Заполнение табеля учёта рабочего времени

Образец оформления табеля рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени представляет собой таблицу, в которой приводятся данные об отработанном в течение месяца времени каждым работником.

Табель заполняется за календарный месяц. В связи с этим в таблице в гр.4 приводится 31 клетка для отражения отработанных часов в каждом дне месяца. Причем для каждого дня нужно заполнить две клетки: в верхней отражается кодовое обозначение, в нижней – количество отработанных часов, дней.

Буквенные кодовые обозначения для заполнения табеля рабочего времени можно взять на титульном листе формы Т-12.

Для заполнения табеля наиболее часто используются следующие буквенные обозначения:

• Я – явка, указывается, когда работник полностью отработал день;
• Н – продолжительность работы в ночное время;
• С – сверхурочная работа;
• В – выходные дни и нерабочие праздничные дни;
• ОТ – этот код ставится, если работник находится в отпуске;
• ОД – ставится при дополнительном отпуске работника;
• К – буквенный код обозначает нахождение работника в служебной командировке;
• Б – указывается, если работник находится на больничном;
• Р – нахождение работницы в отпуске по беременности и родам;
• ОЖ – нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком;
• ПР – прогул;
• НН – неявка по невыясненным причинам.

Некоторые частные случаи указания буквенных кодов в табеле:

Если работник находится в основном оплачиваемом отпуске, то на протяжении всего отпускного периода ставится буквенное обозначение «ОТ», выходные дни при этом не выделяются, так как отпуск измеряется в календарных днях. Если же на отпуск выпадают выходные праздничные дни, то их нужно отмечать, так как они в дни отпуска не входят и на их  количество отпуск будет продлен.

Если работник находится в командировке, ставится кодовое обозначение «К», причем если командировка продолжается и в выходной день, то в эти дни также ставится «К», так как выходные дни в командировке работника также будут оплачены, причем в повышенном размере.

Если работник не вышел на работу, и причина этого не известна, то ставится код «НН». В дальнейшем, когда причина выяснится, работник предоставит оправдательный документ, то этот код будет изменен на соответствующий. Если же причина не уважительная, и работник попросту прогулял, то «НН» изменяется на «ПР». Об оформлении прогула читайте здесь.

В графах 5 и 6 пишется количество отработанных дней и часов за первую половину месяца и за весь календарный месяц.

Если в отношении всех работников, указанных в бланке табеля учета рабочего времени, применяется только один вид оплаты труда, например, только заработная плата, то над графами 7-9 в поле «код вида оплаты» ставится кодовое обозначение этого вида оплаты, а ниже в поле «корреспондирующий счет» — счет бухгалтерского учета, на который относятся затраты на данный вид оплаты труда.

Далее графы 7, 8 не заполняются, а в гр.9 указывается количество отработанных дней или часов, в соответствии с которыми необходимо оплатить труда работника.

Если видов оплаты труда несколько, например, работникам выплачивается заработная плата, кому-то отпускные, компенсация по больничному листу и т.д., то заполняются графы 7-9. Для каждого вида оплаты нужно указать его цифровое обозначение, счет отнесения затрат и количество дней (часов), которые должны быть оплачены по данному виду оплаты труда.

Пример заполнения этих граф можно посмотреть в заполненном образце Т-13, который можно скачать ниже.

Наиболее часто используются следующие коды оплаты труда:

• 2000 – оплата труда (заработная плата), командировочные;
• 2012 – оплата отпускных;
• 2300 – оплата по больничному листу.

Если у какого-либо работника в течение месяца были неявки, то в графах 10-13 указывается код причины неявки и количество дней или часов, когда работник отсутствовал.

Заполняться табель учета рабочего времени может как по всей организации в целом, так и по отдельным подразделениям, отделам.

Если в табель нужно добавить нового работника, то сделать это можно при наличии приказа о приеме на работу (или трудового договора).

Помимо сведений, касающихся отработанного времени, в бланк табеля Т-13 также включаются данные о ФИО каждого работника и его табельном номере. Табельный номер – это уникальный номер, который присваивается каждому работнику при его приеме на работу. Он сохраняется за работником на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии.

Табель заполняется в одном экземпляре, подписывается лицом, его заполнившем, и передается в бухгалтерию. Бухгалтерия на основании данных табеля рабочего времени произведет расчет заработной платы.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.

Заполнение второго листа

Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.

1. Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
2. Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся в личных карточках работников организации).
3. В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
4. В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
5. В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
6. Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.

В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче

Кейс №5. Использование документа «Табель»

Так как фактическое время работы не соответствует плановому и изменения нельзя отразить только документами неявок, то в этом случае необходимо будет внести документ Табель (Зарплата – Учет времени – Табель). Прежде чем его заполнять потребуется оформить все оплачиваемые неявки с помощью соответствующих документов (Больничный лист, Отпуск, Командировка и т.д.), чтобы рассчиталась оплата за эти дни. И только после этого вносить документ Табель.

В нашем примере вначале следует оформить документ Больничный лист, а затем создать документ Табель. Дни болезни автоматически будут обозначены буквой «Б», останется только внести фактически отработанное время сотрудником (исправить выходные на рабочие и дни): 11 мая – смена (Явка — 13, Ночные – 2), 14 и 22 мая – выходные.

При попытке провести документ Табель будет выдано сообщение о том, что фактическое время не соответствует плановому:

Для того чтобы стало возможным проведение документа Табель, пользователь с правами Администратора в разделе Настройка – Расчет зарплаты должен снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому:

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день, В — выходной, ОТ — отпуск, РП — явка в выходной день (отработка), К — командировка, ПК — повышение квалификации, У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения, Б — больничный с больничным листом, Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).

Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.

В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8” (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено > 2000 практических курсов

Как заполнять табель учета рабочего времени

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2020 году.

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Неизвестные причины отсутствия работника

Работник отсутствовал по неизвестным причинам — графы табеля «Отметки о явкаx и неявках пo числам месяца» не заполняйте до того, как работник появится на работе и предоставит документы, что отсутствовал по болезни, не предоставит — значит это прогул.

Если работник не явится до того, как надо закрыть табель и передать бухгалтеру для начисления зарплаты, проставляете код «НЗ» (28) — неявка пo невыясненным причинам.

После того как работник принесёт документ (больничный листок, справку), проставите код «ТH», «НH» и пр. Так как исправлять в табеле нельзя, придётся его переоформить за весь месяц.

Важные нюансы

Как правило, табель заполняется в первой половине дня, отмечая фактическое присутствие либо отсутствие работников на предприятии, а так как режим труда у некоторых из сотрудников может быть разным, для заполнения используются графики смен, чтобы видеть полную картину. Еще одним важным нюансом при заполнении табеля является отсутствие работника по уважительным причинам, но без подтверждающих документов.

Также важным аспектом при заполнении табеля являются распорядительные документы, то есть приказы, в которых отражаются данные об отсутствии работников либо изменениях в графике труда. Именно на основании полученных данных в табель и вносятся те или иные данные в соответствии с буквенным кодом, предусмотренным для различных ситуаций и утвержденным тем же Приказом Госкомстата № 1.

Ответственные лица

Как правило, за заполнение табеля отвечает лицо в основные обязанности которого входит ведение сего документа либо лицо, которому поручен учет отработанного времени на основании приказа по предприятию в порядке расширения зон обслуживания.

Однако помимо ответственного лица, за данные отраженные в табеле несут ответственность еще ряд лиц, в частности начальник структурного подразделения, который подписывает табель и кадровый работник, которые и приказы для отпусков оформляет, и данные сверяет, и подпись свою ставит.

Ответственность за незаполнение или ошибки ведения

В случае, если в табеле произошла ошибка, законом допускается оформление корректировочного табеля, который позволяет отрегулировать разные нюансы, описанные выше, то есть те же больничные или административные отпуска. Но если ошибка допущена в связи с банальной невнимательностью, причем неоднократно, либо в случае негативных последствий, руководство компании вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание, причем выговор можно вменить не только нормировщику, но и всем лицам, которые ответственны за его ведение и проверку отраженных данных.

Если же на предприятии вовсе не ведется табель, и при проверке контролирующими органами сей факт будет обнаружен работодателя ждет штраф:

• за нарушение норм ст.9 ФЗ №402 об обязательном ведении первичного учета и нарушения правил налогообложения в порядке ст.120 НК РФ в размере 10 тыс. рублей;
• за нарушение трудового законодательства, в части не предоставления положенных льгот и гарантий связанных с теми же ночными или сверхурочными работами, которые невозможно отразить без табеля в порядке ст.5.27 КоАП РФ в размере варьирующемся от тридцати до пятидесяти тысяч.

Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция

Корректирующий табель — это дополнительный документ, который содержит сведения по конкретному сотруднику. К нему прилагают служебные записки ответственного должностного лица.

Например, сотрудник не явился на работу, в табеле отмечен прогул. Рабочему грозит увольнение. Но потом сотрудник принёс больничный лист. В этой ситуации необходим корректирующий табель.

Как произвести корректировку сведений в табеле:

1. Установить, действительно ли нужны исправления. Например, корректировка данных требуется из-за позднего предоставления документов.
2. Обязать работника, ответственного за ведение табеля, написать объяснительную записку. Это необходимо при каждой корректировке.
3. Составить корректирующий отчёт. Такой документ имеет тот же вид, что и основной табель. Но в графе «Вид» указывают «Корректирующий». Каждый табель с исправлениями нумеруется. Основной документ в нумерации не учитывается.

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Есть два способа заполнения табеля:

• Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
• По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

Я – явка;

В – выходной;

К – командировка;

От – отпуск.

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

ФИО, должность	Табельный номер	Отметки о явках и неявках по числам месяца	Отработано за	Данные начисления зарплаты	Неявки по причинам
1	2	3	Половину месяца	Месяц	Код вида оплаты	Корреспондирующий счёт	дни	код	дни
Иванов А.А, менеджер	15	Я	Я	В	8	16	2000	35	16	К	3
8	8		64	128
Сидоров В.Б., повар	47	От	От	От	8	8	2012	35	10	От	10
			64	64

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени?

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

Табель в «1С»

Законодательство предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда. До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.

Основным документом, который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все виды времени присутствия/отсутствия сотрудников на рабочем месте. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, есть возможность вести табель, как заполнять отдельно документ (раздел «Зарплата» – «Учет времени» – «Табели»), так и формировать отчет по форме Т-13 (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»). Причем в данной программе совсем не обязательно формировать табель именно при помощи документа «Табель», достаточно просто сформировать отчет по форме Т-13, так как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, документы, которые регистрируют отсутствия сотрудников, являются и кадровыми, и расчетными.

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

• Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).

• Суммированный – используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.