именные, глагольные, наречные.

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так,
например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по
композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным,
по цели – информационным. Все перечисленное влияет на форму, языковые
особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

• Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу
  вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
• Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
• Согласование проекта текста письма, редактирование.
• Подписание письма руководителем.
• Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
• Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

• Наименование организации.
• Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер
  (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
  на учет.
• Дата и регистрационный номер.
• Адресат.
• Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
• Текст письма.
• Подписи составителей письма.
• Отметка об исполнителе.
• Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
• Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной
части и заключения.

Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый
господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется
в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат,
президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!»,
«Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа.
Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа,
поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся,
что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»;
«Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную
ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц

При составлении текста рекомендуют
особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла

Определение понятия

Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.

Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.

К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.

Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.

Письмо-претензия и требование

• Письмо, содержащее требование или претензию, – это сообщение, которое направляется организации или физическому лицу в том случае, если одна из сторон вовсе не выполнила поставленные задачи, взятые на себя обязательства или сделала это ненадлежащим образом.
• Письмо, содержащее требование, – это такое сообщение, целью которого является стимулирование получателя к выполнению взятых на себя обязательств, возложенных функций в том случае, если могут возникнуть или уже возникли нарушения существующих договоренностей.
• Письмо-претензия – это сообщение, которое включает в себя заявку о несоблюдении основных пунктов заключенного договора и претензию о компенсации убытков.

Виды почтовых отправлений Почты России

Виды писем:

• Простое письмо — В отличие от заказного и ценного не имеет трек номера для отслеживания. Доставляется в почтовый ящик получателя.
• Заказное письмо — имеет трек номер для отслеживания. Вручается под роспись получателя.
• Заказное письмо 1 класса — заказное письмо, доставляемое авиапочтой.
• Ценное письмо — при отправке такого письма, вы можете указать его ценность. В случае утери или повержения вам возместят указанную сумму (полностью или частично). Также имеет трек номер и вручается под роспись получателя.
• Ценное письмо 1 класса — ценное письмо доставляемое авиапочтой.
• Экспресс-письмо EMS — доставка письма курьером. Отслеживается.

Виды писем

Все письма (кроме 1 класса) имеют следующие ограничения:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)	229 × 324 мм (формат C4)	По РФ — 100 г За границу — 2 кг

Письма 1 класса имеют следующие ограничения:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
114 × 162 мм (формат C6)	250 × 353 мм (формат B4)	500 г

Доставляются письма 1 класса только по России.

Отследить отправления Почты России можно тут- https://ali-guide.ru/pochta-rossii-otslezhivanie-pochtovyh-otpravlenij/

Виды бандеролей

• Простая бандероль — почтовое отправление с бумажной продукцией и печатными изданиями, крупнее и тяжелее письма.
• Заказная бандероль — регистрируемое отправление. Отслеживается и вручается под роспись.
• Заказная бандероль 1 класса  — доставка бандероли авиапочтой. Отслеживается.
• Ценная бандероль — Бандероль с объявленной ценностью, которую вам возместят в случае ее утери или повреждения. Ценность такой бандероли не может превышать 10 000 рублей. Отслеживается.
• Ценная бандероль 1 класса — отправка ценной бандероли авиапочтой. При этом ее ценность может достигать 20 000 рублей. Отслеживается.

Простая, заказная и ценная бандероль имеют следующие ограничения:

Бандероли первого класса:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
11 × 19 см	Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 70 см Длина — 36 см	2,5 кг

Виды посылок почты России:

• Мелкий пакет — небольшая посылка за границу с небьющимися предметами. Не отслеживается.
• Заказной мелкий пакет — мелкий пакет с трек номером для отслеживания.

Ограничения для посылок типа «Мелкий пакет» :

Формат	Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
	Хотя бы одна сторона — не меньше 105 × 148 мм, чтобы на нее можно было нанести адресный ярлык.	Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 90 см Длина — 60 см	2 кг
	Сумма длины и двойного диаметра — 17 см Длина — 10 см	Сумма длины и двойного диаметра — 104 см Длина — 90 см	2 кг

Посылка — Отправка вещей до 20 кг, как по России так и за границу. Имеют трек номера для отслеживания.

Ограничения для посылок при отправке по России:

Вид отправления	Максимальный размер
Посылка до 10 кг	53 × 38 × 26,5 см.
Посылка до 20 кг	Cумма измерений трех сторон не более 300 см.

При этом за отправку тяжелых и крупногабаритных посылок к стоимости отправления прибавляется наценка в 40% за вес или размер.

Ограничения для посылок при отправке за границу:

Размеры	Вес
Минимальный: 11 × 22 см или 11,4 × 16,2 см Максимальный: Любое измерение — не более 105 см	До 20 кг

• Ценная посылка — посылка с объявленной ценностью, которую вам возместят в случае порчи или утери. Ограничения при отправке такие же, что и для простых посылок. Отслеживается.
• Экспресс-посылка EMS — отправка посылки курьером. Отслеживается.

Ограничения:

• Вес: до 31,5 кг — по России, до 20 кг — в Австралию, Англию, Аргентину, на Арубу, в Бахрейн, на Бермудские о-ва, в Вануату, Гайану, Гибралтар, на Доминику, в Израиль, Испанию, Казахстан, Малави, Монголию, Мьянму, Новую Каледонию, Польшу, Сирию, Суринам, Тринидад и Тобаго, на Украину, в Экваториальную Гвинею, до 10 кг — в Гамбию, на Каймановы о-ва, Кубу, Теркс и Кайкос, до 30 кг — в остальные страны.
• Сумма длины и периметра наибольшей стороны – не более 300 см
• Длина, ширина, высота  – не более 150 см

Извещение

Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).

Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.

Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.