Работа с документами: функциональные обязанности делопроизводителя, стандартное образование и зарплата

Профессия делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

• высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
• владение ПК и офисной техникой;
• умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
• умение вести коммуникации с клиентами;
• опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

голоса

Рейтинг статьи

Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Профессиограмма «Делопроизводитель»

Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач — внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.

Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.

Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель — «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

• ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
• контроль за исполнением распорядительных документов;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• сортировка документов, формирование дел;
• ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
• работа с оргтехникой, мини АТС.

Делопроизводитель должен знать:

• нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• виды, функции документов, правила их составления и оформления;
• порядок документирования информационно-справочных материалов;
• структуру организации, в которой ведется деятельность;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила и нормы охраны труда;
• правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

• принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
• направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
• вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
• осуществлять контроль за прохождением документов;
• составлять и оформлять служебные документы;
• формировать дела;
• систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
• воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
• точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
• оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Эту профессию вы можете получить в:

* — в данной образовательной организации профессия/специальность в Архангельской области лицензирована, но не реализуема по состоянию на 01.10.2013 г.

голоса

Рейтинг статьи

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

II. Должностные обязанности

В обязанности делопроизводителя входит:

1. Организация работы с документами:

— Прием и первичная обработка входящих документов

— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

— Регистрация входящих документов

— Организация доставки документов исполнителям

— Ведение базы данных документов организации

— Ведение информационно-справочной работы

— Обработка и отправка исходящих документов

— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

— Контроль исполнения документов в организации

2. Организация текущего хранения документов:

— Разработка номенклатуры дел организации

— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

— Формирование дел

— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Передача дел в архив организации

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

• офис-менеджер;
• секретарь-референт;
• секретарь-делопроизводитель;
• помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

• встречать и провожать посетителей;
• отвечать на звонки;
• обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
• организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
• организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
• документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
• архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Делопроизводитель это кто профессия чем занимается описание

Но для начала обратимся к википедии, что бы дать точное определение, профессии. Делопроизводитель – это человек, прошедший специальное обучение, который отвечает за весь процесс документооборота в компании.

Чем занимается делопроизводитель

Ни одна крупная компания не обходится без делопроизводителя.

Давайте разберемся, чем занимается данный специалист и что входит в его обязанности.

1. Профессиональное ведение оборота документов всей компании;
2. Ведение журналов-регистраторов;
3. Ведение телефонных переговоров с клиентами, входящие и исходящие звонки;
4. Разбор корреспонденции, как бумажных, так и электронных писем, регистрация их, распределение по категориям и перенаправление в соответствующие отделы;
5. Ведение базы данных по входящей и исходящей корреспонденции, а так же адресов и контактов клиентов;
6. Контроль и регистрационное закрепление документов за сотрудниками, которым они были выданы;
7. Создание и ведение архивации данных, перенос документов в архив, создание учетных журналов и реестров.

Как видите, работа очень ответственная, так как каждый документ имеет свою важность

Как стать делопроизводителем

Для того, что бы стать специалистом по делопроизводству, необходимо пройти профессиональное обучение на курсах по переподготовке профессионалов, либо закончить колледж, где на экономических факультетах данной теме отводится семестр для изучения. Далее следует практика и специалист готов к самостоятельной работе.

Требования к личным качествам делопроизводителя

Изначально кажется, что профессия не такая уж и сложная. Но смеем заметить, что не каждому дано с ней ответственно справится, по причинам возможного профессионального несоответствия данному направлению.

И так, для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, человек должен обладать следующими качествами:

Иметь высокую степень личной ответственности за любое дело, которое предстоит выполнить;
Обладать хорошей памятью;
Уметь логически выстраивать задачи на день по степени их важности;
Аналитический склад ума поможет группировать большой поток информации для дальнейшего его распределения;
Иметь дисциплинированный характер;
Уметь самостоятельно принимать важные решения, касающиеся личных полномочий, не прибегая к посторонней помощи;
Быть коммуникабельным и уметь выполнять одновременно несколько задач.
Быть воспитанным и порядочным человеком;
Обладать стрессоустойчивостью;
Обладать грамотной речью и уметь вести переговоры;
Знать правила делового этикета;
Не заострять внимание на критике со стороны.

Благодаря этим качествам, человеку легко будет адаптироваться в сфере делопроизводства, и показывать высокие результаты в своем мастерстве.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

Подведем итоги

И так, мы раскрыли максимальное количество информации, которая будет полезна как для детей, так и для взрослых, желающих пройти профессиональную переподготовку.

Нам удалось выяснить, делопроизводитель это кто такой, как им стать и где пройти обучение. А так же мы выявили плюсы и минусы данной профессии, дав объективную информацию, которая может повлиять на выбор абитуриентов.

irg77.ru

Перспективы повышения

Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.

Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.

Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль за неразглашением данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

• официальное оформление на работу;
• множество вузов, где можно получить специальность;
• стабильный оклад.

Минусы:

• рутинная работа;
• невысокая зарплата;
• большой и расплывчатый круг обязанностей.

Карьерный рост

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия документовед подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем
пройти тест на профориентацию от
Профгид.
Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь.
Узнать больше >>