Приходный кассовый ордер: в каком случае применяется, образец заполнения, бланк на 2018 год

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Образец заполнения приходного кассового ордера в 2018 году

Рассмотрим образец заполнения ПКО.

Основная часть

Составление документа начинается с указания наименования субъекта бизнеса — названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Далее в отдельной графе необходимо указать код ОКПО, который был присвоен при регистрации в Росстате. Если данного кода нет, то допускается поставить прочерк.

Приходник может быть составлен в каком-либо структурном подразделении. Тогда его наименование нужно записать в графе после названия фирмы.

Внимание: если же такое разделение не используется, либо правом оформлять данные документы наделена только бухгалтерия, в графе можно проставить прочерк.

Дальше на бланке идет наименование. Рядом с ним проставляется порядковый номер и дата, когда документ был оформлен. Дату необходимо записать полностью, в формате ДД.ММ.ГГГГ.

После этого нужно заполнить таблицу с данными бухгалтерского учета. В частности, здесь нужно проставить счета дебета, кредита, код аналитического учета. Дальше находится графа, где цифрами проставляется вносимая в кассу сумма.

Последняя колонка в таблице — это код целевого финансирования. Обычно она заполняется, когда в компании принята данная кодировка. Иначе поле нужно просто оставить пустым.

В графу «Принято от» необходимо записать данные о человеке, который вносит денежные средства в кассу. Они указываются с применением родительного падежа. Когда денежные средства вносит физическое лицо, работник компании, то в графу записываются полные Ф.И.О.

Часто встречается ситуация, когда оплату от лица компании вносит работник. В этой ситуации оптимальнее будет указать и Ф.И.О. работника, и название компании. Производится это следующим способом при помощи слова «через» – «ООО Звезда через Семенова Петра Петровича».

В графе «Основание» нужно указать причину, по которой денежные средства вносятся в кассу. Это может быть приобретение товара, оплата за услугу, возврат подотчета либо излишней зарплаты и т. д.

В поле «Сумма» необходимо снова указать размер денежных средств, поступающих в кассу, но при этом их нужно записать словами. Если сумма содержит копейки, то этот показатель проставляется в конце цифрами.

Внимание: оплата за товар либо услугу может приниматься вместе с включенными налогами, к примеру НДС. Тогда сумму налогового платежа необходимо после слов «В том числе».. Если субъект бизнеса не является плательщиком данного налога (находится на льготном режиме налогов, либо освобождена от НДС и т

д.), то обязательно указывается фраза «Без НДС», либо «НДС не облагается»

Если субъект бизнеса не является плательщиком данного налога (находится на льготном режиме налогов, либо освобождена от НДС и т. д.), то обязательно указывается фраза «Без НДС», либо «НДС не облагается».

В поле «Приложение» необходимо указать реквизиты прилагаемых документов. Это может быть ведомость, распоряжение, отчет о смене и т. д. Если такого рода документов нет, то эту графу нужно прочеркнуть.

Полностью составленный документ проверяет и подписывает главный бухгалтер. После этого свою подпись на документе проставляет кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

В квитанции необходимо продублировать главную информацию из основной части приходного ордера.

Сначала необходимо записать название компании. После этого в графе «К приходному ордеру» необходимо вписать номер и ату документа, к которому составляется квитанция.

Графы «Принято от» и «Основание» должны содержать ту же самую информацию, что была проставлена в основной части документа.

Следующим этапом указывается сумма принятых денежных средств. Это производится сначала цифрами, после чего выполняется расшифровка словами.

В принятую сумму могут быть включены налоговые платежи. Тогда необходимо в графе «В том числе» указать размер включенного налога. Если же налогов нет, то в это же графе проставляется словами фраза «Без налога НДС».

В нижней части квитанции расположена графа для указания даты.

После заполнения, квитанцию ПКО должен подписать главный бухгалтер, подтверждая правильность составления. Далее, кассир ставит подпись в подтверждение получения средств.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
• Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

• Поступление выручки (за какое число)
• Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
• Внесение вклада в уставной капитал наличными;
• Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
• От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
• От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Инструкция по заполнению приходного ордера

Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.

Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4

Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.

Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.

Заполнение второй таблицы формы М-4

Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции. Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.

После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.

Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).

Заполнение оборотной стороны формы М-4

На обратной стороне документа подводится итог по приходу: общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.

В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2021 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.

Особенности заполнения

При оформлении приходного ордера необходимо помнить, что закон разрешает производить расчеты между юридическими лицами суммами не более 100 тысяч рублей за один раз.

Если кассиру предлагают получить в качестве оплаты большую сумму, необходимо отказаться. Если это сделать, то на кассира, как должностное лицо, а также на предприятие будут наложены штрафы за нарушение кассовой дисциплины.

Внимание: выход из такой ситуации есть — достаточно разбить данную сделку на несколько сумм по 90-95 тысяч рублей, которые необходимо приходовать каждый день.

В случаях, когда в организации выручка принимается путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо выпиской БСО, то разрешается в конце рабочего дня составить один единый приходный ордер.

В графу «Основание» в этом случае записываются данные отчета закрытия смены, либо диапазон выписанных бланков БСО.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
4. В табличной части отражаются:

• Дата поступления ТМЦ;
• Код вида операции;
• Наименование склада;
• Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
• Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
• Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
• Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 – порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Приходный ордер М-4 — первичный документ, подтверждающий оприходование ТМЦ на склад. Разберемся, когда применяют форму М-4 и рассмотрим пример заполнения приходного ордера М4. Здесь вы сможете скачать бланк в excel.

Приходный ордер по форме М 4 выписывают в момент оприходования ТМЦ, поступающих от контрагента или из переработки. Но при этом количество и качество материалов должно быть идентично информации, приведенной в товаросопроводительных документах.

Как правило, приходный ордер М4 оформляют на каждую поставку. Но также есть случаи, можно выписать один ордер на получение нескольких наименований ТМЦ. Такими случаями является поступление:

• ТМЦ от одного поставщика по одной накладной;
• однородных материалов от одного поставщика по разным накладным в течение одного дня.

Приходный ордер М 4 составляют в одном экземпляре работники склада. Свои подписи на документе ставят кладовщик и лицо, доставившее ТМЦ на склад (в частности, экспедитор или водитель).

После заполнения форму М4 передают в бухгалтерию вместе с другими товаросопроводительными документами.

Порядок заполнения ПКО

Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:

• В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
• Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
• Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
• Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
• Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
• Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
• В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
• Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
• «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
• В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
• Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
• «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
• Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
• «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
• «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.

Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.

На документах, которые прилагались к ордеру, также следует поставить штамп с пометкой «Получено» и записать дату.

Чистый бланк ПКО.