Построение отдела продаж: 11 ошибок. план отдела продаж

Зачем нужен отдел продаж?

Говоря простым языком, отдел продаж — это команда людей, занимающаяся повышением объема продаж в определенной организации. Продажи являются основополагающей целью большинства компаний, а лица входящие в состав данного структурного подразделения отвечают за их рост.

Для достижения цели необходимо правильно поставить перед собой задачу. Основной задачей данного отдела является удовлетворение потребностей потребителя и хорошая конкуренция на рынке

Для решения этой задачи весь коллектив должен работать как одна команда, важной деталью которого является именно отдел продаж

Его ценность велика, ведь данное подразделение отвечает за повышение конкурентоспособности, обеспечение достойного сервиса покупателям, внедрение новых товаров и услуг на рынок, а также координирование остальных отделов в организации. От работы данной структуры зависит очень многое:

• Отношение клиента к компании, по-другому, степень его лояльности. Отдел продаж зачастую не только создает у клиента первое впечатление об организации, но и формирует комфортные условия сотрудничества, стараясь перевести клиента в ранг постоянного.
• Повышение прибыли. Отделы продаж ответственны за выполнение плана продаж, а, следовательно, именно они, закладывают фундамент для стабильного бизнеса и развития всей компании.

Вышесказанное только подтверждает тот факт, что отдел, ответственный за продажи, играет ведущую роль во всей компании, а все остальные подразделения как бы выстраиваются за ним в соответствии со своими функциями

Некоторые предприниматели все еще сомневаются в необходимости этой структуры и это зря! Как вы уже поняли, это подразделение занимается не только продажами, но и важной аналитикой, без которой предприниматель будет терять прибыль и конкурентоспособность

CRM – система

Это программа, помогающая управлять бизнесом, увеличить его производительность, снизить издержки, повысить лояльность клиентов.

Существуют разные виды CRM – систем.

По назначению:

• Управление продажами. Они анализируют продажи, прибыль, убытки, управляют контактами.
• Управление маркетингом. Проводят анализ маркетинговых мероприятий.
• Управление обслуживания клиентов, call-центров. Обрабатывают обращения клиентов и фиксируют их.

По степени обработки информации:

• Операционные CRM. Созданы для упрощения взаимодействия с клиентами, систематизации данных о сделках и заявках, они выставляют счета, отправляют sms-уведомления, записывают звонки и т.д.
• Аналитические CRM. Фиксируют историю взаимодействия с клиентом и помогают проследить закономерность в продажах. Их основное назначение – это накопление информации о сделках и клиентах, формирование дальнейшей эффективной стратегии.
• Коллаборативные – формируют тесное общение с клиентом. Такие системы помогают клиенту влиять на внутренние процессы компании с помощью проведения опросов для изменения качеств товара или уровня обслуживания, представление web-страницы для отслеживания потребителями их заказов, рассылка sms-уведомлений, возможность клиенту самому сделать заказ в режиме реального времени.

По типу организации:

• Облачные CRM. В данном случае вся информация хранится в облаке, Вам не нужно устанавливать программу, Вы получаете к ней онлайн-доступ. Такая программа не требует дополнительных затрат на персонал, оборудование, она проста в использовании. Подойдет для организаций малого и среднего бизнеса.
• Коробочные CRM. Вся информация хранится на сервере у Вас. Вам нужно установить эту программу на компьютер и пользоваться ей.

По характеру индивидуальности:

• Индивидуальные CRM. В данном случае не используются готовые шаблонные программы, у Вас есть возможность приобрести CRM, разработанную специально под нужды и цели Вашей компании.
• Коробочные CRM. Это универсальные программы, которые могут использоваться почти всеми предприятиями.

1. Анализ клиентской базы. Программа ведет клиентскую базу, где отображается вся необходимая информация о клиентах: реквизиты, история общения, каналы связи, покупки. Вы можете управлять этой информацией, структурировать и фильтровать ее.
2. Управление продажами. Программа содержит информацию о возможных и реальных сделках, частично автоматизирует и контролирует их.
3. Аналитические возможности. Программа позволяет в реальном времени отслеживать важные показатели, сделки, новых клиентов, оценивать возможности рекламных каналов, работы персонала.
4. Автоматизация бизнес-процессов. Эта функция позволяет программе взять на себя часть рутинных обязанностей сотрудников отдела продаж, тем самым свести к минимуму человеческий фактор, взять под контроль всех клиентов, ускорить бизнес-процессы.
5. IP- телефония во взаимодействии с CRM. Это удобный инструмент контроля. Автоматически соединяет клиента с менеджером, предупреждает менеджера о том, кто ему звонит, сохраняет историю звонков с дальнейшей возможностью прослушивания. Позволяет ускорить обработку телефонных звонков, улучшить дисциплину коллектива, увеличить показатели телефонных продаж.
6. Программирование API – так называемый интерфейс, позволяющий управлять данными, создавать и редактировать их в CRM через приложение. Система имеет возможность самостоятельно синхронизироваться, поэтому Вам больше не потребуется переносить информацию вручную.

7 подсказок по улучшению навыков планирования продаж

Как планировать эффективнее:

1. Объединяйте цели по продажам с финансовыми показателями и операциями. Пробуйте одновременно планировать продажи и бюджет. Это позволит задать общее направление компании, включая выпуск продукции.

Кто годится в продажники

2. Организуйте тренинг по управлению временем (тайм-менеджменту). Эффективно потраченное время даст возможность выполнить план и повысить производительность.

3. Подумайте о возможных препятствиях в осуществлении ваших целей. Обозначьте все проблемы, спрогнозируйте возможные действия конкурентов. Попробуйте представить разные обстоятельства непреодолимой силы, которые могли бы вам помешать. Используя такую технику, можно предвидеть некоторые события и подготовиться к ним заранее, корректируя поэтапно намеченный план.

4. Прочтите издание Радмило Лукича «Управление отделом продаж». В нем говорится о практических инструментах для менеджеров.

5. Чтобы облегчить некоторые задачи, можно использовать электронный маркетинг, различные программы и электронные сервисы.

6. Используйте технику С.М.А.Р.Т. Эта техника позволяет ставить цели, которые действительно достигаются. Ответив на вопросы согласно буквам аббревиатуры, вы легко овладеете данной техникой и сможете выполнить задачи сверх запланированных.

• S – specific, то есть конкретика. Цели должны быть точными, с указанием конкретных цифр и сроков. Например, увеличить к 1 января 2021 года объем продаж до 1 000 000 в месяц.
• M – measurable, то есть измеримость. Обозначьте конкретные показатели и единицы измерения, чтобы отразить результат проделанной работы. К примеру, менеджеру Елене Петровне требуется повысить конверсию с поступающих звонков во встречи до 25 процентов.
• А – attainable, то есть возможность достижения. Проверьте реалистичность вашего плана. Не является ли его выполнение фантастическим для ваших сотрудников. Учитывайте уровень подготовки и потенциал специалистов по продажам. Разбейте цель на поэтапные задачи, которые реально выполнить. Например, увеличить прибыль от сделок на 20 процентов к марту 2021 года за счет интернет-рекламы.
• R – relevant, то есть уместность. Здесь речь идет о том, насколько поставленные цели реалистичны. Возможно, имеет смысл внести поправки, чтобы несколько упростить задачу. Например, оптимизировать производство или совершить кадровые перестановки.
• T – time-bound, то есть временное ограничение. Обозначение четкой даты, когда задача будет выполнена. Выдерживать сроки поможет контроль поэтапного выполнения плана. Например, увеличить годовую прибыль путем повышения ежемесячной суммы на небольшой процент цифры, заявленной первоначально.

7. Дополнительно можно использовать метод знаменитого миллиардера Брайана Трейси.

В его книгах предлагается поставить цели на 10 лет, 5 лет, 3 года и 1 год. Затем мысленно вообразить цель рядом с собой и дать ответ на проблему: что я должен сделать сегодня, чтобы осуществить все планы в этом году. При таком подходе задачи, запланированные на 5 лет, выполняются за 3 года.

План продаж для менеджера по продажам играет значимую роль, ведь это поможет смягчить возможный негативный сценарий, минимизировать риски или предотвратить отрицательные последствия для всей компании. Этот комплекс мероприятий дает возможность контролировать ситуацию, а также позволяет оставаться «во всеоружии» и в будущем.

Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!

Составление отчета

После того, как выбран подход, который планируется использовать при составлении плана продаж, необходимо разработать прототип или форму отчета. Для этого вполне подойдет MS Excel или Google таблицы. Далее следует продумать в каких аналитических разрезах будет формироваться, а в последствии проводится анализ и оценка продаж.

Возможные разрезы:

1. Центры прибыли – бизнес-подразделения компании, где измеряется соотношение доходов, получаемых данным центром, и его затрат. Например, у вас сеть цветочных магазинов. Каждый магазин можно выделить в отдельный центр прибыли.
2. Продукты – анализ по конкретным продуктам. Например, компания занимается внедрением программных продуктов — продажи каждой отдельной программы могут оцениваться и анализироваться.
3. Менеджеры – цели ставятся для каждого сотрудника отдела продаж (эффективного отдела продаж компании).
4. Клиенты – по конкретным клиентам. Разделение, например, можно проводить на старых и новых клиентов.

После выбора аналитических срезов нужно определить и посчитать показатели, необходимые для расчета плана продаж, т.е. что конкретно мы будем планировать:

• Объем в деньгах или штуках
• Целевая маржа
• Цена товара
• Цена среднего чека по каждому продукту/клиенту/ центру прибыли.

Примеры составления плана продаж

Рассмотрим простой пример. Мы распределили объем продаж в штуках между продуктами и менеджерами в соответствии со спросом и конкуренцией в регионах.

Таблица 1. План продаж в штуках

Менеджер/Продукт	Июнь	Июль	Август
Иванов И.А.	250	200	250
Продукт 1	100	100	100
Продукт 2	150	100	150
Петров Б.Б.	300	300	200
Продукт 1	150	150	100
Продукт 2	150	150	100
Итого по компании:	550	500	450

Далее на основе статистики за прошлые года мы определяем средний чек по каждому продукту. В нашем примере – это будут средние затраты на производство единицы продукции. Предположим, что менеджер Иванов И.А. работает в Н. Новгороде, а Петров Б.Б. в Москве.

Таблица 2. Средний чек по продуктам

Средний чек	Н. Новгород	Москва
Продукт 1	5000	7000
Продукт 2	3000	6000

После этого, исходя из рыночных условий, определяется целевая маржа, с которой планируется продавать товары.

Таблица 3. Целевая маржа по продуктам

Целевая Маржа	Н. Новгород	Москва
Продукт 1	20%	30%
Продукт 2	25%	25%

Имея все необходимые параметры, мы можем сформировать план продаж в деньгах.

Таблица 4. План продаж

Менеджер/Продукт	Июнь	Июль	Август
Иванов И.А.	1 162 500	975 000	1 162 500
Продукт 1	600 000	600 000	600 000
Продукт 2	562 500	375 000	562 500
Петров Б.Б.	2 490 000	2 490 000	1 660 000
Продукт 1	1 365 000	1 365 000	910 000
Продукт 2	1 125 000	1 125 000	750 000
Итого по компании:	3 652 500	3 465 000	2 822 500

Что такое план продаж?

Да-да, начать свою статью я решила именно с этого подзаголовка, хотя уверенна, что некоторым моим читателям он покажется странным.

И, правда, словосочетание из двух понятных слов. Зачем еще какие-то объяснения?

Но именно подобный подход к делу губит руководителей.

Те, кто не желает разбираться, что такое план продаж, а предпочитает видеть лишь поверхностное значение этого словосочетания, обычно пишут от фонаря циферки.

Мол, хочу быть владычицей морской, а поэтому холопы, хочу, чтобы мой ларек принес мне в следующем месяце прибыли эдак с миллион.

Обычно, слыша подобные требования, подчиненные спешат ретироваться, чтобы не потакать придури своего босса.

План продаж – это не просто итоговые цифры прибыли, это объемы работы, которые вы желаете увидеть от своих подчиненных.

Причем ваша цель – не просто составить список («Хочу, чтобы сделали то-то и то-то в следующем месяце, а заработали столько-то и столько-то»), а расписать поэтапно выполнение заданий с рекомендациями по каждому пункту.

Ну, и думаю, не стоит говорить о том, что этот план должен быть реальным.

То есть, глядя на него, вы понимаете, что при должном усердии смогли бы выполнить его сами.

FAQ

Каковы основные шаги перед составлением плана? Перед составлением плана необходимо проанализировать конкурентную среду. От деятельности соперников во многом зависит то, купят ли клиенты продукт именно в вашей компании. Кстати, о клиенте — идеальный продавец еще до составления плана продаж знает об аудитории всё. Увлечения, доход и социальный статус потенциального потребителя играют значительную роль в его покупательской способности.
Стоит также учесть данные о продажах за предыдущие периоды,сезонность товара, а также все возможные риски на рынке. Отличается ли структура плана продаж для малого и для крупного бизнеса? Все планы продаж схожи по структуре, но у малого бизнеса более простая схема. Тут отсутствуют многие пункты, посвящённые аудиту деятельности сотрудников, ведь их гораздо меньше, чем в крупных организациях.
Аналитика предыдущего периода продаж также значительно упрощена за счёт меньших объёмов торгового оборота.

2 подхода к расчету индивидуального плана продаж

Рассмотрим, как нужно рассчитывать такие документы. Есть разные типы планов и, соответственно, считаются они по-разному. Мы выделяем пять видов расчета. Но с точки зрения классического бизнеса вполне достаточно и двух. Поговорим о них подробнее.

1. Методика «от факта»

Максимально легкий способ составления ИПП с учетом прошлых показателей. Если есть статистика развития компании, все делается на ее основе.

Статистикой (историей) мы называем выполненный план торговли. Конечно, в совершенстве он дополняется конверсией, числом продаж, суммой среднего чека и прочими характеристиками.

Прежде всего, учитывая трафик, нужно определить динамику торговли (снижается она или растет). Затем считаем ее в цифрах, чтобы узнать, каким будет естественный прирост, если работать в том же ритме. И в каждом случае динамика окажется различной. У молодых компаний рост активнее, у более зрелых – все уже стабильно.

Теперь можно оставить тот же темп или прибавить 5–30 %. Тут нужно ориентироваться на сложность прохождения прошлых периодов. Допустим, в предыдущем месяце оценка выполнения плана показала, что повышение планки на 15 % не вызвало проблем. Плановый показатель был достигнут, даже перекрыт. Значит, на следующий период можно свободно ставить прирост 30 %.

Но если индивидуальный план продаж был недовыполнен, причем довольно ощутимо, то планку нужно занижать. При этом следует оценивать и ситуацию в компании, и внешние условия.

2. Методика «от желания»

Часто при разработке ИПП большая цель распределяется на несколько частей. Это декомпозиция плана продаж. Ее используют за неимением истории прошлых периодов. К примеру, фирма не вела статистику или открыла новое направление торговли. Здесь нужно отталкиваться от обратного, то есть от желаемого результата.

Поскольку все мы хотим больше, чем возможно, и применяется декомпозиция плана продаж.

Рассмотрим это на примере. Компания планирует за месяц достигнуть оборота в 10 млн рублей. Это выполнимо или нет? Необходимо разложить процесс на несколько частей. Затем определить, как выйти на желаемую сумму (цифры взяты с потолка):

• 100 продаж со средней суммой чека 100 000 рублей;
• 000 оформленных заявок с 10%-й конверсией в сделку.

Это был самый элементарный случай, который четко дает понять, как нужно действовать. По этим показателям несложно дать оценку шансам на успех. Либо внести поправки в цель, если понятно, что она недостижима.

Допустим, средний чек на 100 000 рублей – из области фантастики. Тогда нужно работать над конверсией из обращения в сделку (например, введением скриптов) или усовершенствовать входной маркетинг.

Любопытная деталь. Декомпозицию используют не только формируя индивидуальный план продаж. Она позволит рассчитать потенциал другого действия, включая изучение рекламного канала.

Кто обязан составлять план продаж

Заниматься составлением документации для менеджеров должен только специалист, хорошо ориентирующийся в функционале коммерсанта, знающий схему работы изнутри. Это может быть начальник отдела, директор маркетингового подразделения и т. д. Зависит от того, как называется должность. Только такой человек сможет понять и оценить потребности организации.

Последнее слово касательно планирования развития отдела продаж не должно оставаться за одним из следующих представителей администрации:

• Руководитель финансового подразделения. В основе его прогнозов всегда будут лежать цифры. При этом реальному положению дел в компании он навряд ли уделит достаточно внимания. Соответственно, сценарий, разработанный этим специалистом, будет несколько искаженным.
• Директор производства. Его ориентир – выпуск продукции. Это значит, что потребности целевой аудитории и состояние рынка в расчет приниматься не будут. План получится совсем нереальным.

Грамотно составленный бизнес-план по продажам является гарантией успешности фирмы. Подробный алгоритм – это путь, ведущий к максимизации прибыли.

Интенсивная работа с клиентской базой

Этот инструмент один из самых эффективных с точки зрения качественного использования имеющихся ресурсов. Тех самых ресурсов, на которые когда-то уже были потрачены деньги и которые сейчас либо не используются, либо используются не в полной мере.

Зачастую клиентская база у большинства компаний достаточно большая, но частично заброшенная. Клиентская база – это и текущие клиенты, и потенциальные, и сильно потенциальные. Это все клиенты, которые записаны и проработаны в вашей CRM, в Excel/Word, в документах, в визитках, в ежедневниках. То есть все каким-либо способом проработанные клиенты, независимо от их сегментации – теплые, горячие, холодные…

Очень полезно хотя бы раз в квартал приводить клиентскую базу в порядок. Ведь на то, чтобы найти даже слегка потенциального клиента уходит очень много времени и ресурсов. Сначала надо найти клиента, затем узнать лицо, принимающее решение, установить с ЛРП хоть какой-то контакт, узнать о его первичной потребности… Это достаточно долго, муторно, затратно. Даю вам гарантию, что скорее всего это стоит более 30% фонда оплаты труда вашего отдела продаж. Цена вашей клиентской базы очень высока, независимо от текущей готовности клиента к покупке. Поэтому скрупулезно берегите ее, храните и используйте эффективно.

Вот что можно сделать с текущей клиентской базой уже сейчас.

Тотальный обзвон всей имеющейся базы

Отложите все встречи и другие дела менеджеров «на потом», заменив их одной ключевой задачей – звонить. Выделите на это определенное время: например, одна неделя с 10 до 16 часов. Создайте информационный повод, который заинтересует клиентов: например, конкретное специальное предложение.

Строго обозначьте ключевые моменты, на которые должны обратить внимание продавцы:

• Главная задача – звонить.
• Звонки делают все менеджеры без исключения.
• Обзвон ведется концентрировано во времени.
• Обзванивается вся клиентская база подряд.
• Итоги всех разговоров фиксируются.
• Обязательно будут подведены общие итоги тотального обзвона.
• После завершения обзвона клиентов следует сегментировать в разрезе «горячий», «теплый», «холодный», VIP, «средний», «малый» и качественно проработать каждого из них.

Захватывающая email-рассылка

• Пишите то, что клиент хочет прочитать, а не то, что вы хотите написать.
• Точно знайте, какую проблему клиента решает ваше письмо, на какую боль откликается.
• Определите, как ваше письмо и предложение, которое вы в нем описываете, помогает решить проблему клиента.
• Пишите с позиции выгоды-свойства-преимущества предложения для клиента.
• Будьте честными.

Мини-подарки особо важным клиентам

Речь идет о «горячих» и «теплых клиентах», от которых вы уже давно ждете оплат, но их все нет и нет

Задобрите такого клиента, смягчите, уделите искреннее внимание (искреннее!). Иногда уместно просто честно сказать: «Выручай, план продаж горит

А за нами не постоит, сочтемся».

Подарки потенциальному клиенту – это тонкий момент

Неважно, сколько денег вы потратите на этот подарок. Важно, насколько индивидуально вы его подберете

Традиционное шампанское, коньяк, конфеты – это отмирающая классика. Конечно, любому человеку будет приятно получить что-то подобное. Но такой презент не запомнится. Поэтому если ваш подарочный бюджет сильно ограничен – забудьте о банальных подарках.

Лучшее, что можно сделать – это задуматься, что этому конкретному человеку интересно, что его беспокоит, радует, что веселит. Думайте о конкретном человеке, а не о компании, в которой он работает и которая будет у вас что-то покупать

Сделав скромный, но точно выбранный подарок, вы проявите персональное внимание. И чем точнее попадете в интересы вашего партнера по переговорам, тем больше вызовете доверия и сильнее запомнитесь

А это уже дорогого стоит!

Преимущества плана для менеджера по продажам

При грамотном построении плана продаж важно учитывать цели (желаемую прибыль), направленность клиентов, данные по итогам сделок, возможности сектора продаж и другие показатели.

Составление плана продаж для менеджеров по продажам поможет реализовать и выполнить поставленные задачи, а также:

сосредоточить свое внимание на главных задачах;
конкретизировать цели на текущем этапе;
задать компании общий ориентир, цель и направление;
утвердить единый комплекс стратегий для успешной реализации целей;
оценить свои способности и узнать потенциал всей команды;
вдохновить и побудить к действию всех сотрудников;
наблюдать за постоянным развитием рынка и повышать эффективность работы своей команды.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9 % меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Организация плана продаж

Чтобы «план сверху» был реален и выполним, необходимо четкое понимание «снизу», как его реализовать. Оптимальным инструментом для этого является структуризация плана продаж по различным сечениям:

План по сечениям

1. По регионам – сколько и где продадим.

2. По продавцам – сколько и кто продаст;

3. По товарам – сколько и чего будет продано;

4. По периодам времени – сколько и когда будет продано;

5. По клиентам (каналам сбыта) – сколько и кому будет продано;

6. По характеру продажи – сколько и как будет продано.

Последнее сечение продаж наиболее интересное. Оно включает в себя следующие категории:

Гарантированные продажи – сделки, которые обусловлены прошлой историей совместной работы, существующей клиентской базой, отношениями между компанией-продавцом и клиентом. Они мало зависят от человека, представляющего компанию-продавца, потому что есть гарантированный, уже имеющийся, сформированный спрос. Данный вид продаж характерен для компаний, которые долгое время работают на рынке с уже сформировавшимся ассортиментом товаров.

Запланированные продажи – сделки, периодичность которых не однозначна, их результат зависит исключительно от усилий человека, представляющей интересы компании-продавца, то есть, от усилий конкретной личности

Акцентировать внимание на данном виде продаж необходимо в следующих случаях:

a) Если компания только начинает свою деятельность;

b) При выводе на рынок новых товаров;

c) При выходе компании в новые географические регионы;

d) При изменении политики сбыта и определении новых целевых клиентов.

Какие бывают виды планов продаж

Планы продаж классифицируются по различным показателям, но общий — один, это время. В связи с чем различают следующие виды:

• долгосрочные планы, которые составляют на срок от 5 до 10 лет, они имеют много общего с прогнозами;
• среднесрочные  рассчитываются на период от 3 месяцев до 1 года, необходимы руководителям бизнеса;
• краткосрочные планы продаж на месяц, одну неделю –  по большей части предназначены для сотрудников, направлены на повышение их производительности.

Оперативные планы помогают анализировать процесс реализации тактических планов. Тактические, в свою очередь, тесно связаны со стратегическими планами. В ходе реализации разработанных проектов их можно корректировать, дополнять и изменять.  На начальном этапе стоит применить метод сценарного планирования, предусмотрев несколько потенциальных вариантов развития событий.

Важность планирования

Необходимо ли предприятию составлять документ, в котором указываются конкретные пути и объемы реализации продукции? Ответ на этот вопрос однозначный – да

Причем планирование продаж важно не только для тех, кто реализует конкретные товары. Необходимо оно и тем, кто работает в сфере услуг

Это важно:

1. Для правильной организации труда. Предприятию необходимо функционировать аналогично налаженному механизму. При этом каждый сотрудник должен быть ознакомлен с целью своей работы и знать, что ему необходимо делать для того, чтобы достичь ее. При планировании объема продаж необходимо также, чтобы все члены коллектива имели представление о том, что их ожидает после выполнения задания или в случае его невыполнения.
2. Для роста прибыли. При планировании продаж продавцов можно перевести с фиксированной зарплаты на минимальную ставку, добавив им премию в случае выполнения заданий по объему реализации. Это непременно повысит мотивацию сотрудников и положительно отразиться на доходах предприятия.
3. Для развития. Планирование объема продаж просто необходимо для того, чтобы бизнес не стоял на месте. Постановка целей и их осуществление является приоритетной задачей для любого предпринимателя. В противном случае он будет обойден другими, более амбициозными бизнесменами.

Отчетность руководителя отдела продаж

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

• объемы продаж;
• прибыль;
• доход в процентах;
• количество новых клиентов;
• общее количество заказов;
• количество новых заказов;
• средний чек и другое.

Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании. Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров. Высокие показатели требуют обобщения опыта. Низкие показатели – предлог побеседовать с человеком и выяснить причины снижения его продуктивности.

Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.

Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица)

Создадим перечень дат – первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат – первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица>=B9)* (Исходная_Таблица

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги >;
• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты

Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование. Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать. В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.

Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.

Кто должен составлять план продаж?

В зависимости от размера предприятия его может составлять сам руководитель компании или начальник отдела продаж. Существует несколько подходов к формированию плана продаж «Сверху-вниз» и «Снизу-вверх», а также их комбинация.

• «Снизу-вверх» — когда менеджеры сами формируют объем продаж на заданный период и представляют руководству.
• «Снизу-вверх» — когда руководство устанавливает объемы продаж и спускает исполнителем.

Комбинированный подход подразумевает, что сначала менеджеры предоставляют данные руководству компании, а затем руководители корректируют полученные данные. Этот подход используется наиболее часто, что легко объяснимо. Менеджеры склонны перестраховываться и занижать плановые показатели, например, чтобы точно получить бонус. Задача руководителя скорректировать план продаж с учетом общей стратегии компании (сегменты, новые продукты), но при этом сохранить мотивацию сотрудников. Завышенные планы могут изначально снизить мотивацию персонала и продажи компании упадут, даже при хороших рыночных условиях. А как повысить продажи?

Значение плана продаж

Далеко не все организации из сегмента малого бизнеса выполняют свою работу на основе плана продаж. Большинство из них действуют, что называется на глаз. Многие считают, что для малого бизнеса детальное планирование продаж не требуется. Поскольку достаточно сложно предсказать их объем на длительный срок. На самом деле это не совсем верно, планы продаж полезны для любой коммерческой ниши. Если малый бизнес будет строиться на основе планирования,  он будет успешно развиваться  и со временем сможет перейти в разряд среднего или крупного предприятия.

План продаж поможет обозначить определенный объем и характер работы индивидуально для каждого сотрудника и отдела компании. Он также позволит поддерживать прибыль на заданном уровне и повышать её, предвидеть возможные убытки заранее. С готовым планом проще контролировать и при необходимости корректировать работу компании.