Как организовать совещание и вести протокол

Содержание документа

Содержание протокола устанавливается ГК РФ и зависит от способа проведения голосования.

При очном голосовании в нем обязательно указываютcя следующие сведения:

1. О дате, времени и месте проведения собрания.

О лицах, принимающих участие в мероприятии.

О результатах голосования по каждому вопросу, вынесенному на повестку дня.

О лицах, подсчитывающих голоса при голосовании.

О тех лицах, которые проголосовали против принятия того или иного решения и при этом потребовал внести запись об этом факте в протокол.

В том случае, если голосование было заочным, то при фиксации результатов его проведения нужно отразить:

• Дату, до которой принимались документы, содержащие результаты голосования каждого участника.

Сведения об участниках, которые приняли участие в голосовании.

Результаты голосования по каждому вопросу.

Информацию о лицах, подсчитавших голоса и подписавших протокол.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания.

Интересно, что правило о выборах или назначении секретаря заседания высшего органа управления ООО законом не регламентируются. Однако, для соблюдения правил подписания протокола рекомендуется выбирать на нем не только председательствующего, но и секретаря.

Вопросы общего собрания

Оно решает следующие вопросы:

• любые изменения устава;
• прием и исключение;
• выборы правления, председателя (если установлено уставом), ревизионной и иных комиссий;
• организация фондов, о вступлении в ассоциации;
• утверждение внутренних регламентов;
• вопросы реорганизации или ликвидации;
• формирование и использование имущества;
• установление размера пеней за несвоевременную уплату взносов, изменение сроков внесения взносов малообеспеченными участниками;
• утверждение приходно-расходной сметы;
• рассмотрение жалоб на решения и действия правления, председателя, комиссий и фондов;
• утверждение отчетов правления, комиссий, фондов;
• поощрение правления, комиссий, фондов;
• приобретение земельного участка, относящегося к имуществу общего пользования, в собственность;
• утверждение списков участников;
• распределение образованных или образуемых земельных участков;
• одобрение проекта планировки территории и (или) проекта межевания территории.

Общепринятый образец

какой тип заседания проводится

Общество с ограниченной ответственностью «Аллиум»Протокол № 124 общего собрания сотрудниковг. Москва20 января 2019 годаОбщее количество сотрудников, которые работают в организации, — 200 человек.На собрание пришло и приняло участие — 150 человек (основной список с фамилиями и должностями прилагается к протоколу).Предложили: председателем собрания назначить Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А.Постановили: председателем собрания сделать Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А.Голосовали: «за» — 120 человек, «против» — 20 человек, воздержались от голосования 10 человек.Принято: решение единогласное, проголосовало большинство людей.Председатель заседания (подпись).

Найденые документы по теме «протокол образец»

1. Образец. Форма краткого протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма краткого протокола форма краткого протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. производственного совещания председатель — се…
2. Образец. Форма протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма протокола
   Протокол о продлении полномочий генерального директора

   форма протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. председатель — секретарь — присутство…

3. Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса

   протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол nо. от «» 20 г. заседания правления (пол…

4. Образец. Протокол допроса свидетеля Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол допроса свидетеля

   протокол допроса свидетеля число, месяц, год словами, город области (республики). я, (фамилия, имя, отчество), государственный нот…

5. Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества

   протокол no. заседания комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества (наименование) г. «» 20 …

6. Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии

   протокол n заседания комиссии по ликвидации акционерного общества* (открытого/закрытого) (наименование) г. «»20г. присутс…

7. Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил…

8. Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации

   протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой…

9. Образец протокола общего собрания работников Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников

   общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек …

10. Образец протокола собрания трудового коллектива Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива

    протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел….

11. Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью

    образец протокол n 1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью «название общества» москва «»1995г. присутствова…

12. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

13. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

14. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда п р о т о к о л собрания учредителей некоммерческой ор…

15. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    П Р О Т О К О Л собрания учредителей некоммерческой организации гуманитарного фонда «» г. «» 20 г. Присут

ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ ПОДЛИННИКОВ РЕШЕНИЙ И ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ СОБСТВЕННИКОВ ПОМЕЩЕНИЙ В МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМАХ В УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЖИЛИЩНЫЙ НАДЗОР

1. Настоящий Порядок устанавливает правила направления подлинников решений (бюллетеней) собственников помещений в многоквартирных домах (далее — решения) и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах (далее — протоколы) в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор (далее — орган государственного жилищного надзора).

2. Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны направить подлинники решений и протоколов, представленных им в соответствии с статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 22 января 2019 г., N 0001201901220025) лицом, инициировавшим общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме (далее — общее собрание), в орган государственного жилищного надзора субъекта Российской Федерации, на территории которого находится многоквартирный дом, собственники помещений в котором провели общее собрание.

3. Направление подлинников решений, протоколов осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня получения управляющей организацией, правлением товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива от лица, инициировавшего общее собрание, подлинников данных документов.

4. Подлинники решений и протоколов подлежат обязательному направлению лицом, инициировавшим общее собрание, в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива, а при непосредственном способе управления многоквартирным домом — в орган государственного жилищного надзора не позднее чем через десять календарных дней со дня проведения общего собрания, а в случае, если оно продолжалось несколько дней, — не позднее чем через десять календарных дней со дня окончания общего собрания.

В случае принятия общим собранием решения по вопросу, указанному в части 2 статьи 44 Жилищного кодекса Российской Федерации, подлинники решений и протокола подлежат направлению лицом, инициировавшим общее собрание, в орган государственного жилищного надзора субъекта Российской Федерации, на территории которого находится многоквартирный дом, собственники помещений в котором провели общее собрание, в срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, с единовременным направлением копий данных решений и протокола в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива, а также ресурсоснабжающей организации, региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами, с которыми собственниками помещений в многоквартирном доме, действующими от своего имени, будут в соответствии с принятым общим собранием решением заключены договоры, содержащие положения о предоставлении коммунальных услуг.

5. Направление подлинников решений, протоколов должно осуществляться способами, позволяющими подтвердить факт и дату их получения органом государственного жилищного надзора, а также путем размещения в открытом доступе в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства, предусмотренной Федеральным законом «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 30, ст. 4210; 2018, N 53, ст. 8484) (далее — система) скан-образов решений, протоколов не позднее пяти рабочих дней со дня направления подлинников решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора.

В случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в системе до даты направления решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Зачем делать выписку

Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.

При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.

Основные трудности

В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания. Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал. Помимо ФИО, необходимо прописать:

• должность, которую занимает участник;
• количество голосов, которыми обладает член собрания;
• информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия. Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено.

Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами. Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

• голоса, которые могут быть использованы;
• голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
• количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;
• итоговое решение по вопросу.

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших. Полный текст докладов не приводится. Секретарь вносит информацию тезисно.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали». Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество голосов, принявших участие.
• Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Собрание совладельцев жилья в МКД

Жилищный кодекс прописывает правила, согласно которым сборы владельцев квадратных метров проводятся:

• ежегодно по утверждённому плану;
• по желанию самих владельцев;
• по волеизъявлению УК.

Общие сборы собственников МКД проводится для решения важных моментов, связанных с его жизнью. Ведь по-другому узнать мнение каждого жильца и получить согласие от него на проведение тех или иных мероприятий, крайне сложно. С этой целью благодаря усилиям УК ведётся реестр собственников.

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических
вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему —
обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

+7 (499) 938-87-35 Москва, Московская область

+7 (812) 467-34-81 Санкт-Петербург, Ленинградская область

+7 (800) 333-89-17 Регионы (звонок бесплатный для всех регионов России)

На всех общих собраниях должны быть:

• глава (руководит сборами);
• секретарь;
• кворум (минимум половина жителей дома);
• приглашённые участники (работники УК, администрации, депутаты и т.д.).

Грамотно заполненный протокол вмещает в себе такие сведения:

• регистрацию собравшихся жильцов;
• вступительную речь председателя;
• рассмотрение моментов, что числятся на повестке дня;
• разбор вопросов участников заседания;
• подведение итогов и заключительную речь председателя.

Что это?

Собрание жильцов представляет собой форму принятия решений жильцами дома относительно их общего имущества и жизни дома в целом. Ведь в нормативах прописано, что общедомовые владения считаются собственностью всех людей, проживающих в многоэтажке. Исходя из этого, каждый собственник имеет право решать, что делать с таким имуществом. Однако на практике большинство даже не подозревает, на что именно идут выделенные средства, и как они на самом деле используются. Далее, разберём детальнее, как проводятся собрания, что на них решается и как составить грамотно протокол.

Как проводится собрание

Ранее уже было упомянуто о существующих двух видах собрания: очередной и внеочередной. Очередное собрание проводится не реже одного раза в год. А второй вид может созываться по мере необходимости, если такую инициативу выразит хотя бы один из владельцев квадратных метров либо представитель управляющей организации.

Существует две формы организации подобного мероприятия:

1. Очное. Оно предполагает присутствие всех жильцов дома. Главная сложность такого мероприятия заключается в том, чтобы найти помещение, способное вместить в себя всех желающих его посетить.
2. Заочное. Проводится без совладельцев путём передачи письменных вопросов с возможностью голосовать поадресно по каждому из них.

О планируемом мероприятии владельцев квартир должны оповестить за 10 дней до самого мероприятия (не позднее). Уведомление отдаётся в руки или пересылается письмом, но обязательно под подпись. В большинстве случаев на стенде в парадном помещении дополнительно размещается соответствующее объявление.

Уведомление о предстоящих сборах собрании должно содержать в себе следующую информацию:

• указание на инициатора;
• форму мероприятия;
• дату/время;
• адрес;
• повестку дня;
• процедуру ознакомления принятыми материалами.

Все решения принимаются посредством проведения голосования. Преимущественно требуется, чтобы собрался кворум. Он представляет собой достаточное количество жителей, которые уполномочены в рассматриваемом случае. По жилищному законодательству это больше 50% голосов.

Количество голосов владельца зависит от объема его части в праве общей собственности. Для определения нужно площадь помещения владельца поделить на сумму квадратных метров жилых/нежилых помещений в здании.

Какие вопросы решаются

Собрания собственников МКД уполномочены определять судьбу по таким делам:

• пристройки и варианты их расширения;
• эксплуатация придомовой территории;
• выбор ответственных лиц, наделённых правами заключать соглашения с физ. и юрлицами для получения прибыли от придомовой территории;
• ремонт строения;
• выбор лиц для содержания квадратных метров, их охраны и т.д.

Кроме того, есть ряд аспектов, для решения которых нужно не простое, а квалифицированное большинство. Сюда относят:

• реконструкцию здания;
• способы эксплуатации придомового участка земли, установление ограничений;
• пользование общим имуществом дома и др.

Образец протокола общего собрания собственников

Протокол общего собрания собственников помещений о выборе способа управления МКД в форме заочного голосования (повестка дня общего собрания собственников помещений: выбор способа управления; Выбор управляющей организации; Утверждение условий договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД; заключение договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД и прочее)

Протокол общего собрания собственников о выборе способа формирования фонда капитального ремонта (повестка дня собрания: выбор способа формирования фонда капитального ремонта многоквартирного дома в соответствии с п. 3 ст. 170 Жилищного кодекса РФ)

Протокол общего собрания собственников об установлении порядка сообщения о созыве общего собрания собственников МКД (об установлении порядка сообщения о созыве внеочередного общего собрания собственников)

Протокол общего собрания собственников о предоставлении в пользование части общего имущества в многоквартирном доме (предоставить в пользование часть общего имущества в многоквартирном доме, а именно (например, фасад жилого дома для целей размещения рекламной конструкции; нежилое помещение, являющееся общей собственностью всех собственников помещений дома, расположенное в подвале/цоколе здания/… этаже… для использования под офис/магазин/склад/иное…, часть земельного участка, являющегося общей собственностью для целей…)

Протокол общего собрания собственников помещений МКД о расторжении договора с управляющей компанией (постановили: в соответствии с п. 8.2 ст. 162 ЖК РФ расторгнуть в одностороннем порядке договор управления многоквартирным домом с управляющей компанией в связи с невыполнением обязательств управляющей компанией, выразившимся в …

Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о текущем ремонте (повестки собрания: принятие решения о проведении текущего ремонта многоквартирного дома; утверждение содержания и состава, объемов работ по текущему ремонту; утверждение плановой стоимости текущего ремонта многоквартирного дома; определение способа и порядка финансирования текущего ремонта многоквартирного дома.

Протокол собрания собственников помещений дома об установке рекламной конструкции (повестка собрания: о предоставлении общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, а именно: (фасада здания, крыши здания), для установки и эксплуатации рекламной конструкции; заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции с ФИО ); определение лица, уполномоченного на заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции на условиях, определенных решением общего собрания.

Образец протокола общего собрания собственников МКД в форме очного или заочного голосования (решение о проведении капитального ремонта многоквартирного жилого дома в случае предоставления субсидии; об утверждении вида и объема работ по капитальному ремонту; об утверждении предварительной стоимости работ по капитальному ремонту МКД; об утверждении сроков начала и окончания капитального ремонта и прочие связанные с этим вопросы).

Образец протокола общего собрания собственников об избрании совета многоквартирного дома (собрание проведено в форме совместного присутствия собственников, «очная форма»)

Образец протокола общего собрания собственников многоквартирного дома о создании ТСЖ и утверждении устава ТСЖ (собрание в форме совместного присутствия собственников помещений дома)

Образец протокола собрания собственников МКД по выбору способа управления – управляющей организацией (собрание путем совместного присутствия (очная форма)).

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость