Запись об увольнении в трудовой книжке: образцы и формулировки

Ответственность за ошибки, связанные с трудовыми книжками в 2021 году

При грубом нарушении правил хранения, ведения, а также учёта кадровой документации сотрудников наступает ответственность, согласно статье 5.27 КоАП Российской Федерации, а именно:

• для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч российских рублей;
• для ИП и должностных лиц – предупреждение или же штрафные санкции в размере от 1 до 5 тысяч российских рублей.

Стоит отметить, что при повторном выявлении нарушения суммы возрастают:

• для юридических лиц – до 70 тысяч российских рублей;
• для ИП и кадровиков – до 20 тысяч российских рублей.

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или Вы хотите получить разбор конкретно Вашей ситуации – напишите дежурному юристу и получите оперативный, квалифицированный и бесплатный ответ!

Предыдущая
Трудовое правоПеречень документов в личном деле сотрудника
Следующая
Трудовое правоПеречень документов для оформления пенсии по возрасту в 2021 году

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Главные перемены

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов. 

Суть в том, что в 2020 году юридические лица и ИП вначале обязаны известить всякого работника об изменениях, сопряженных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном варианте. Срок – не позже 30.06.2020. Синхронно с этим необходимо оповестить труженика о его праве избрать, каким образом наниматель должен будет вести ТК.

Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2021 года. А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК. Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2021 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.

Обратите внимание, это важно! С 2020 года все наниматели обязаны создавать информацию о труде электронным способом (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ)

Санкции за неправильное ведение ТК

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям. 

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

• для юридического лица – 30-50 тыс. руб.;
• для предпринимателя – 1-5 тыс. руб.;
• для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Выдача трудовой книжки на руки сотруднику

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден
приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.

Трудовая книжка выдается работнику:

• в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления в случае необходимости представить ее в ПФР в целях обязательного социального
  страхования (для назначения пенсии) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ,
  п. 34 Порядка № 320н);
• в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК
  РФ, п. 36 Порядка № 320н);
• в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со
  ст. 66.1 ТК РФ (о ведении электронной трудовой книжки).
  Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается не позднее дня увольнения
  (п. 35 Порядка № 320н).

По новому Порядку записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника больше не заверяются его личной подписью при увольнении. Теперь в
трудовой книжке ставится только подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать при ее наличии
(можно использовать печать организации или кадровой службы и т.п.).

При выдаче трудовой книжки работнику можно в качестве доказательства передачи делать об этом отметку в книге учета трудовых книжек (за
подписью работника).

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении
(п. 36 Порядка № 320н).

Датой увольнения работника по общему правилу считается последний день работы. Однако иное может быть установлено федеральным законом,
трудовым договором или соглашением между работодателем и работником
(ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ,
п. 16 Порядка № 320н).

Если в день увольнения работник отсутствовал на работе или отказался от получения трудовой книжки, ее можно направить работнику по
почте, предварительно уведомив его о необходимости явиться лично, либо дать согласие на отправку почтой
(ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Пересылка трудовой книжки почтой по
указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от
ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст.
84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка № 320н).

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем
оформления прекращения трудовых отношений:

• при увольнении работника за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1
  ст. 81 ТК РФ) или в связи с осуждением к наказанию, которое делает продолжение работы невозможным
  (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или отпуска по БИР в
  соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех
рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

При прекращении трудового договора в связи со смертью трудовая книжка (с внесенной записью о прекращении договора) выдается на руки
члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти. С получателя необходимо взять расписку. Также трудовая книжка может быть
выслана по почте кому-то из родственников по письменному заявлению
(п. 38 Порядка № 320н).

Трудовые книжки (или их дубликаты), не выданные работникам (или их родственникам), хранятся до востребования у работодателя –
организации или ИП в соответствии с главой IV Федерального
закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
(п. 43 Порядка № 320н).

Статьи-рекомендации:

Как оформить временную выдачу трудовой книжки работнику на руки?

Какие могут быть основания

Причины увольнения с работы изложены в ТК РФ в статье 77. Она предусматривает возможность прекратить трудовые отношения в таких случаях:

• испытательный срок;
• собственное желание;
• окончание срока прописанного в договоре;
• нарушение обязанностей;
• за длительный прогул.

Также в нее включены и перечисленные выше: сокращение на предприятии и обоюдное согласие.

Во время испытательного срока

Порядок увольнения во время испытания прописан в статье 71 (часть 4) Трудового кодекса. Заявление  подается  за 3 дня до дня увольнения. А срок исчисляется с момента получения документа руководством.

Если по каким-то причинам человек, проходящий испытательный срок, признан негодным к исполнению порученных ему обязанностей, то работодатель имеет право  уволить кандидата до его окончания (ст. 1, часть 1). Работника уведомляют об этом за 3 дня до увольнения, письменно.

По собственному желанию

Большинство граждан, решивших прекратить свою трудовую деятельность в той или иной организации, увольняются именно так.

Важно! Руководство не вправе препятствовать желанию работника. Его законное желание уйти с работы должно быть удовлетворено

За 2 недели работник уведомляет администрацию, подав письменное заявление. При этом по Трудовому Кодексу он обязан  отработать 14 дней, чтобы руководство смогло подыскать ему подходящую замену. Работодатель может его уволить и в день подачи заявления.

Справка! В день увольнения осуществляется  расчет, выплаты и выдается трудовая книжка с записью,  что он уволен по собственному желанию. Такое увольнение регламентируется 3 частью 77 статьи Трудового  Кодекса.

По соглашению сторон

По своей сути подобное соглашение означает прекращение действия трудового договора. Возможность его заключения предусмотрена в статье 78 ТК, но четко прописанной в законе процедуры по данному основанию  нет. Как обычно,  составляется  документ о расторжении, который  подписывается обеими сторонами. В документе стоит отразить все нюансы: есть отработка или нет, компенсации и тому подобное.

Внимание! Хоть порядок этого вида схож с увольнением по собственному желанию, но отменить принятое решение практически невозможно (по крайней мере, законно).

В связи с окончанием срока трудового договора

Трудовые договора бывают 2 типов:

1. Срочный. Он заключается на время выполнения тех или иных работ, отсутствия основного работника. Может быть заключен на срок не более чем на 5 лет.
2. Постоянный. Такой договор заключается на неопределенный срок.

Увольнение по истечению действия договора регламентируется статьями 79 ТК и 77 (часть 1, п. 2). 79 статья указывает на то, что трудовые отношения заканчиваются с окончанием действия договора.

В же указывается причина их завершения, т.е. истечение срока действия договора. Однако, они могут быть продолжены, в случае если стороны решили не прекращать сотрудничество.

Работнику высылается уведомление  за 3 дня до окончания действия договора. Затем составляется соответствующий приказ — он также выдается работнику для ознакомления под роспись. Если он отказывается завизировать документы, составляется соответствующий акт. Затем производится расчет и выдача трудовой книжки.

В связи с сокращением численности (штата)

Перед началом процедуры изменяется штатное расписание или определяется конечная численность персонала, уведомляется профсоюз, затем определяются сотрудники, которых уволить нельзя согласно ст. 261 ТК. Люди, попавшие под сокращение, уведомляются об этом за 2 месяца до сокращения под роспись, т. е. письменно.

Четкой процедуры в законодательстве нет, но после назначенной даты увольнение проходит в установленной форме: приказ под роспись, расчет и выдача трудовой книжки.

В связи с нарушением трудовых обязанностей

Если работник нарушает трудовую дисциплину, отказывается от выполнения своих обязанностей, не имея уважительных причин, то он подвергается дисциплинарному взысканию.  Крайняя мера —  увольнение. В этом случае оно проводится по статье 81(Ч. 1 П.5).

Важно! Уволить можно только в том случае, если после взысканий нарушения продолжались.

Длительно отсутствующего работника

Неявка на рабочем месте без уважительных причин свыше 4 часов считается нарушением, за которое налагается дисциплинарное взыскание. Процедура регламентируется  статьей 81 Трудового Кодекса РФ.

Внимание! Сам факт прогула, отсутствие уважительных причин должно быть доказано  документально.

Образцы записи об увольнении в трудовой книжке 2021 года

Теперь, давайте рассмотрим практические образцы записей об увольнении работников в зависимости от причины.

Например, сотрудники прекращают трудовую деятельность в ООО «Буран» по 3 самым часто упоминаемым основаниям:

1. в связи с сокращением штата;
2. по причине перевода на другое предприятие;
3. и по собственному желанию.

Поэтому, заполняя трудовые книжки, мы нарочно использовали такие допустимые формулировки как:

• уволен;
• прекращён;
• расторгнут.

Рассмотрим приведённый ниже образец записи. Как видите, пометка об увольнении по собственному желанию имеет текст аналогичный тексту в статье 77 Трудового кодекса РФ.

Теперь, перейдём к другому образцу – как сделать пометку об увольнении в трудовой книжке в случае, если сотрудник уходит по переводу на новое место работы. В данном случае уместнее всего оформить увольнение в порядке перевода, сделав соответствующую ситуации запись о «прекращении договора».

При этом, в нашей практике нередко встречаются неприятные для обеих сторон обстоятельства, когда работника увольняет работодатель за определённые недочёты или ошибки. А поэтому, не лишним будет рассмотреть и вариант увольнения, например, при сокращении штата.

Тут лучше всего будет использовать формулировку «Уволен по инициативе нанимателя по причине сокращения численности сотрудников организации…».

Примечание юриста

После того как мы рассказали о том, как происходит заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию в 2021 году и рассмотрения ситуации с увольнением сотрудника по инициативе нанимателя – стоит упомянуть и об ответственности кадровика и работодателя в случае нарушения установленных правил.

Заполнение трудовой книжки при увольнении в 2020 году

В 2020 году в ранее установленные правила относительно заполнения профессиональных документов, в случае увольнения служащих, не было внесено никаких особых изменений. При этом каждый работодатель должен знать о следующих важных нюансах:

Обязательные требования действующими нормами были установлены в отношении срока заполнения трудового документа

Так, соответствующая запись об увольнении должна быть внесена в него в последний день исполнения сотрудником его профессиональных функций в данном учреждении.
В большинстве случаев обязательства, относительно грамотного заполнения этого важного документа, возлагаются на кадровых работников. Однако подобные функции могут быть переданы и иным специалистам

Главное, чтобы сама процедура возложения обязанностей была проведена в официальном порядке. Для этого работодателем составляется письменное распоряжение, в которое включаются все важные сведения.
Особые требования действующими нормами предъявляются и к самой процедуре ввода необходимой информации в трудовой документ. В частности, заполнение можно осуществлять исключительно синими либо черными чернилами. Данное правило соблюдается практически всегда. Однако необходимо помнить, что использование чернил неподходящего цвета может стать полноценным основанием для того, чтобы запись, внесенная в документ, целиком была признана недействительной.
Текст, вносимый в этот важный документ, всегда должен быть абсолютно читаемым и полностью понятным. Здесь необходимо помнить о таком важном правиле, как отсутствие сокращений. Наименования всех нормативно-правовых актов, а также названия организаций должны всегда указываться целиком
В противном случае подобные ошибки и неточности также могут быть признаны весьма серьезным нарушением со стороны работодателя.
Во время внесения записи об увольнении подчиненного особое внимание нужно уделить и указанию правильной формулировки. То есть из записи сразу должно быть понятно, по какой именно причине профессиональные отношения, которые ранее возникли между работодателем и его подчиненным, официально были прекращены
Важным нюансом также будет являться и тот факт, что непосредственная формулировка причины всегда должна совпадать с той информацией, которая указывается в соответствующем распоряжении работодателя об увольнении.
После того как вся важная информация будет внесена в трудовой документ, с новыми сведениями в обязательном порядке должен быть ознакомлен и сам подчиненный. Более того, факт ознакомления и отсутствия у него каких-либо возражений всегда подтверждается его личной подписью в положенном месте.

Образец записи об увольнении в трудовой книжке 2020

Приведем примеры записей об увольнении в зависимости от причины. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудники прекращают работу в ООО «Полигон-2» по трем наиболее популярным основаниям: по собственному желанию, в порядке перевода, в связи с сокращением штата. При заполнении мы специально использовали разные допустимые формулировки: «расторгнут», «прекращен», «уволен».

Рассмотрим еще один образец: как сделать запись в трудовой книжке об увольнении 2020 в случае, если работник уходит на новое место работы по переводу? Тогда оформляется увольнение в порядке перевода: запись в трудовой сформулирована как «договор прекращен».

Однако бывают и другие, нередко болезненные для обеих сторон обстоятельства, когда инициативу проявляет не работник, а работодатель. Ниже показан образец увольнения в трудовой книжке 2020 при сокращении штата: в этом случае наиболее целесообразно использовать формулировку:

При внесении отметок об увольнении сотрудника можно использовать различные формулировки, предусмотренные существующим законодательством. Тем не менее, стоит отдавать предпочтение основаниям, которые уже сформулированы в ТК РФ.

Таким образом, мы рассмотрели, как происходит заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2020, а также по инициативе работодателя.

Осталось выяснить, какова ответственность работодателя и должностного лица (работника отдела кадров) в случае ошибок в оформлении кадровой документации.

Ответственность

В случае нарушений правил ведения, хранения и учета кадровой документации наступает ответственность по :

• для должностных лиц и ИП — предупреждение иои штраф от 1000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Наказание за повторное нарушение еще суровее:

• для кадровиков и ИП — до 20 000;
• для юрлиц — до 70 000.

Оформление трудовых отношений

При трудоустройстве, помимо документа, удостоверяющего личность, необходимо предоставить трудовую книжку. Она содержит в себе сведения о трудовом стаже, квалификации работника и причинах увольнения с предыдущих мест работы. Сложности в трудоустройстве возникают у определённой категории граждан, которые были уволены в связи с нарушениями законодательства и внутреннего распорядка.

В день увольнения работодатель или ответственное лицо обязуется выдать сотруднику трудовую книжку. В постановлении правительства РФ, разъясняющем правила ведения документа, рассмотрены ситуации, когда это сделать невозможно:

• Сотрудник находится на больничном или в очередном отпуске.
• Сотрудник не явился на рабочее место без уведомления руководителя.
• Сотрудник отказался получить документ.

На недобросовестных работодателей, использующих задержку в выдаче книжки как рычаг давления на работника, составляются протоколы об административных правонарушениях со взысканием штрафа.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала

Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

• о работнике, его Ф.И.О.;
• о выполняемой им трудовой деятельности;
• при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
• о награждении за достижения в работе;
• об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет. 

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.. Все слова в ТК пишутся полностью

Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за ..

год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять

Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов

Их следует уточнить заранее.