Как составить бюджет движения денежных средств

Виды бюджетов

Для того, чтобы дополнительно повысить эффективность деятельности организации составляют прогнозные и фактические бюджеты:

• Плановые БДР и БДДС — составляются на основании плановых показателей, к достижению которых должна стремиться организация для достижения необходимых темпов роста и развития деятельности.
• Прогнозные БДР и БДДС – составляются, как правило, на ближайший месяц, исходя из плановых, реальных цифр и прогнозов по финансово-хозяйственной деятельности организации.
• Фактические БДР и БДДС — формируются на основании всех совершённых за месяц, квартал или год хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском учете за этот период.

Структура этих отчётов, в зависимости от деятельности компании может быть различной. Нередко управленцы небольших организаций составляют такие бюджеты в виде простой таблицы в Excel, такой отчёт наглядно демонстрирует общее положение дел в компании на текущий момент и позволяет вовремя среагировать на любую нежелательную ситуацию или напротив направить больше финансовых ресурсов компании на более выгодное в данный момент направление деятельности.

Стандартная финансовая отчетность для оперативного управления довольно часто не подходит, так как она обычно составляется фирмами раз в год или раз в квартал. Это связано со спецификой ведения бухгалтерских учетных регистров, которые обобщаются и закрываются за отчётный период, фиксируют данные только на конечную дату. А такие несложные отчёты, имеющие гибкую структуру и позволяющие отразить основные финансовые потоки фирмы и их распределение в течение месяца, позволяют управлять деятельностью компании, эффективно расходовать ее финансовые ресурсы, помогают достичь наилучшего результата деятельности.

БДДС прямым методом: форма и пример

Вот этапы составления такого бюджета.

Этап 1. Определяемся с начальным остатком денег

Это отправная точка. В идеале следует взять фактическое значение денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и специальных счетах, которое сложилось на последний день, предшествующий бюджетному периоду. Например, на 31 декабря.

Однако есть очевидная сложность. Бюджеты готовятся заранее, поэтому узнать фактический остаток не выйдет. Он еще неизвестен. Можно остановиться на плановом значении из БДДС предыдущего года. Если оно не сильно отклоняется от реальности, то вполне сгодится. Когда разрыв между планом и фактом значителен, тогда откорректируйте план с учетом текущей ситуации.

Этап 2. Считаем поступления

Ориентируемся на значения выручки и прочих доходов из БДР, которые переводим в денежные потоки с помощью графиков платежей и/или коэффициентов инкассации.

Важно помнить также о разбивке поступлений на три группы:

• текущие (операционные);
• инвестиционные;
• финансовые.

О том, что включает в себя каждая группа, читайте в статье «Анализ движения денежных средств компании».

Выручка участвуе тв формировании текущих поступлений, а прочие доходы – инвестиционных и финансовых. Обобщенная формула для расчета притоков выглядит так:

Рисунок 1. Формула для определения денежного притока в БДДС

Как определить значения первых трех слагаемых? Либо по графикам платежей, либо на основе коэффициентов инкассации.

Идеальный вариант – качественно сделанные графики с расписанными датами получения денег от контрагентов в соответствии с условиями договоров. Однако часто они не составляются вообще, либо формируются на срок короче периода бюджетирования.

Выходом становится расчет коэффициентов инкассации по фактическим данным предыдущего года либо квартала при условии, что система расчетов с контрагентами за это время не менялась. Ведь если вместо существовавшей ранее для покупателей отсрочки платежа теперь от них требуется аванс или предоплата, то ценность прошлых цифр – невелика.

Предположим, что изменений не было. Как тогда вычислить эти коэффициенты? Воспользуйтесь следующим алгоритмом.

Рисунок 2. Расчет коэффициентов инкассации для денежных притоков

Для большей точности разумно рассчитать несколько фактических значений коэффициентов, например, в поквартальном разрезе за год, а затем вывести среднюю величину.

Допустим, коэффициенты окажутся равными 0,6, 0,3 и 0,1. Значит, 60% дохода закрываются денежным платежом в текущем месяце/квартале, еще 30% приходят как аванс, а 10% – оплата отсрочки прошлых периодов. Умножайте их на плановые доходы текущего периода и найдете составляющие поступлений.

Этап 3. Вычисляем платежи

Логика расчета платежей – та же самая, что и для поступлений. Нужны:

• разделение потоков на три группы по типам операций – текущие, инвестиционные, финансовые;
• расчет сумм на основе расходов из БДР, инвестиционных и операционных бюджетов.

Инвестиционные и операционные потребуются, чтобы:

• определить величину капитальных затрат, то есть приобретений основных средств и нематериальных активов. Кроме того, материалов и товаров. Их особенность в том, что они попадают в расходы в отсроченном режиме. Поэтому денежные оттоки по ним иногда формируются раньше расхода;
• убрать амортизацию, ведь она – неденежный расход;
• корректно разнести выплаты по периодам. Это зависит от типа платежа и вида контрагентов. Например, для зарплаты можно использовать упрощенное соотношение 50÷50, где первая половина – аванс текущего месяца, вторая – окончательный расчет следующего.

Увязка между расходами и денежными оттоками сложится по такой обобщенной зависимости:

Рисунок 3. Увязка между расходами и денежными оттокам

Для вычисления платежей в пользу поставщиков и подрядчиков также пригодятся коэффициенты инкассации. По аналогии с поступлениями считайте их по трем группам, а затем умножайте на плановые суммы приобретений.

Рисунок 4. Расчет коэффициентов инкассации для денежных оттоков

Пример БДДС и БДР в Excel

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.

Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:

• План остатков денежных средств на начало месяца.
• План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
• План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
• План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
• План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

• доходная;
• расходная.

Доходная

В нее включается следующее:

• прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
• прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
• прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.

Расходная часть состоит из показателей:

• производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
• расходов, связанных с коммерцией и управлением;
• расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).

Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:

• Производственные/Административные/Коммерческие
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.

Формирование бюджета продаж

Для того чтобы верно рассчитать бюджет продаж, необходимо понимать, какие ресурсы необходимы для реализации собственной продукции. Для этого необходимо проанализировать ряд метрик, которые могут существенным образом повлиять на процесс составления бюджет продаж:

• Аналитика производимой продукции. Данный вид аналитики необходим для оценки популярности продукции среди потребителей. То есть, организация способна просчитать, объемы производства какого товара необходимо сократить, а какого, напротив, увеличить.
• Сбытовая аналитика. Дает представление о том, каким образом оптимально сбывать товар. Например, сотрудничая с оптовыми точками или магазинами «у дома» и так далее.
• Клиентская аналитика. Позволяет определить какой тип взыскания дебиторской задолженности применим в каждом конкретном случае. Постоянный клиентам можно давать более выгодные условия рассрочки, чем тем, кто считается ненадежным или малоизученным клиентом.
• Аналитика географического расположения. Такая аналитика позволяет определить регионы или районы города, где продажи товара идут наиболее и наименее интенсивно.
• Внутриорганизационная аналитика. Отражает эффективность работы каждого подразделения организации.

Исходя из всего проанализированного выше можно сделать обоснованный вывод о том, что благодаря расчету бюджета продаж, организация может рассчитать примерные объемы будущих поступлений денежных средств

Но в данном случае предельно важно учитывать коэффициент инкассации, который отражает временное поступление денежных средств. Благодаря такому подходу можно рассчитать бюджет продаж по каждому месяцу, кварталу, полугодию и так далее

ОДДС Отчет движения денежных средств — разделы

У каждого бизнеса ОДДС выглядит по-разному и имеет свою степень сложности, так как, доходы и расходы у всех разные и для каждого они являются уникальными. Но, не смотря на различия, ОДДС включает в себя пять основных компонентов по порядку:

• чистый доход (который берется из отчета о прибылях и убытках);
• операционный денежный поток;
• денежный поток от инвестирования;
• денежный поток от финансирования;
• чистый денежный поток.

Чистый доход

Чистая прибыль является одним из финансовых терминов, наиболее знакомых владельцам бизнеса. Вы также можете назвать это «прибыль» или «нижняя строка». Вы найдете чистый доход, указанный в отчете о прибылях и убытках (доходах), и он рассчитывается путем вычитания ваших коммерческих расходов из общего дохода или продаж.

Каждый отчет о движении денежных средств начинается с чистого дохода, но чистый доход включает в себя транзакции, которые не связаны с переходом из рук в руки. Вот почему оставшаяся часть вашего ОДДС будет корректировать чистый доход с учетом не денежных операций, таких как: амортизация, прибыль и расходы (понесенные, но еще не оплаченные).

Денежный поток от операций

Например, если вы независимый графический дизайнер, то в этом пункте ведется учет заработанных вами денежных средств и ваших затрат, которые вы понесли, регулярно выполняя работу.

В раздел «Операционные денежные потоки» входят такие вещи, как приток денежных средств от оплаты счетов и отток денежных средств для покрытия:

• выручка с проданных товаров;
• маркетинг и рекламы;
• оплата подоходного налога;
• заработной платы сотрудникам или выплаты подрядчикам;
• арендная плата;
• прочие операционные расходы.

Денежный поток от инвестирования

Например, если вы инвестируете в новый ноутбук, то эта статья расходов относится к оттоку денежных средств для инвестиций в бизнес.

Этот раздел важен, потому что он может помочь объяснить отклонения в вашем обычном денежном потоке. В месяц, когда вы покупаете этот ноутбук, ваш чистый денежный поток может быть ниже обычного, но вы знаете, что это не повод для беспокойства, потому что эти деньги были использованы для инвестиций в бизнес. Если более быстрый компьютер сделает вашу работу более продуктивной, это может даже увеличить чистый денежный поток в будущем.

С другой стороны, если вы ранее приобрели офисное помещение и решили продать его, доход от этой продажи также будет указан в этом разделе. В этом случае понимание того, что этот доход не является частью вашего обычного притока денежных средств, может помочь вам лучше прогнозировать будущие денежные потоки и соответствующим образом управлять своими расходами.

Денежный поток от финансирования

Например, если вы берете кредит для малого бизнеса, этот приток денежных средств увеличивает ваш чистый денежный поток от финансирования. То же самое происходит, если ваш стартап получает венчурное финансирование или гранты малого бизнеса. Когда вы погашаете бизнес-кредиты, это снижает ваш денежный поток от финансирования. По мере роста вашего бизнеса, если вы продаете акции или выплачиваете дивиденды акционерам, эти действия также отражаются в этом разделе.

Возвращаясь к примеру внештатного графического дизайнера, скажем, она решает открыть агентство и брать кредит, чтобы нанять еще двух графических дизайнеров для работы с ней, а еще бухгалтера, чтобы вести бухгалтерию бизнеса стало проще. Денежные средства, взятые в кредит, увеличат ее чистый денежный поток от финансирования. Позже ей придется погасить этот кредит, и эти платежи будут записаны в том же разделе, что сократит денежный поток от финансирования.

БЮДЖЕТ ПРОДАЖ

Бюджет продаж относится к вспомогательным бюджетам. Он предназначен для отражения информации о запланированном объеме сбыта, цене реализации единицы продукции и планируемом доходе от продажи каждого вида продукции. Зачастую в бюджет дополнительно включают раздел «График поступления денежных средств» с информацией о планируемых сроках получения денежных средств от реализации.

График поступления денежных средств необходим, если компания может реализовать товар и получить за него выручку в разные отчетные периоды, что не редкость при использовании системы оплаты «авансовый платеж – окончательный расчет».

Обычно планирование осуществляют для календарного года с дальнейшей детализацией по кварталам, месяцам и другим отчетным периодам. В планирование бюджета продаж могут быть вовлечены многие структурные подразделения компании: коммерческий отдел, договорной отдел, отдел сбыта, отдел маркетинга, отдел продаж, экономический отдел, отдел бюджетирования и др.

Порядок формирования бюджета продаж и контроля за его исполнением

Этап 1. Разрабатывают регламент бюджетирования, в котором должны быть определены ответственные структурные подразделения, сроки предоставления информации, сроки формирования бюджета продаж, формы и рекомендации по его заполнению и др.

Этап 2. Собирают данные о состоянии рынка сбыта, его конъюнктуры; анализируют конкурентов (включая потенциальных), их ценовую политику, преимущества и недостатки; оценивают собственную конкурентоспособность и финансовые возможности потенциальных покупателей.

Этап 3. Собирают данные о заключенных и планируемых к заключению договорах на поставку выпускаемой продукции (оказание услуг, выполнение работ).

Этап 4. Собирают данные о фактических объемах реализации предшествующих периодов.

Этап 5. Формируют бюджет продаж на календарный год с детализацией.

Этап 6. Собирают информацию об имеющихся условиях оплаты (или планируемых условиях оплаты в случае еще не заключенных договоров) за товары, услуги или работы.

Этап 7. Формируют График поступления денежных средств как составную часть бюджета продаж.

Этап 8. Ежемесячно (еженедельно, ежеквартально, ежедневно) контролируют исполнение бюджета в части объемов реализации (в натуральном и стоимостном выражении), исполнения покупателями/заказчиками условий заключенных договоров.

Этап 9. Составляют отчет об исполнении бюджета продаж, чтобы выявить отклонения плановых показателей от фактических (как правило, отчеты исполнения бюджетов формируют на ежемесячной основе).

Этап 10. Корректируют бюджет продаж на основании отчета об исполнении бюджета (в случае значительных отклонений фактических показателей от плановых).

Замечания

1. Бюджет продаж можно назвать первым шагом в системе бюджетирования, так как с этого документа начинается любое планирование.
2. На основе информации бюджета продаж формируют остальные операционные планы.

Рассмотрим пример оформления бюджета продаж с детализацией по кварталам (табл. 1).

Раздел «Прогноз продаж» содержит данные о прогнозных объемах продаж каждой номенклатуры выпускаемой продукции (в натуральном и стоимостном выражении) с учетом планируемой стоимости реализации единицы продукции.

В разделе «График поступления денежных средств» представлены сведения о планируемых сроках поступления от покупателей или заказчиков денежных средств за отгруженную продукцию. В данном случае поступления планируются в месяце реализации, то есть условия оплаты не предполагают предоплаты.

БДДС прямым методом составяется в несколько этапов.

Этап 1. Учет всех поступлений

В основе плана поступлений лежит план продаж. На данном этапе этого достаточно — была сформирована доходная часть. Нормальной считается ситуация, когда детально расписаны только ближайшие месяцы, а отдаленные характерны редкими поступлениями.

Этап 2. Учет всех расходов

Этап предполагает регистрацию операций поступления и расходования денег. Большая часть расходов идет на оплату основных поставщиков, но учитывается вся деятельность организации: инвестиционная, операционная и финансовая.

Этап 3. Условно-постоянные платежи

Расходы, которые регулярно повторяются и примерно одинаковые по размеру платежа: лизинг, коммунальные платежи, оплата труда, аренда помещений или земельных участков. Из практики прошлых периодов устаналвивается периодичность подобных расходов. План затрат — это не точные даты операций, а приблизительные, достаточные для прогноза движения денег.

Этап 1-3 покрывают операционную деятельность предприятия.

Этап 4. Инвестиционная деятельность

Основой для создания этой части БДДС может стать инвестиционный план, проект по капитальным затратам. Учитывать необходимо не только расходы, но и доходы от инвестиционной деятельности: дивиденды от участия в устаном капитале других компаний, выплаты по акциям и ценным бумагам.

Этап 5. Финансовая деятельность

Этот раздел нужен, чтобы размещать свободные средства в депозиты, зарабатывать проценты в облигациях, работать с кредиторами и овердрафтом. Главная цель здесь — найти деньги, как во внутренних, так и внешних источниках.

Этап 4. Коэффициентный анализ движения денежных средств

Коэффициенты пригодятся для оценки эффективности ЧДП, причем как по общей величине, так и по отдельным составляющим. В таблице приводятся расчетные формулы и краткие пояснения для семи показателей. Для исходных данных мы показали номера строк бухгалтерской отчетности, в которых их можно отыскать.

 Таблица 1. Коэффициенты для анализа ЧДП