Табель учета рабочего времени на 2021 год

Как фиксировать отработанное время

• методом ежедневной регистрации;
• фиксации выявленных фактов отклонений от трудового распорядка.

Если рабочий график является фиксированным, то допустима регистрация только отклонений, поскольку трудовым договором или ПВТР установлено неизменное количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если график работы является «плавающим», к примеру, при суммированном учете отработанного времени, то рекомендуется применять метод ежедневной регистрации.

Любая информация, вносимая в табель рабочего времени, о причинах отсутствия на работе, выполнении трудовых обязанностей в режиме неполного дня либо сверх установленной нормы по инициативе сотрудника или работодателя, сокращенном рабочем дне должна подтверждаться соответствующими документами, к примеру:

• листок нетрудоспособности;
• документальное подтверждение об исполнении государственных или общественных обязанностей;
• приказ руководителя предприятия;
• заявление работника о совместительстве;
• письменное согласие сотрудника на выполнение сверхурочных работ.

Указанный перечень не является исключительным, и может дополняться.

Пошаговое заполнение табеля для бюджетной организации

Актуальная пошаговая инструкция, как сделать табель в Excel, на примере формы 0504421.

Шаг 1. Оформить шапку, указав:

• название учреждения в полной форме, так, как указано в учредительных документах;
• код с применением справочника ОКПО;
• в строке «Вид табеля» написать «первичный» (предоставляя документ, содержащий изменения, укажите «корректирующий»; указывая «Номер корректировки», напишите «0», если документ первичен, и цифры «1», а затем в соответствии с порядковым номером корректировки).

Шаг 2. Указать номер по порядку, дату формирования документа и период охвата.

Шаг 3. Заполнить основную часть:

• гр. 1 — Ф. И. О. сотрудника полностью;
• гр. 2 — номер сотрудника по табелю;
• гр. 4 — должность работника.

Далее следует раздел, дающий возможность ежедневно фиксировать наличие или отсутствие работника (в отношении каждого имеются 2 клетки: верхняя — для цифрового кода, нижняя — для буквенного). Эта часть содержит сведения о числе дней и часов, отработанных за полмесяца и за месяц в целом.

ВАЖНО!

Любые отметки об отсутствии на работе и его причинах осуществляются на основании надлежаще оформленных документов.

Шаг 4. Отдать документ на подпись:

• сотруднику, отвечающему за формирование;
• руководителю подразделения;
• сотруднику отдела кадров.

Шаг 5. Передать в бухгалтерию полностью оформленный документ, который и станет основой для расчета с сотрудниками.

Принципы заполнения

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Образец оформления табеля рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени представляет собой таблицу, в которой приводятся данные об отработанном в течение месяца времени каждым работником.

Табель заполняется за календарный месяц. В связи с этим в таблице в гр.4 приводится 31 клетка для отражения отработанных часов в каждом дне месяца. Причем для каждого дня нужно заполнить две клетки: в верхней отражается кодовое обозначение, в нижней – количество отработанных часов, дней.

Буквенные кодовые обозначения для заполнения табеля рабочего времени можно взять на титульном листе формы Т-12.

Для заполнения табеля наиболее часто используются следующие буквенные обозначения:

• Я – явка, указывается, когда работник полностью отработал день;
• Н – продолжительность работы в ночное время;
• С – сверхурочная работа;
• В – выходные дни и нерабочие праздничные дни;
• ОТ – этот код ставится, если работник находится в отпуске;
• ОД – ставится при дополнительном отпуске работника;
• К – буквенный код обозначает нахождение работника в служебной командировке;
• Б – указывается, если работник находится на больничном;
• Р – нахождение работницы в отпуске по беременности и родам;
• ОЖ – нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком;
• ПР – прогул;
• НН – неявка по невыясненным причинам.

Некоторые частные случаи указания буквенных кодов в табеле:

Если работник находится в основном оплачиваемом отпуске, то на протяжении всего отпускного периода ставится буквенное обозначение «ОТ», выходные дни при этом не выделяются, так как отпуск измеряется в календарных днях. Если же на отпуск выпадают выходные праздничные дни, то их нужно отмечать, так как они в дни отпуска не входят и на их  количество отпуск будет продлен.

Если работник находится в командировке, ставится кодовое обозначение «К», причем если командировка продолжается и в выходной день, то в эти дни также ставится «К», так как выходные дни в командировке работника также будут оплачены, причем в повышенном размере.

Если работник не вышел на работу, и причина этого не известна, то ставится код «НН». В дальнейшем, когда причина выяснится, работник предоставит оправдательный документ, то этот код будет изменен на соответствующий. Если же причина не уважительная, и работник попросту прогулял, то «НН» изменяется на «ПР». Об оформлении прогула читайте здесь.

В графах 5 и 6 пишется количество отработанных дней и часов за первую половину месяца и за весь календарный месяц.

Если в отношении всех работников, указанных в бланке табеля учета рабочего времени, применяется только один вид оплаты труда, например, только заработная плата, то над графами 7-9 в поле «код вида оплаты» ставится кодовое обозначение этого вида оплаты, а ниже в поле «корреспондирующий счет» — счет бухгалтерского учета, на который относятся затраты на данный вид оплаты труда.

Далее графы 7, 8 не заполняются, а в гр.9 указывается количество отработанных дней или часов, в соответствии с которыми необходимо оплатить труда работника.

Если видов оплаты труда несколько, например, работникам выплачивается заработная плата, кому-то отпускные, компенсация по больничному листу и т.д., то заполняются графы 7-9. Для каждого вида оплаты нужно указать его цифровое обозначение, счет отнесения затрат и количество дней (часов), которые должны быть оплачены по данному виду оплаты труда.

Пример заполнения этих граф можно посмотреть в заполненном образце Т-13, который можно скачать ниже.

Наиболее часто используются следующие коды оплаты труда:

• 2000 – оплата труда (заработная плата), командировочные;
• 2012 – оплата отпускных;
• 2300 – оплата по больничному листу.

Если у какого-либо работника в течение месяца были неявки, то в графах 10-13 указывается код причины неявки и количество дней или часов, когда работник отсутствовал.

Заполняться табель учета рабочего времени может как по всей организации в целом, так и по отдельным подразделениям, отделам.

Если в табель нужно добавить нового работника, то сделать это можно при наличии приказа о приеме на работу (или трудового договора).

Помимо сведений, касающихся отработанного времени, в бланк табеля Т-13 также включаются данные о ФИО каждого работника и его табельном номере. Табельный номер – это уникальный номер, который присваивается каждому работнику при его приеме на работу. Он сохраняется за работником на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии.

Табель заполняется в одном экземпляре, подписывается лицом, его заполнившем, и передается в бухгалтерию. Бухгалтерия на основании данных табеля рабочего времени произведет расчет заработной платы.

Кто обязан вести график учёта рабочего времени

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора

Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Труд табельщика должен быть оплачен

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).

Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.

В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Как заполнять табель учета рабочего времени по форме Т-13

Нельзя сказать, что эта форма имеет существенные отличия от бланка Т-12. Суть оформления Т-13 остается прежней – учитывать рабочее и нерабочее время сотрудников. Соответственно, и заполняется этот документ по аналогичной схеме.

Таким же образом заполняется шапка табеля. При тщательном рассмотрении можно лишь заметить незначительные различия в таблице. Благодаря сходству, многие считают, что эти бланки могут заменять друг друга. Но данное мнение является не совсем верным.

Так, главное отличие между этими двумя бланками состоит в процессе заполнения. Форма Т-12 используется при заполнении ответственным лицом. Причем это можно делать, как в рукописном варианте, так и в электронном формате. Что касается формы Т-13, то она считается более упрощенной. Используется она в том случае, когда учет является автоматизированным. Обычно это происходит в том случае, когда организация использует специальные системы контроля.

Образец

Ответственный за ведение

Выполнять работу по ведению табельного учета в 2021 году, как и прежде, может табельщица. Не запрещается возлагать ответственность за ведение документа на работника кадровой службы или секретаря. На усмотрение руководителя, можно выделить для этой работы любого сотрудника подразделения.

При этом начальник подразделения и руководитель организации должны учесть, что обязанность ведения документа должна быть указана у ответственного лица в должностной инструкции или в трудовом договоре. В противном случае, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, на выполнение этой работы, с указанием доплаты. Непосредственно возложение обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

Для чего заполнять табель учета

Основная цель, для которой предназначен табель, это подробный учет сведений о конкретном количестве часов, отработанных специалистом, а также о времени отсутствия его на рабочем месте. Чтобы правильно начислять зарплату и все положенные для работников выплаты (командировочные, отпускные и тому подобное), работодатель вынужден составлять новый табель учета ежемесячно. Фактически табелю присваивается номер того месяца, в котором он был сформирован.

Кроме того, учетный документ требуется не только для внутренних задач организации, но и для контрольно-надзорных органов.

ФНС

В ходе проверки налоговая инспекция на основании ст. 93.1 НК РФ вправе запросить у организации те документы, которые непосредственно касаются деятельности предприятия, в том числе табель учета рабочего времени сотрудников. Например, для проверки правильности начисления налогов.

ФСС

В рамках выездной или камеральной проверки представители фонда соцстрахования вправе требовать предъявить табель учета рабочего времени подчиненных. Делается это для подтверждения целевого использования средств ФСС, а также проверки правильности расчета социальных пособий должностными лицами в организациях, например, по временной нетрудоспособности, беременности и родам и прочее.

ГИТ

Вам также будет интересно:

— Можно ли быть одновременно ИП и самозанятым
— Может ли ИП сам себя принять на работу

Табель учета может потребоваться представителям трудовой инспекции для проверки соблюдения прав трудящихся. Если они запрашивают сведения о конкретном работнике, то работодатель вправе предоставить заверенную выписку из табеля на одного сотрудника, по той же форме, по которой ведется учет рабочего времени на предприятии.

Росстат

Для формирования статистических данных юрлица независимо от их формы собственности и вида деятельности обязаны сдавать отчеты по форме П-4, если общая численность работников предприятия свыше 15 человек, если менее, то применяется бланк Т-1.

Законодательная база для учета нерабочих дней в октябре-ноябре 2021

Предоставление нерабочих дней в октябре-ноябре 2021 года установлено Указом Президента от 20.10.2021 N 595. Основные тезисы документа:

• на период с 30.10.2021 г. по 07.11.2021 г. устанавливаются «федеральные» нерабочие дни – они действуют на территории всех субъектов РФ;
• до 30.10.2021 г. и после 07.11.2021 г. нерабочие дни могут быть установлены на территории отдельных субъектов РФ по решению глав субъектов.

На период нерабочих дней за сотрудниками необходимо сохранить заработную плату в полном размере. При этом если сотрудники не работали в период нерабочих дней, сами дни и заработок, начисленный за это время, нужно исключить из расчета среднего — Письмо Минтруда от 18.05.2020 N 14-1-В-585.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т.д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Но помимо сплошных достоинств эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Как заполнить табель учета рабочего времени

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

• Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
• Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
• Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

Документ составляется в единственном экземпляре.

Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.

Форма Т-12 — образец заполнения

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

• Полное название компании.
• Коды организации.
• Номер.
• Период ведения отчетности.
• Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

Выходные и праздничные дни в табеле на 2021 год

Такие дни отражаются в соответствии с утвержденным производственным календарем, учитываемым все установленные праздничные периоды освобождения от работы и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства РФ.

Выходные дни для различных категорий работников варьируются в зависимости от установленного для конкретного сотрудника графика. Код учета выходных дней в табеле может быть разным и зависит от способа их оплаты и оснований для предоставления.

Стандартный выходной обозначается буквенным «В» или цифровым «26» кодом. При предоставлении компанией вынужденного дополнительного выходного, она оплачивается в размере среднедневного заработка. В табеле такой день отображается под кодом «ОВ» или (27).

Выходные и праздничные дни в табеле на 2021 год