Мобильная касса с эквайрингом: как выбрать

Общая характеристика

В середине 2019 года завершится реформирование системы расчетов с населением. Большинство компаний перейдут на онлайн-кассы. Новое оборудование отличается от традиционных моделей наличием фискального накопителя. Требования к технике закреплены ст. ст. 4 – 4.1 закона 54-ФЗ от 22.05.03.

Кассовая машина должна иметь:

• прочный корпус с указанием заводского номера;
• встроенные часы;
• механизм проверки контрольного числа, присвоенного налоговым органом при регистрации ККТ;
• разъем для фискального накопителя;
• передатчик данных в мировую сеть;
• систему ввода/вывода информации.

Парламентарии установили многочисленные требования к функциональности. Оборудование должно рассылать электронные документы адресатам, шифровать, декодировать данные, выполнять протоколы информационного обмена. Дополнительные критерии вводятся правительственными распоряжениями.

Фискальным накопителям посвящена ст. 4.1 закона 54-ФЗ. Устройство должно иметь защиту от взлома и несанкционированной коррекции сведений. Обязательными условиями допуска оборудования к массовой эксплуатации являются:

• шифрование/декодирование информации;
• аутентификация сообщений оператора;
• формирование фискального признака;
• однократная запись регистрационного номера в памяти;
• присвоение уникального кода каждому фискальному документу;
• ограничение кассовой смены 24 часами;
• многократная запись данных от ОФД;
• исполнение протоколов информационного обмена;
• энергонезависимое хранение сведений;
• совместимость с моделями контрольно-кассовой техники;
• наличие пломбы, заводского номера на корпусе.

В зависимости от бизнеса и налогового режима использовать разрешается фискальные накопители сроком на 13, 15, 36 месяцев. Помимо правил применения ККТ, продавцы должны выполнять предписания ст. 16.1 закона 2300-1 от 07.02.92. Норма обязывает коммерсантов с годовым оборотом свыше 40 млн рублей принимать к оплате карты национальной системы. Расчеты строятся по правилам закона № 161-ФЗ от 27.06.11. Не нужно устанавливать терминал эквайринга в торговых точках с выручкой за 12 месяцев менее 5 млн рублей. Освобождение получили также магазины, расположенные на территории без доступа к радиотелефонной или информационно-телекоммуникационной сети.

Соединить в одной системе онлайн-кассу и устройство для эквайринга можно несколькими способами. Бизнесменам разрешено купить оборудование отдельно или приобрести SMART-терминалы. Если речь идет о виртуальном магазине, целесообразно пользоваться услугами интернет-эквайринга и облачной фискализации.

Перед использованием техники коммерсантам необходимо пройти процедуру регистрации. Постановка ККТ на учет проводится удаленно. Предпринимателям достаточно получить квалифицированную цифровую подпись, зарегистрироваться на официальном портале ФНС РФ и подать документы через личный кабинет. Инспекция присвоит оборудованию уникальный номер и сформирует регистрационную карточку. Одновременно необходимо заключить соглашение с оператором фискальных данных. Это обеспечит своевременный обмен информацией в системе.

Для приема к оплате банковских карт нужно подписать соглашение с кредитной организацией. Услуги эквайринга оказывают в разных форматах. Тарифы зависят от оборотов, отраслевой принадлежности бизнеса, прочих аспектов.

Как работает эквайринг?

С точки зрения покупателя, он выглядит так:

• выбор товара/услуги для приобретения;
• оплата товара/услуги картой (при помощи терминала);
• получение чека и товара/услуги.

Процесс занимает меньше минуты и позволяет оплачивать любые товары в любое удобное время.

С точки зрения продавца (и закона) все немного сложнее. В оплате задействовано несколько сторон:

• продавец;
• банк, в котором открыт расчетный счет продавца;
• посредник, он же процессинговый центр (ведет расчеты и переводит деньги) – это может быть как банк продавца, так и сторонняя организация;
• платежная система;
• покупатель;
• банк, который выпустил карту покупателя.

Сам процесс «в разрезе» выглядит следующим образом:

1. Покупатель решает, какой товар или услугу он желает приобрести.
2. Продавец начинает формировать чек и предоставляет покупателю терминал для оплаты. Покупатель прикладывает карту (при необходимости вводит PIN-код).
3. Процессинговый центр отправляет запрос в банк покупателя и проверяет данные (есть ли деньги на счеты, работает ли карта, может ли он оплачивать покупки в стране и так далее).
4. Если с картой и счетом все в порядке, средства списываются со счета покупателя, терминал показывает, что оплата прошла и выдает чек.
5. Информация об оплате направляется на фискальный регистратор, оттуда поступает в налоговую.
6. Фискальный регистратор выдает чек. Оба чека отдаются покупателю.
7. Банк продавца получает информацию о входящем платеже и формирует файлы клиринга – ряд электронных документов.
8. Файлы клиринга поступают в банк покупателя. Замороженные ранее средства переводятся из банка покупателя в банк продавца.

В чем подвох? Во времени. Если для покупателя процесс занимает минуту или две, то для продавца все может растянуться до трех суток и повлиять на скорость перевода он не может – все зависит только от взаиморасчетов между банками.

Онлайн-касса – это обязательно?

С 1 июля 2016 года, в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года, началось внедрение онлайн-касс. Тогда она была еще добровольной. Но ситуация постепенно менялась. Так, с 1 июля 2017 года применение онлайн-касс стало обязательным для организаций, трудящихся в сфере торговли. 1 июля 2018 года в этот список прибавились предприятия общепита и организации/ИП, задействованные в торговле, работающие на ПСН и ЕНВД и имеющие работников.

Этапы перехода на новый порядок применения ККТ

1 июля 2019 года стартовал заключительный этап перехода на онлайн-кассы. Теперь использование нового ККТ стало обязательным для:

• ИП на ЕНВД и ПСН без работников, торгующих в розницу или оказывающих услуги общепита;
• организаций и ИП, работающих на ЕНВД и ведущих определенную деятельность, в частности: оказывающих бытовые, ветеринарные услуги, услуги по ремонту, осуществляющих грузоперевозки и пассажирские перевозки, сдачу в аренду жилья и т. д.

По данным ФНС, на последнем этапе установка онлайн-касс стала обязательной для 1 млн. ИП и организаций.

Узнать, нужно ли применять онлайн-кассу с 1 июля 2019 года конкретной организации или нет, можно на сайте ФНС, посвященном применению новой ККТ. Для этого на главной странице нажимаете на кнопку «Пройти тест»:

Узнать, нужно ли применять ККТ, можно на сайте ФНС, пройдя специальный тест

Последовательно отвечая на появляющиеся вопросы, в конце вы увидите дату начала обязательного применения ККТ или отсутствие необходимости ее использования.

Возможные результаты теста на необходимость применения ККТ

Популярные модели

На российском рынке представлен большой ассортимент ККТ с функцией эквайринга. Причем купить их можно в рассрочку. Наиболее лучшие решения представлены в таблице:

Преимущества эквайринга

Среди главных плюсов такого варианта оплаты следующие:

• Удобство. Современным покупателям проще платить картой, и так они склонны приобретать больше товаров. С электронными деньгами расставаться легче. Так, выручка магазина повышается на треть.
• Защита от мошенничества. Если фальшивые купюры сложно идентифицировать индивидуально, то при онлайн-платежах они не используются.
• Уменьшение процента недостачи. Применение оборудования почти полностью исключает человеческий фактор.
• Обслуживание покупателей занимает меньше времени.
• Экономия на инкассации. Безопаснее работать кассиром, если наличных минимальное количество.

Важная информация! Большое значение имеет репутация банка, заключающего договор о предоставлении этой услуги. Если процессинг медленно обрабатывает оплаты, долго зачисляя деньги и взымая большую комиссию, преимущества эквайринга сходят на нет.

Банк «ВТБ» предлагает выгодные условия для всех желающих подключить эквайринг. Это крупное структурообразующее финансовое учреждение, отличающееся рядом выгод:

• простота, быстрая скорость подключения – достаточно одного визита к работнику банка;
• гарантия безопасности оплат;
• круглосуточная поддержка специалистов;
• минимальный пакет документов для подключения.

Новый специализированный счет открывать не нужно. Здесь можно подобрать разнообразные кассовые решения и оборудование конкретно под свой бизнес.

Принцип действия

Онлайн-касса со встроенным эквайрингом — аппарат, работающий на автономном принципе, имеющий терминал, устройство для печати квитанций, сканер штрих-кодов и другое дополнительное оборудование. При выборе модели и функциональности нужно ориентироваться на вид деятельности, а расходы на покупку такой техники окупаются с учетом роста дохода.

Терминал работает по следующему принципу:

1. Считывание сведений о покупателях и отправка данных в банковскую организацию.
2. Проверка информации о «пластике» (сроке действия, блокировке, сумме).
3. Списание денежных средств в случае одобрения операции банком.

Онлайн-касса со встроенным эквайрингом соответствует ФЗ №54, а напечатанные квитанции отправляются в ФНС. Подключение к Сети происходит через GSM-связь или беспроводную связь.

Преимущества

Если еще остались сомнения по поводу целесообразности иметь в пользовании кассовый аппарат с эквайрингом, то стоит рассмотреть плюсы, которые можно упустить:

• повышение прибыли на 40-45%;
• увеличение численности клиентов;
• ускорение процедуры проведения транзакций;
• минимизация вероятности возникновения ошибок при расчете с покупателями;
• экономия на оплате услуг инкассаторов;
• обеспечение защиты от мошеннических действий продавцов;
• гарантия непринятия фальшивых купюр;
• большой объем встроенной памяти у терминала, что позволяет вносить больший ассортимент товаров.

Преимущества использования кассовых аппаратов с эквайрингом

Дополнительная информация! Когда онлайн-касса уже установлена, то нет надобности менять ее. Достаточно купить и подключить дополнительное оборудование (PIN-Pad или терминал для осуществления платежей по картам).

Как выбрать кассу с эквайрингом?

Для начала оцените оборудование и масштаб своего бизнеса:

• Если у вас уже есть онлайн-касса, рационально будет докупить POS-терминал (или несколько таких, если планируете организовать курьерскую доставку).
• Если кассы нет, можно выбирать.
  • Если вы предоставляете ограниченный перечень услуг и вам крайне важен эстетичный внешний вид кассы (например, вы работаете в бьюти-индустрии или у вас ювелирный магазин) – выбирайте мобильные терминалы. Это дороже, зато на них проще обучать персонал, они не требуют настройки и подгонки и выглядят сногсшибательно.
  • Если товаров/услуг много и проходимость высокая, проще купить отдельные POS-терминалы. Они могут быть очень маленьких размеров, что будет удобно для кафе и ресторанов.

Как только выбор сделан, можно начать присматривать конкретные модели

Обратите внимание на скорость, с которой работает касса. Если у вас регулярно большая загруженность, это ключевой показатель.

Не забывайте изучать отзывы и помните, что иногда лучше переплатить за более качественную (и удобную) модель, чем мучиться с более дешевой, но неудобной.

Какое оборудование нужно

Тип аппарата зависит от варианта приема оплат. Интернет-эквайринг не требует установки главной составляющей –

POS-терминала. Там расчеты проводятся через кнопку, ведущую с сайта к процессинговому центру.

Для физической торговой точки понадобится терминал, подключающийся к сети. Для его стабильной работы есть смысл поставить Wi-Fi роутер. Это независимое устройство со встроенным термопринтером для печати чеков, клавиатурой, через которую вводится пин-код и считывателем магнитной полосы карты. Они бывают:

• Автономными стационарными. Работают от сети, без встроенного аккумулятора. Применимы, когда нет нужды в мобильности. Чтобы расплатиться, покупатель должен подойти к такой модели.
• Автономными переносными. Здесь присутствует встроенный аккумулятор. Такое устройство мобильно, его можно возить с собой, подносить клиенту. Работает через сим-карту, блютуз или Wi-Fi.
• Интегрированными (пин-пады). Считывают карточки с пин-кодом, печатая чек на фискальном кассовом принтере.

Иногда есть смысл использовать несколько типов. Банк «ВТБ» предлагает широкий ассортимент устройств и поможет выбрать лучшее.

Подключение онлайн-кассы с эквайрингом

Для нового бизнеса

При покупке оборудования с нуля вы не ограничены ничем: можно обратиться в любой банк, выбрать оборудование по своим предпочтениям.

1. Определитесь с моделью кассы и количеством касс, терминалов и периферийного оборудования: сканеры штрих-кодов, выносные клавиатуры для ввода пин-кода. Решите вопрос с подключением к интернету: с помощью сетевого кабеля, через wi-fi или мобильный интернет.

2. Выберите банк-эквайер и уточните условия работы: какое оборудование вам готовы предложить, могут ли подключить кассу, если вы купите ее самостоятельно, сдают ли оборудование в аренду и сколько это стоит. Какие тариф расчетного счета и эквайринга есть в банке: ИП без сотрудников хватит безналичных переводов контрагентам, эквайринга и простой аналитики, а серьезной компании понадобится зарплатный проект, выпуск корпоративных карт, валютный контроль.

3. Подпишите с банком договор и ждите специалиста: он установит кассу в магазине и научит ею пользоваться. Останется заключить договор с ОФД и поставить кассу на учет в налоговой. Некоторые банки помогают и с этими процедурами.

Для действующего бизнеса

Если вы давно в деле, у вас есть расчётник и онлайн-касса, обычно приходится работать с тем, что есть. 

1. Определитесь с моделью торгового терминала, которым вы дополните свою кассу.

2. Обратитесь в ваш банк, узнайте условия по эквайрингу и оборудованию, которое вам могут предоставить. Уточните, смогут ли они работать с оборудованием, которое вы купите самостоятельно.

3. Напишите заявление на услугу эквайринга, подпишите договор и дождитесь технического специалиста, который подключит терминал с эквайрингом к кассе.

При желании можно сменить кассу и банк: открыть новый расчётник или найти банк-эквайер, который готов работать с «чужим» расчётным счётом. При этом сценарии у вас изменится номер счёта и придется перезаключить договоры с контрагентами, переделать другие документы, где указан номер расчётника.

Решения для интернет-магазинов

Разработчики предложили бизнесу экономичное решение. Владельцы виртуальных коммерческих платформ пользуются услугами облачной кассы. Преимуществами таких программ являются:

• бесперебойная работа ККТ в режиме 24/7 в течение всего года;
• отсутствие затрат на обслуживание и содержание техники;
• выполнение требований закона 54-ФЗ при расчетах с пользователями сети;
• гарантированное направление фискальных данных в налоговый орган;
• исключение риска некомпетентности сотрудников;
• работа кассы по актуальному протоколу, своевременная модернизация и обновление.

Оба разработчика предлагают готовые решения по интеграции с CMS. Программное обеспечение дает возможность вести статистический и аналитический учет продаж. Онлайн-кассы совместимы со всеми популярными в России платежными сервисами. В цену входит изготовление квалифицированной цифровой подписи, регистрация кассы в налоговой инспекции, обслуживание ОФД.

Интернет-эквайринг подключается к сайту отдельно. Интеграция проводится при помощи специальных приложений. Требования банков к моделям кассовой техники в этом случае не имеют значения.

Таким образом, объединение онлайн-касс с банковскими терминалами – это попытка оптимизировать процесс расчетов и сократить издержки бизнеса. Цена новинок заметно ниже стоимости полного комплекса оборудования. Насколько удачными являются такие решения, судить сложно. Комбинированные модели вышли на рынок относительно недавно. Отзывов ИП о качестве, функциональности, надежности техники немного.

Типы онлайн-касс с эквайрингом

Прежде всего разберитесь, с какими типами касс вам будет удобно работать, это зависит от особенностей бизнеса и вашего бюджета. 

Онлайн-кассы с эквайрингом разделяются на две группы: 

• со встроенным эквайрингом на мини-кассе;

• с эквайрингом на отдельном терминале, который связан с полноценной кассой; терминал может соединяться с нею проводным или беспроводным способом.

  Поможем с выбором партнера по торговому эквайртингу

  Выбрать партнера

Встроенный эквайринг на кассе

Есть модели техники, которые совмещают кассу и банковский терминал. Это мобильная онлайн-касса с эквайрингом в одном устройстве — единый модуль, в котором собрана вся необходимая для законных продаж «начинка»:

• мини-компьютер;

• фискальный накопитель;

• принтер чеков;

• клавиатура;

• экран;

• банковский терминал со считывателем карт;

• аккумулятор для автономной работы.

Мобильные смарт-кассы с эквайрингом «два в одном» хороши для выездной торговли: курьеров, таксистов, услуг на дому. Устройство подойдет и для магазина с низкой проходимостью или для прилавка с малой площадью, потому что аппарат почти не занимает места. В большом магазине он не так эффективен по сравнению с полноценной кассой: у него менее удобный интерфейс и не такой солидный вид, а на процесс оплаты уйдет немного больше времени. Вам придётся запоминать коды товаров или держать их список перед глазами, так что если товаров или услуг много, лучше отказаться от идеи смарт-кассы.

Это хорошая альтернатива дорогому кассовому оборудованию: автономная смарт-касса с фискальным накопителем стоит от 12 000 рублей. Сравните с ценой на стационарную кассу — от 24 000 рублей, к которой придется докупить ещё терминал для эквайринга — от 4 000 рублей.

Моделей касс этого типа на рынке немало, и они соответствуют 54-ФЗ, вот несколько вариантов:

• MSPOS-K;

• Lightbox 5;

• Атол 60Ф;

• Эвотор 5;

• Пионер 114Ф.

Терминал с эквайрингом + касса

Комплекс из стационарной кассы и терминала для эквайринга подходит магазинам с большой проходимостью, кафе и ресторанам, салонам и студиям. Главное — техническая и программная совместимость онлайн-кассы и POS-терминала. Если у вас уже есть касса, придётся найти терминал под неё, но большинство моделей коннектятся без проблем.

При работе на такой системе оплата проходит следующим образом.

1. Кассир считывает штрих-коды или набирает на кассе сумму оплаты.

2. Передаёт эту сумму на банковский терминал.

3. Покупатель расплачивается картой или смартфоном.

4. Терминал связывается с банком и, если с картой всё в порядке и на ней достаточно денег, проводит оплату. Некоторые модели распечатывают два банковских чека, или слипа.

5. Кассир закрывает чек на кассе с признаком оплаты «электронные».

6. Касса выдаёт два кассовых чека.

Преимущество комплекта из кассы и терминала — в удобстве и скорости работы. У онлайн-касс внятный цветной интерфейс, большой экран, возможность выбора товаров из списка с простым поиском. К ним подключается сканер штрих-кодов для быстроты работы. Касса может работать с товароучетной системой или сервисом для клиентской базы и отправлять в них данные о продажах. 

POS-терминал для кассы бывает с проводным и беспроводным подключением.

• При проводном подключении аппарат связан с кассой USB-кабелем или СОМ-портом. Это самый надежный и простой вариант подключения, он хорош для магазинов и заведений, где клиенты расплачиваются у кассы. Терминал размещают рядом с кассой в зоне оплаты или закрепляют на кронштейне для удобства покупателя. Вам может пригодиться выносная мини-клавиатура для ввода пин-кодов, она тоже подключается с помощью провода.

• При беспроводном подключении терминал можно перенести в другое помещение, например, чтобы гости ресторана оплатили ужин прямо за столиками. Аппарат передаёт данные на кассу через wi-fi и должен быть в пределах одной сети с кассой. В настройках кассы прописывают адрес терминала и другие параметры, в зависимости от кассового софта. Но не все онлайн-кассы поддерживают такой тип подключения, а сами беспроводные терминалы стоят дороже проводных.

Цена комплекта из онлайн-кассы и платежного терминала выше, чем у смарт-касс. Но поскольку здесь вам не нужен банковский терминал с принтером чеков и достаточно простого устройства с экраном, стоимость кассового аппарата с добавленным эквайрингом возрастет незначительно. К тому же при покупке набора продавцы делают скидки. Разброс цен на онлайн-кассы — от 24 000 до 60 000 рублей, цена терминала для эквайринга — от  4 000 до 30 000 рублей.

Вот несколько рабочих вариантов комплекса касса + терминал:

• касса Дримкас Ф + терминал Pax SP30;

• касса Эвотор 10 + терминал Ingenico IWL 228 Wi-Fi;

• касса МТС 12 + терминал Ingenico iPP320;

• касса Viki Mini + терминал PAX SP30;

• касса YARUS ТК + терминал YARUS C2100.

Требуется ли применение онлайн-кассы при интернет-эквайринге

Обязан ли конкретный индивидуальный предприниматель использовать ККМ в своей работе? Скорее всего, ответ на него будет утвердительным, так как исключений из этого раздела законодательства сегодня нет. В перечень включены организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся:

• реализацией товаров и услуг населению;

• выплатой выигрышей по принятым ставкам или при продаже лотерейных билетов.

При проведении этой операции законодательство не учитывает тот факт, получены денежные средства наличными или перечислены на счет – в любом случае продавец обязан использовать ККТ, характеристики которой регламентированы рядом правовых актов.

До недавнего времени, а именно – до 1 июля 2017 года, ККМ могли не использовать индивидуальные предприниматели, работающие на специальных налоговых режимах (ОСНО, УСН и прочие), а 1 июля 2018 года к ним присоединятся те, что ведут деятельность на ЕНВД или патенте. Выбор моделей ККМ достаточно широк, чтобы ИП мог подобрать аппарат под свои требования. Список техники обновляется каждый год и публикуется на сайте налоговой инспекции.

Нужна ли онлайн-касса при торговом эквайринге

Расчёты по пластиковым картам — это электронные платежи. В результате оплаты покупатель получает чек, а информация о сделке направляется в налоговую. Без онлайн-кассы с фискальным накопителем это невозможно. 

Терминал эквайринга — это не касса. POS-терминал выдаёт не чек, а слип — квитанцию, подтверждающую оплату. Слип не содержит реквизиты, которые должны быть на кассовом чеке, поэтому не может его заменить.

Терминал передает данные об оплате в банк, ФНС об этом не узнаёт. В этом терминал тоже не заменит онлайн-кассу. Однако можно объединить два аппарата в один. Читайте нашу статью «».

Все ООО и ИП обязаны проводить через кассы безналичные расчёты с физическими лицами (ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ). 

С 2017 года нужно использовать современные онлайн-кассы, которые:

• обеспечивают хранение и шифрование фискальных данных;

• передают фискальные данные в ФНС онлайн;

• фиксируют выручку;

• формируют чек, который продавец обязан выдавать покупателю.

Использовать можно только ККТ, перечисленные в реестре ФНС.