Образец заполнения формы т-12 табеля учета рабочего времени

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета

Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Заполняем табель рабочего времени по шагам:

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

• сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
• фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе. А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

При заполнении документа следует применять нормы, прописанные в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Им подчиняется ведение всех документов, связанных с учетом трудового времени и его оплаты.

Для фиксации рабочего времени применяется унифицированная форма Т-13. Заполняется она в единственном экземпляре. С наступлением месяца открывается новый табель и в конце закрывается, поэтому порядковый номер табеля будет соответствовать порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Табель включает в себя все дни периода. Допустимо подводить промежуточные итоги.

Заполняется документ ответственным лицом в следующем порядке:

1. В верхней части формы указываются реквизиты работодателя с указанием структурного подразделения, если по каждому ведется отдельно.
2. Табличная часть состоит из сетки, в которую вносится информация по каждому работнику отдельно:

• ФИО с должностью в соответствии с штатным расписанием;
• табельный номер, который присваивается работнику при оформлении его на работу;
• количество фактически отработанных часов и дней, при этом в верхней части ячейки проставляется признак явки или неявки на работу, в нижней – количество часов работы в день.

1. В графах 5 и 6 подводятся итоги по отработанным часам и дням за половину месяца и за целый.
2. Следующие графы с 7 по 9 относятся к бухгалтерскому учету, они могут остаться пустыми при использовании одного кода оплаты труда для всех сотрудников (его следует указать в шапке соответствующих граф). Например в 7 столбце:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

1. Последние столбцы предназначены для итогов, отражающих неявку сотрудника на рабочее место с кодировкой причины и указания часов и дней.

Табель учета рабочего времени после заполнения заверяется подписью руководителя структурного подразделения и лицом, ответственным за его ведение. Затем документ передается в бухгалтерию расчетчику заработной платы.

Ведение табеля возможно одним из способов:

• вручную на бланке;
• с использованием технических средств, в том числе программ по кадровому и бухгалтерскому учету.

Кейс №10. Регистрация времени сводно при работе в выходные и праздники и проблемы в расчетах при появлении неявок

Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты регистрировать время сводно, следует в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае – Явка), установить флажок В целом за период:

В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону, в котором время указать по дням и часам сводно:

Документом Работа в выходные и праздники регистрируется работа сотрудника в его выходной день – 12 августа 2017 г. в течение 6 часов:

В этом случае при начислении заработной платы за август 2017 г. по сотруднику Оплата по окладу не будет рассчитана:

Для исправления ситуации учет праздничных дней можно вести через документ Данные для расчета зарплаты. Для этого в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени следует установить флажки для видов времени: Праздники и Праздники без повышенной оплаты:

В журнале Данные для расчета зарплаты необходимо заполнить информацию по работе сотрудника в свой выходной в течение 6 часов:

Документ Работа в выходные и праздники снимем с проведения.

После этого в документе Начисление зарплаты и взносов сумма по Оплате по окладу будет рассчитана, но при появлении неявок, которые начинаются не с первых чисел месяца или заканчиваются не последними числами месяца, в документе Начисление зарплаты и взносов отработанное время будет удваиваться.

Из-за этой ошибки в текущих релизах 1С:ЗУП 3 (3.1.4) не рекомендуется вести учет времени сводно.

Обозначения и коды в таблице

Код	Расшифровка
буквенный	цифровой
01	Я	Длительность рабочей смены в дневное время
02	Н	Длительность рабочей смены в ночное время
03	РВ	Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни
04	С	Длительность сверхурочной работы
05	ВМ	Длительность работы вахтовым методом
06	К	Время служебной командировки
07	ПК	Период повышения квалификации с отрывом от труда
08	ПМ	Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности
09	ОТ	Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику
10	ОД	Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику
11	У	Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу
12	УВ	Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты
13	УД	Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты
14	Р	Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка
15	ОЖ	Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста
16	ДО	Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника
17	ОЗ	Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством
18	ДБ	Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты
19	Б	Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
20	Т	Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством
21	ЛЧ	Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством
22	ПВ	Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы
23	Г	Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству
24	ПР	Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины
25	НС	Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством
26	В	Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников
27	ОВ	Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые)
28	НВ	Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые)
29	ЗБ	Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом
30	НН	Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств)
31	РП	Период простоя из-за работодателя
32	НП	Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников
33	ВП	Период простоя из-за работника
34	НО	Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству
35	НБ	Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты
36	НЗ	Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты

• 2000 – трудовые выплаты (зарплаты, вознаграждения);
• 2010 – выплаты по гражданско-правовым договорам;
• 2012 – отпускные;
• 2300 – больничное пособие;
• 2530 – оплаты в натуральной форме;
• 2760 – материальная помощь при увольнении / выходе на пенсию;
• 3020 – проценты по вкладам.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.

Как вести

Табель ведут в электронном и бумажном виде. Только в электронном вести нельзя.

Заполняют табель за месяц. Шаблон на новый месяц готовят заранее, на основе табеля за предыдущий месяц и с учётом изменений по принятым и уволенным работникам.

Закрепите ответственного за ведение табеля, например бухгалтера, большие предприятия могут позволить себе должность табельщика. У предпринимателей это может быть менеджер или сам ФЛПФизическое лицо — предприниматель .

Заполнять табель — трудовая обязанность. Пропишите её в должностной инструкции и трудовом договоре с сотрудником. Чтобы не выслушивать возмущения ответственного менеджера, что его нагрузили дополнительными функциями.

Порядок ведения табеля в нормативке не прописан, но чтобы кадровые документы были в порядке, утвердите внутреннее положение о ведении табельного учёта.

Табель используют для начисления зарплаты, и важно два раза в месяц вовремя передавать его бухгалтеру:

• с 1-го по 15-е число включительно — для начисления и выплаты аванса;
• в конце месяца — для расчёта зарплаты.

Ответственный передаёт бухгалтеру заполненный табель за первую половину месяца 15-го числа, а бухгалтер возвращает его 17-го. Можно передать заверенную копию, которую подошьют под расчёт зарплаты, оформлять отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем делать сводный. Если будете так делать, пропишите в положении или приказе.

Кейс №7. Использование документа «Табель» при использовании обособленных территорий

Так как сотрудник по условиям задачи может работать целый или часть дня на разных территориях и при этом организация не планирует на это время менять ему подразделение, то в этом случае удобно использовать механизм обособленных территорий.

Для его подключения следует в учетной политике организации установить флажок Использовать обособленные территории:

После этого в программе появляется справочник Территории (Настройка – Предприятие – Территории). Территории – это независимая классификация, которая появилась в дополнение к справочнику Подразделения. Для каждой территории можно указать свои регистрационный данные и/или особые территориальные условия. Данный справочник настраивается для каждой организации отдельно.

В нашем примере создается новый элемент — Склад удаленный №2, в котором указываются регистрационные данные:

При использовании механизма территорий перемещение между территориями может осуществлять с помощью:

• документа Кадровый перевод;
• специального документа — Перемещение между территориями;
• документа Табель, который незаменим в том случае, если сотрудник работает на разных территориях в течение одного дня.

Вид документа Табель при включении настройки учета по обособленным территориям меняется:

Надпись «Территории не заданы» означает работу сотрудника на своем рабочем месте.

Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день на разных территориях, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных территориях и в таблицу Данные о времени внести информацию о работе на разных территориях. Так будут заполнены данные на 08 июля:

Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (13 июля) на другой территории, следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Склад удаленный №2 и в реквизитах С и По указать день работы:

В итоге в документе Табель дни работы на разных территориях будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «С2»):

Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда. Расчет начислений за работы на разных территориях происходит пропорционально отработанному времени. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда.

Изменения в табеле

Бывает так, что данные в табеле перестают быть актуальными или внесены не верно, например, если хотя бы один сотрудник уволился или перешел в другое подразделение. В этом случае таблицу можно и нужно изменить. Но основной документ не подлежит перепечатке. Изменения должны быть отражены в соответствующем приказе от руководства.

Если наступила необходимость внести изменения, сначала издается и подписывается приказ в установленной форме. В приказе отражаются пункты и табличные поля, которые подлежат корректировке. После ознакомления с приказом работника, которого изменения напрямую касаются, изданный приказ вступает в силу и прилагается к табелю. То есть, становится его неотъемлемой частью.

Зафиксировать изменения можно и другими способами:

1. Корректирующим бланком, который должен подаваться в бухгалтерию. К сформированному бланку прилагается сопроводительная записка от руководства кадров. Записка должна содержать суть внесенных изменений и их причины.
2. Путем зачеркивания устаревших (неверных) данных. Так поступать позволяет закон №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О документах и документообороте  в бухгалтерском учете». Символы нужно перечеркнуть аккуратно, без помарок и вписать достоверную информацию рядом, на свободном месте либо на поле табеля. Например, так: «По монтажнику Иванову И.И. табель №5 исправлено. За 1,2,3 ноября 2020 года. Код «К» на «НН». На основании соответствующего приказа№…». Обязательна подпись руководителя и дата изменения.

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).

Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.

В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.

В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.

Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.

Читайте далее:

Скачать бланк трудового договора 2021 года

Заявление на отпуск за свой счет

Скачать образец и бланк акта выполненных работ

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Титульный лист

1. В данной странице заполняется:

• Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
• Номер бланка.
• Дата его подписания.
• Период фиксирования.
• Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этом разделе заполняются следующие данные:

• Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
• Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
• В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
• В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
• В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.

• В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
5. Ежедневно заносить записи в табель.