Приходный ордер по форме м-4

Что мы имеем в исходных данных

• ККТ должна применяться организациями и ИП, если они осуществляют расчеты наличностью, банковскими карточками, электронными средствами платежа;
• если все продажи у вас проходят через расчетный счет (безналичный расчет), ККТ не применяется, так как просто не нужна;
• из общего правила есть исключения, когда ККМ все-таки можно не применять: оказание услуг населению (могут не использовать ККТ до 01.07.2021 г.);
• специфика деятельности или месторасположения;
• плата налога по вмененке или патенту.
• О всех исключениях мы уже рассказывали в предыдущей статье.

каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается некоторым условием, выполнение которого обязательно (что нужно выдавать вместо чека и каким образом этот документ должен быть оформлен).

Получается, что наличие ККТ обязывает ИП выдавать покупателю именно чек, а не какой-нибудь другой документ. Проговорим сразу еще несколько ситуаций:

• вы должны применять ККТ, она у вас есть, но чек вы не выбиваете;
• вы вправе не применять ККТ, но она у вас есть (не пользуетесь этим правом) и чек вы не выбиваете;
• вы должны иметь ККТ, но ее у вас нет, соответственно, и чек вы выбить не можете.

Все эти случаю классифицируются как нарушение законодательства. Неприменение ККТ и непробивание чека считаются нарушениями и обеспечат вам привлечение к ответственности даже тогда, когда вы все-таки выдаете какой-нибудь документ покупателю (некий бланк, квитанцию от ПКО и так далее).

Здесь все довольно понятно. Теперь вернемся к исключениям. Каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается особыми требованиями. Эти требования заключаются в следующем:

• в ситуации с оказанием услуг населению (то есть физлицам) ККТ можно не применять, но только при условии, что каждый клиент будет получать от предпринимателя заполненный БСО;
• при использовании ЕНВД или патента можно обойтись без ККТ, но выписывать по просьбе клиента товарный чек или прочий документ. В этих документах обязательно должны присутствовать все реквизиты, установленные законодательно;
• при специфичности деятельности или месторасположения разрешено вообще ничего не выдавать.

Кто может подписать документ

Заверение ордера подписью уполномоченного лица – обязательное требование. Причем ставится подпись материально ответственного сотрудника, который имеет право принимать товар. Если такое лицо отсутствует, полномочия передаются другому сотруднику. В случае длительного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.) может составляться доверенность на совершение подобных действий.

Документ считается окончательно принятым после того, как поставлена подпись. Соответственно, после этого нельзя вносить в него никаких исправлений. А на момент подписания все пустые графы должны быть перечеркнуты. Даже небольшие поправки приведут к тому, что ордер станет недействительным, поэтому придется составлять новый.

После этого операция отражается в документах бухгалтерского учета, а сам документ отправляется в архив и предоставляется только по требованию проверяющих лиц.

Поделиться ссылкой:

При получении материалов от поставщика, компания-покупатель должна оформить первичный учетный документ, подтверждающий не только поступление и прием материалов, но и их оприходование. Таким документом обычно служит приходный ордер. Форму данного документа компания имеет право разработать самостоятельно с соблюдением необходимых требований или применять унифицированную форму М-4. Данный документ заполняется при поступлении материалов в единственном экземпляре материально-ответственным лицом со стороны компании-покупателя. Например, это может быть кладовщик или начальник склада.

Бывают случаи, когда в течение одного дня поступает не одна партия материалов одного типа от одного и того же компании-продавца. В таком случае организация может оформить всего один приходный ордер М-4 за весь день в целом. Но в таком случае в течение дня на обороте документа понадобится указывать данные по каждой поставке материалов. По окончанию рабочего дня необходимо подвести итог: все записанные данные подсчитать, а общий итог внести в приходный ордер.

В некоторых случаях вместо приходного ордера кладовщик может использовать штамп. Это можно сделать в случае, если товары поступают на склад по счету, акту, товарному чеку. Образец штампа вместо приходного ордера М-4 будет содержать следующие графы для заполнения: дату, номер приходного ордера, наименование компании, данные принимающей стороны. Штамп в данном случае будет содержать те же реквизиты, что и в приходный ордер М-4. В штамп нет смысла добавлять реквизиты, которые будут отражать количество поступившего товара. Стоит иметь ввиду, что ставить штамп на приходный документ можно в случае, если документ не содержит исправлений, а количество поступившего товара соответствует обозначенному в документах.

Если, принимая товарно-материальные ценности, работник склада понимает, что заявленное количество товара отличается от количества, которое фактически прибыло на склад, или качество товара не отвечает предъявляемым к ним требованиям (например, товар приехал с повреждениями, царапинами, вмятинами и т.д.), то следует оформить акт о приемке материалов. Например, в таком случае можно использовать унифицированную форму № М-7.

Порядок заполнения ПКО

Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:

• В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
• Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
• Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
• Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
• Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
• Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
• В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
• Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
• «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
• В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
• Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
• «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
• Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
• «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
• «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.

Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.

На документах, которые прилагались к ордеру, также следует поставить штамп с пометкой «Получено» и записать дату.

Чистый бланк ПКО.

Порядок оформления журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал регистрации кассовых ордеров имеет некоторые особенности составления и оформления. К ним относят следующие:

1. Данный способ учета устанавливается на определенный промежуток времени, утвержденный внутренними документами или уставом компании.
2. Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, опломбированы бумажной пломбой и содержать печать компании. Кроме того, также может предусматриваться наличие на пломбе подписей руководителей отделов.
3. Если документ заполняется от руки, то допустимо использование только шариковой ручки или чернил синего цвета.
4. На титульном листе журнала должна содержаться следующая информация: наименование документ, наименование компании или ее структурного подразделения, дата начала внесения данных, дата закрытия журнала, а также ФИО и должность ответственного за заполнение журнала сотрудника.
5. Основная часть журнала представлена одинаковыми листами с таблицей. В таблице содержится информация о реквизитах и основных показателях ПКО и РКО.

Информация в таблицу заносится по определенным строкам и столбикам и представлена следующими пунктами:

1. Дата составления ПКО. Дата составления и проведения ПКО должны совпадать с датой фактического оприходования денежных средств.
2. Номер ведомости. Обычно присваивается по порядку для подобных документов организации.
3. Сумма денежных средств, указанная в ПКО. Указывается та сумма денег, которая согласно ПКО была внесена в кассу компании.
4. Примечание. В этой части отражают некоторые особенности, которые сопровождают оформление документа. Указывается лицо, от которого была получена определенна сумма денег, иные причины оприходования, источник поступления средств и т.д.
5. Дата составления РКО. При внесении даты составления РКО следует учитывать, что непроведенные операции не подлежат отражению в данном журнале. Некоторые ответственные сотрудники стараются оформить данные документы заранее, но это может привести к том, что потребуется возвращать неиспользованные деньги. Внесение записи в журнал после нужно будет устранять, а это делать категорически запрещено.
6. Номер документа согласно внутренней порядковой нумерации РКО. Как правило, компания с нового календарного года обнуляет нумерацию ордеров и начинает ее заново.
7. Сумма денежных средств, выданных из кассы. Основанием для выдачи денежных средств может быть оплата поставщикам, инкассация и иные расходы. В журнале запрещены какие-либо округления, указанная в журнале сумма должна совпадать с той, что указана в РКО.
8. Комментарии, сопровождающие расход денежных средств и указывающие на причину оформления РКО. Указывается кому выданы деньги, а также характер использования средств.

Заполняя журнал, необходимо соблюдать сквозную нумерацию документов по приходу и расходу денежных средств. Например, если расходник зарегистрирован под номером 21, то следующий за ним должен идти под номером 22. Так происходит дополнительный контроль правильности ведения учета и составления документов. Ошибки при заполнении документа недопустимы. Если журнал не заполняется автоматически с помощью учетной программы, то возможны некоторые ошибки, возникающие в следствие человеческого фактора.

Касса и контрольно-кассовая техника: есть ли различия?

Чтобы лучше понять специфику оформления ПКО и выдачи КЧ, необходимо разграничить контрольно-кассовую технику (ККТ) и кассу.

Как показывает практика, многие заблуждения в сфере применения расчетных документов отчасти связаны с тем, что ИП и организации нередко путают эти понятия.

Касса

Кассой принято считать систему осуществления и учета любых наличных операций, проводимых ИП или организацией. Соответственно, это могут быть как приходные процедуры (поступление денег), так и расходные транзакции (выплата денег).

В бухучете организаций, например, имеется особый счет «Касса» с порядковым номером 50 (по плану счетов), используемый для учета денежной наличности.

Контрольно-кассовая техника

Контрольно-кассовой техникой называют специальные электронные устройства, предназначенные для выполнения следующих задач:

• учет наличных средств, поступающих от покупателей (плательщиков) в качестве оплаты приобретаемых товаров/услуг;
• запись, хранение и передача фискальных данных;
• формирование и печать фискальных документов – кассовых чеков, предоставляемых покупателям в качестве подтверждения фактов приобретения и наличной оплаты товаров/услуг.

Резюме

Очевидно, что касса охватывает всю совокупность наличных операций хозяйствующего субъекта (как поступление, так и выплату наличных денег).

Контрольно-кассовая техника используется исключительно для принятия наличности у плательщика (покупателя, клиента) и выдачи ему подтверждающего кассового чека.

Однако между этими понятиями есть четкая связь: когда денежная наличность (выручка) к концу дня передается из ККТ торговой точки в кассу хозяйствующего субъекта, данная процедура оформляется составлением приходного кассового ордера (ПКО).

Нужен ли чек к ПКО?

Очевидно, что касса имеется у любых хозяйствующих субъектов, осуществляющих операции с денежной наличностью.

Это значит, что таким ИП/организациям следует составлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вносить соответствующие записи в кассовую книгу.

Отвечая, однако, на вопрос о том, нужно ли выбивать чек к квитанции ПКО, следует отметить, что обязанность ведения кассовой книги и составления кассовых ордеров не имеет прямого отношения к обязательному применению ККТ в наличных расчетах с покупателями.

Будет ли ПКО действителен без чека?

Например, выполняя требования законодательства, ИП применяет ККТ при получении наличности от клиентов и обязательно выдает покупателям КЧ, но не оформляет свои кассовые транзакции составлением приходных и расходных ордеров и ведением кассовой книги, пользуясь правами, предусмотренными Налоговым Кодексом РФ.

Возможна и обратная ситуация – ИП не применяет ККТ на законных основаниях (к примеру, предоставляет физическим лицам бланки строгой отчетности), но оформляет транзакции с наличностью составлением приходных и расходных ордеров и внесением соответствующих записей в кассовую книгу, руководствуясь соображениями необходимого контроля.

Заменяют ли документы друг друга?

Кассовый чек (КЧ) представляет собой расчетный документ, формируемый посредством ККТ.

Для покупателя КЧ является документальным доказательством приобретения и оплаты товара, а для продавца – удостоверением принятия наличности от клиента и подтверждением формирования реализационной выручки.

По сути, составлением ПКО учитывается движение денежной наличности внутри организации. Получается, что приходный ордер не является заменителем чека, так как с его помощью оформляется факт поступления наличности из разных источников, но не факт получения от клиента денег, учитываемых через ККТ.

Как кассир должен проверять ПКО

Кассиром обязательно должна быть проведена проверка и сверка данных ПКО

Необходимо обратить внимание, подлинная ли зафиксирована на оформленном бланке подпись представителя бухгалтерии или лица с правом замещать его. Перечитать, правильно ли записаны данные и нет ли ошибок

Проследить, чтобы в наличии были все отмеченные в документации приложения.
Если все выполнено в соответствии с правилами и не было замечено отклонений, кассир примет наличные, поставит число совершения операции и подпишет бланк и квитанцию приходника. Если при подготовке документа были совершены ошибки, он возвращается кассиром на переделку.

Поставленную подпись необходимо заверить печатью так, чтобы оттиск был хорошо виден.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
• Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

• Поступление выручки (за какое число)
• Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
• Внесение вклада в уставной капитал наличными;
• Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
• От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
• От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

Заполняем приходный ордер формы М-4

Форма М-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Бланк является двусторонним и включает в себя сведения о компании-продавце, покупателе и о самом приобретаемом товаре.

Сперва необходимо заполнить шапку документа. Проставьте порядковый номер бланка М-4, согласно внутреннему документообороту компании. Затем заполните название компании-покупателя полностью, с указанием организационно — правовой формы, код ОКПО и структурное подразделение компании.

На первой странице формы М-4 содержится 2 таблицы. Первая таблица содержит следующие сведения:

• дата заполнения бланка;
• код вида операции;
• наименование склада;
• сведения о поставщике: наименование и код;
• сведения о страховой компании;
• данные кор.счета: счет, субсчет и код аналитического учета;
• данные о документах: номер сопроводительного и платежного документа.

Вторая таблица содержит подробные данные о приходуемом товаре. Она включает в себя 12 колонок:

• название ценности, ее характеристики: цвет, сорт и т.д.
• номенклатурный номер ценности;
• далее указывается код единицы измерения;
• наименование единицы измерения;
• количество ценностей по документам;
• количество фактически принятых ценностей;
• цена приходуемого по форме М-4 товара;
• сумма в рублях без учета НДС;
• размер НДС;
• сумма, включающая в себя НДС;
• номер паспорта;
• номер по порядку согласно картотеке склада.

Таблица содержит довольно много строк. Незаполненные строки необходимо перечеркнуть – например, крест-накрест.

Последняя строка таблицы приходного ордера ф.М-4 подводит итоговые данные по количеству товара, цене товара (стоимость без налога на добавочную стоимость, величина НДС, общую сумму, которая включает налог).

Документ подписывает ответственный сотрудник, который принимал товар – указывается должность приемщика и расшифровка подписи. И ответственный сотрудник, который сдал товар — также с указанием должности и расшифровки подписи.

Образец заполнения приходного ордера М-4:

Одним из важных документов первичной учетной документации среди кассовых операций является кассовый приходный ордер или, как его еще называют, форма КО-1. С его помощью реализуется прием поступающих в кассу предприятия средств. Главной задачей бухгалтера при этом становится правильное заполнение кассового приходного ордера.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть  является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

• В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
• Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
• Затем в столбец «Сумма» вносится сумма (цифрами), поступившая в кассу.
• В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
• Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
• В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
• В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

Как выписать расходный кассовый ордер

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

ВАЖНО!

В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Потребность в таком документе, как журнал регистрации ПКО и РКО, заключается в следующем:

1. Фиксация документооборота, что позволяет усилить контроль ведения учета.
2. Усиление мер безопасности компании. Это в первую очередь связано с необходимостью исключить подделку документов с целью незаконного получения денежных средств.
3. Дополнительная сверка операций, прошедших регистрацию в журнале и выявление ошибок.
4. Регулирование операций компании финансового плана контролирующими органами.
5. Контроль за соблюдением лимита кассы, то есть предельного значения суммы денежных средств, которые могут находиться в кассе.

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
4. В табличной части отражаются:

• Дата поступления ТМЦ;
• Код вида операции;
• Наименование склада;
• Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
• Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
• Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
• Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 – порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Приходный ордер М-4 — первичный документ, подтверждающий оприходование ТМЦ на склад. Разберемся, когда применяют форму М-4 и рассмотрим пример заполнения приходного ордера М4. Здесь вы сможете скачать бланк в excel.

Приходный ордер по форме М 4 выписывают в момент оприходования ТМЦ, поступающих от контрагента или из переработки. Но при этом количество и качество материалов должно быть идентично информации, приведенной в товаросопроводительных документах.

Как правило, приходный ордер М4 оформляют на каждую поставку. Но также есть случаи, можно выписать один ордер на получение нескольких наименований ТМЦ. Такими случаями является поступление:

• ТМЦ от одного поставщика по одной накладной;
• однородных материалов от одного поставщика по разным накладным в течение одного дня.

Приходный ордер М 4 составляют в одном экземпляре работники склада. Свои подписи на документе ставят кладовщик и лицо, доставившее ТМЦ на склад (в частности, экспедитор или водитель).

После заполнения форму М4 передают в бухгалтерию вместе с другими товаросопроводительными документами.